ERP下会计信息系统的探索
出处：论文网
时间：2007-01-22
在会计信息系统中受理论限制较大的是财务会计，虽然管理会计比较灵活，不仅可以从财务模块取数，而且可以从其他业务模块取数，但财务会计数据是管理会计工作的基础，所以财务会计不能很好地适应计算机环境也间接地影响了管理会计的应用。
3.2 政策法规存在的问题
我国财政部发布的关于会计软件的规范性文件主要有《关于会计核算软件管理的几项规定》（1989年）、《会计电算化管理办法》（1994年）、《会计电算化工作规范》（1996年）等，这些法规对于促进我国会计电算化工作的发展起到了很好的促进作用，但是由于信息技术发展速度快，原有法规有很多规定都已无法规范目前的会计信息系统，从而阻碍了会计管理、审计工作的开展，也制约了我国会计软件的发展。
3.2.1 相关文件规定存在重复、矛盾之处
如《会计档案管理办法》规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”而这一规定与《会计电算化工作规范》第三章“应征得同级财政部门的同意”的规定相矛盾。
3.2.2 有些规定不利于软件设计
如《会计核算软件基本功能规范》第十七条规定“应当提供对已经输入但未登记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。”十八条规定“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲消法或补充凭证法进行更正”。由于目前几乎所有的财务软件都分别设有审核、记账两个功能，究竟是审核后还是记账后就必须使用留有痕迹的修改方法，文件规定含混。
3.2.3 有些会计软件功能应当限制
有些功能对用户使用可能带来一些方便，在软件设计中已普遍采用，但这些功能确实存在重大数据安全、真实、可靠的隐患，对这些功能现有法规缺乏相应的规范。默认这些功能影响了法令、法规的严肃性，不利于会计执法工作。例如目前几乎所有的会计软件都提供了“反记账”和“反结账”的功能，而这些完全违背了《会计核算软件基本功能规范》相关规定。再如批量审核功能，这种做法表面上看严格执行了审核后才能登记机内账簿的规定，但实际上由于凭证打印进行审核时，这些凭证处于未审核状态，可以由输入人员任意修改。
3.2.4 有些规定已不适应时代的发展
如《会计核算软件基本功能规范》与《会计基础工作规范》都规定记账凭证必须连续编号，而网络环境下个工作站要执行连续编号只能是谁先存盘谁先编号，这样做打乱了原有工作站同类凭证的编号顺序，不利于相关信息的查询和输出。在ERP下，由于记账凭证可以根据原始凭证自动生成，这样的记账凭证是否还需要审核，甚至是否还需要生成类似手工会计处理那样的记账凭证，然后再提供相关账簿纪录，有待讨论。
3.3 实施中存在的问题
ERP的实施是所有企业的难点，许多企业的ERP实施都是以失败而告终的。会计模块是ERP的核心，通常也是ERP实施中第一个实施的模块，会计模块涉及到企业的大量核心数据，是ERP实施的重点、难点，许多ERP实施的失败便是从会计模块开始的。在这里，本文就ERP中会计模块的实施常见的问题进行分析。
3.3.1 对ERP软件认识的误区
许多人误以为ERP软件的安装是很简单的，把ERP的安装与家用级别的软件安装视作同一难度，而事实上ERP的复杂程度并不是简单的“双击”、“下一步”就可以了事的，普通软件的安装仅仅是一台机器的事，而事实上ERP是一个十分复杂的系统，ERP的安装不仅仅仅是信息部门的事，ERP涉及到了整个企业的资源，当涉及到生产部门时需要生产部门的人配合，涉及到财务部门时需要财务部门的人员配合，要想真正做到整合企业资源，需要做大量的安装之外的工作。
管理曾人员往往将ERP项目当作普通项目来管理，重视程度不够。仅仅信息部门的技术人员实施不了ERP系统的，ERP系统是一个集成系统，整合了企业当中的各种资源，所以ERP的实施需要各企业各个部门的配合、协调与帮助，ERP的实施是整个企业的事情。再者许多事情如BPR、员工培训等都涉及到部门内部利益，并不是普通项目实施人员管得了的，需要高级管理人员在当中进行协调。ERP的实施一般应该有最高领导直接参与，这样才能协调各个部门，把握全局。
ERP的实施需要改变原有的利益结构，所以会计人员对ERP的实施会抱有抵触心理，不愿积极参与。再是许多会计人员观念不改，恋旧，或者认为这次实施与以往一样只是个账务系统，或者因新系统刚实施，不完善，便认为新系统不可靠，不放弃手工方式。然而ERP特别是会计模块的实施，会计人员将是主力之一，企业的会计部门往往是企业的信息中心，记录着企业的各类业务数据。ERP实施的一个重要环节就是将企业原来的数据录入数据库作为初始数据，会计人员不仅需要配合完成财务部门的实施，也需要配合完成其他业务部门业务的实施。还有BPR、ERP的安装、也都需要会计人员的积极配合。积极配合，有助于系统实施的成功，不积极参与，那或许这个系统也将与以往一样仅仅是个账务系统。
3.3.2 ERP软件的选型问题
由于ERP比较庞大、设计复杂，如果采用自制的方法，企业一般无力进行开发，即使可以开发成功，也需要相当长的时间，无法配合企业管理的需要，所以大多数企业在实施ERP时都选择了通用商品化ERP软件。对于ERP软件的选型，ERP厂商与企业是信息不对称的。虽然企业在实施前要对ERP软件进行考察，参照相关软件、相关企业以及询问相关咨询公司，并且ERP厂商需要对自己的软件进行现场演示，但ERP是一个相当庞大的软件系统，对于企业来讲，就是一个黑盒子，通过演示、咨询、相关比较未必能充分了解该软件是否适合本企业。并且对于通用商品化软件，为尽量保持其通用性，厂商设计开发式使尽量采用通用的业务处理模式，对于本企业的特点不可能完全适应获知需要二次开发。ERP选型失误，先天不足，以后的实施很难不出问题。
3.3.3 新旧系统切换问题
ERP中会计模块的实施一个重要的工作是原有数据向新系统的转移，由于ERP的集成性，新系统与旧系统有许多不同之处，例如原始数据的收集方式、凭证的处理方式等等，由于新管理思想的引入，业务工作比以前更加规范了，核算方式也有了新的变化。然而，与新系统相比，旧系统相对而言不如新系统规范及原始数据的收集方式、处理方式的不同，所以新旧系统切换特别是数据初始化的工作很容易出现问题，许多新系统需要的初始化数据在旧系统中并没有涉及，或者有，但并不符合新系统的要求，有许多数据在ERP下整个系统中是统一编号的，但由于原系统可能多系统并存，相同的实物在不同的系统有不同的标识。新旧系统切换中的这些问题直接影响了ERP系统的成功实施。
4 对于目前ERP下会计信息系统存在问题的解决建议
4.1 对于会计理论的限制，引入事项法
要想让会计理论与信息时代相适应，最彻底的方法当然是彻底改革会计理论，使之适应信息时代，但这在现实中是明显不行的，这是一个漫长的过程，这中间应当有一个过渡的过程。在尽量不抵触现行会计制度的前提下对现有会计处理方式进行改进。
1969年，索特在《Accounting Review》上发表了“An Events Approach to Basic Accounting Theory”，提出了事项法（Events Approach）的概念。事项法认为财务会计的主要任务是向信息使用者报告企业具体经济事项，让信息使用者选择于自己有用的信息，而无需编制会计报表。与传统会计相比，事项法注重的是数据，即经济事项的各个属性，而传统会计各项业务的最终目标是生成会计报表；传统会计一切以货币计量，事项法下同一经济事项可以有多个计量属性，以适应不同信息需求者的要求。事项法的特点：
全息数据。传统会计所记录的信息都是企业业务数据中经过提取的部分，仅仅包含了财务信息，去掉了其他部分，信息的确认和计量都以货币来表示。事项法的信息记录不然，事项法下记录的数据都是最原始的，确认计量手段多样化。当信息需求者需要信息时，根据需求者的分析模型将原始数据转换成所需要的形式。这样，报表便可以因需而生，需要什么报表时可以通过模型将数据库中的数据转换成需要的形式。从这个角度说，传统会计的处理方式便可以看成是一种分析模型，用以将原始数据转换成三张报表。
整体设计。事项法的立足点是整个企业。要记录全息数据，必须从整个企业的角度记录，而不能仅仅从财务部门的角度记录。
实时处理。事项法下平时的工作仅仅是记录事件，将其录入数据库中，当需要报表时在数据库中读取原始数据，通过模型将其转变成所需报表的形式。
事件驱动系统的结构如图4-1所示。
图4-1 事项驱动系统的结构
REA模型是设计基于事项法的会计信息系统的一种设计模型，该模型将企业中应当记入数据库的数据分成资源（Resource）、事件（Events）、相关人员（Agent）三类，故而称为REA模型。在设计会计信息系统时，REA模型并非立足于会计部门，而是整个企业。在资源、事件、人员三者中，核心是事件，系统的设计围绕着事件而展开。事件指企业中各种各样的业务活动；资源是指企业当中能带来经济价值的各种东西；相关人员即参与到事件当中的人。以销售为例，在销售的过程中，接受定单、商品出库、装运商品、收款等属于事件，在发货事件中的相关人员是销售员、客户，相关的资源为现金、库存产品。事项法本是不统驭传统会计的一种方法，然而由于传统会计也可以看成事项法下的一个视图，可用事项法来进行传统会计信息系统的设计。
在事项法下，平时记录的是各个业务部门的原始数据，会计信息是在需要时根据预先设好的模型动态生成的。原始数据的计量手段不仅仅是货币计量，这样在一定程度上弥补了传统会计单一货币计量的不足；会计报告在事项法下实时动态生成的这样就提高了会计的实时性；各种报告仅仅是预先设计的模型下的视图，所以，事项法下可以产生各种所需要的报表，而不仅仅限于传统会计上的三张报表。
由此可见，事项法有许多与ERP相似之处，将两者结合将不是一件难事，并且可以很大的改善传统会计理论在计算机处理方面的不足。
4.2 对于修改相关法规、制度的建议
4.2.1 彻底修改《会计电算化管理办法》
现行的《会计电算化管理办法》应彻底修订。修订内容包括以下内容：
对计算机替代手工记账，在现行的有关规定中各省市的规定不完全一致，这给县属企业分布在不同省份但使用统一软件的企业集团带来麻烦。考虑到这类企业集团会越来越多的情况，管理办法应对替代手工机长的管理办法和相关手续作统一规定。
管理办法应对企业使用计算机系统处理企业会计核算业务应建立的管理制度及其制定原则作出规定。
4.2.2 尽快制定《计算机会计核算基础工作规范》
由于手工会计工作的处理方法与计算机会计核算业务的处理方法存在较大的差异，因此有必要分别制定规范手工会计核算业务和规范计算机核算业务的基本功能规范。目前执行的《会计基础工作规范》作为对手工会计核算业务的规范，另行制定《计算机会计核算基础工作规范》用来规范计算机会计核算业务。
规范的制定应充分考虑ERP等集成系统的特点及企业实际工作的需要。应对企业管理信息系统的会计核算部分具有的功能制定原则性的规定：如软件数据处理的正确性、输出的会计资料应满足的条件、系统应具有的内部控制要求以及为审计需要应具备的要求。
该规范在对各种企业管理信息系统会计模块基本功能、工作规范作的同时，应重点规定应达到的目的，对具体的实现方法应具有一定的灵活性，使规范普遍使用，并保持规范的稳定性。并且，《计算机会计核算基础工作规范》中应对会计核算部分不允许具有的非法功能作出明确规定。
4.3 ERP下会计信息系统实施的建议
ERP的实施是一个很大的工作，涉及到实施组织的建立规划、实施计划的安排、员工培训、资金的合理运用等等，本文仅就与会计模块的实施关系密切的部分提出自己的建议，分实施前、实施中、实施后来谈。
4.3.1 实施前的建议
ERP系统选型：会计系统的选型一是应当注意是否与本企业的会计处理方式、处理特点相适应，特别是在实施国外的软件产品时，更应当注意是否与本国的会计制度相适应。而是应当注意软件是否与本企业的业务处理方式相适应，例如ERP软件中的成本核算、存货管理方式是否与本企业相适应。
BPR：即业务流程重组，改造企业现在的管理方式、业务流程以适应未来的ERP系统。企业原先不论一直是手工环境还是已经实现了计算机管理，应该说企业的业务流程与ERP下的都有一些不同。在实施ERP之前就应当尽量改进现有的业务流程与管理方式使之尽量能与ERP下的相适应。对于会计部门来说，ERP下有许多会计的功能被挪到了其他部门，不再由会计人员处理，例如许多业绩分析、成本管理的功能被放到了业务处理模块；有一些以前十分重要的工作ERP之后不再重要了，例如记账；有许多功能又被增加进来，例如许多管理会计的内容及财务管理等以前较少涉及的工作重要了起来。要适应这种变化在实施ERP的时候再处理是来不及的，需要在实施前就准备好。
员工培训：应当让员工对ERP软件的原理、将要实施系统的使用、未来员工的职责、角色的变化有充分的了解与准备。
4.3.2 实施中的建议
新旧系统的切换：企业中到部分的数据都在会计部门记录，所以会计人员在系统切换中担当了重要角色。ERP中会计信息系统实施的重点是由原来的系统切换到ERP系统，亦即系统初始化的工作。初始化，意味着在企业中每一个实物将有一个并且只有一个标识，例如原材料甲在生产部门ID是002，那在会计部门也应是002。并且数据必须正确的结转到新系统中，如果原先的数据就是错误的，ERP软件做得再好，相关处理结果也是错的。所以应当对数据初始化的工作给予相当的重视。要想做好数据初始化，必须先搞好BPR。BPR不仅仅是部门的重组、优化流程以适应ERP的实施，也应当在BPR的过程中逐步使部门之间的数据处理走向规范统一，以适应ERP中的资源调配。例如BPR过程中统一企业实物的标识、杜绝会计业务的不规范处理等。
4.3.3 实施后的建议
新系统直接运行还是新旧并行：新旧系统并行是目前企业常用的做法，这样可以测试新系统的可靠性，由于新系统模块之间是连贯衔接的，不同于以往部门分散，对新系统适应要有一段时间，新旧并行比较稳妥，然而新旧系统并行未必就是一个很好的方法。通过并行来测试新系统，对于ERP这样规模的软件，代价无疑是昂贵的，同样性质的业务要重复输入无数遍，最后查出的差异往往是输入上的错误；系统并行的工作量无疑是巨大的，再加上人们天生对新事物的抵制心理，对于新系统的实施很不利；对于新旧两套有不同流程、不同理念的系统，并行的对账难度也是很大的如果是以旧系统为准，那让新系统去迁就旧系统本身就不大对。很难说哪种方法更好，应当依实际而定。
结 论
ERP是现在最为流行业管理系统，也体现了现在最先进的管理思想，ERP系统在我国的实施也已经过了炒作、恶性竞争的阶段，各个厂家都成熟了许多。作为ERP中的核心环节对于它进行单独的研究是有其必要性的。
本文对ERP中的会计信息系统进行了分析，总结了其特点、作用，设计方式，并且通过与传统的会计信息系统的比较，分析了ERP中的会计信息系统的优点。虽然相较于传统会计系统，ERP下的会计信息系统有了较大的发展，但不可否认其从会计理论、相关政策法规到实际企业的具体实施都存在许多问题。
对于会计理论对会计信息系统的限制，本文建议会计系统的设计中引入事项法，这样可以提高会计系统的实时性，使会计系统提供更对个性化的信息、也使会计系统更加灵活。对于相关政策法规存在的问题，本文建议彻底修改《会计电算化管理办法》，制定《计算机会计核算基础工作规范》，使其能够适应当代信息化的要求。对于系统实施，文中分析了ERP实施过程中管理人员、会计人员对ERP软件、对ERP的实施认识上的误区，以及ERP中会计信息系统选型、新旧系统的切换方面应注意的一些要点。
由于ERP仍属于比较新的理论思想，其中不成熟的地方可以理解。应当肯定，随着ERP在企业中应用的不断普及，ERP软件厂商的成熟与信息技术发展，这些问题一定会得到解决，ERP将是未来企业信息化的必由之路。
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