基于危机理论的企业成本预警管理系统构建
中图分类号：F275.3 文献标志码：A 文章编号：1001-862X（2015）01-0114-006
“十二五”以来，由于煤炭需求趋于饱和，国家逐步强化对煤炭行业绿色发展和安全生产的要求，导致煤炭企业成本不断上升，“坐地收钱”的粗放式管理已不适合新的形势，煤炭企业的发展面临着严峻的考验。在煤炭企业收入“开源”面临重重困难的情况下，成本“节流”将成为煤炭企业未来管理过程中的重中之重，甚至决定企业的生死存亡。本文从危机管理的角度出发，构建煤炭企业成本预警管理体系，以解决煤炭企业成本管理过程中的难题。
成本预警管理实际上属于企业危机管理范畴。它将危机管理理念引入成本管理工作中，通过对成本的监控和预警，达到实现成本的事前控制的目的，弥补煤炭企业现有成本管理多为事后控制的不足，从根本上解决煤炭企业的成本浪费问题。关于企业危机预警，国外学者R.Heath认为，企业危机预警就是采用一定的技术监测手段，对每个细小的不良变化都会有所洞察，并给其系统负责人发出信号的过程。[1]Benzing Cythia指出，企业危机预警是在对企业未来的风险进行预测，并进行判断、报警的过程。[2]20世纪90年代，我国学者佘廉教授认为企业通过建立系统而且规范化的预警体系可以有效地防止危机出现。虽然对企业危机预警的研究比较成熟，但是关于企业成本危机预警管理，相关研究成果还较少。尤其是对煤炭企业的危机管理研究还主要集中在安全生产、财务管理等方面。煤炭企业成本预警管理的实质就是对煤炭企业成本构成要素进行综合分析，确定不同的成本临界点，并通过分阶段目标的控制，最终达到有效控制煤炭企业成本的一种管理方法。[3]
结合危机管理的理念，受PDCA循环理论的启发，笔者将煤炭企业中的成本浪费、超支等问题视为一种危机，建立以PDCA循环为主线的煤炭企业成本预警管理体系，将PDCA循环管理理念引入成本预警管理工作中，结合煤炭企业现行的目标成本管理法，实现新建系统与现有成本管理系统的无缝对接，以达到事前控制成本的效果。
一、煤炭企业成本预警管理的原理分析
煤炭企业成本预警管理是对成本事前控制管理的具体实现，是控制煤炭企业成本的有效方法，是煤炭企业提升利润空间，保持市场竞争力的有力保证。笔者认为，煤炭企业成本预警管理主要应实现监测机制、评价机制、报警机制、应急预案和矫正机制五大功能机制，通过这五大功能的紧密结合和反馈循环，实现对成本危机的预测和预警，其运行原理和衔接过程如图1所示。
（一）成本监测机制。成本监测机制是对煤炭企业实际发生的成本信息进行全面采集和监控的一种机制，所采集的信息主要包括企业的目标成本和实际成本。监测机制要求对企业生产经营活动产生的各类成本进行全过程、全方位的监测和检查，实时监控成本的波动情况，为成本预警提供信息支持。监测机制融合了PDCA理论中计划（Plan）和执行（Do）两个阶段，也是煤炭企业成本预警系统需要实现的基础功能。
（二）成本评价机制。成本评价机制是根据煤炭企业成本预警指标体系对企业成本信息进行分析、诊断和评价，与PDCA理论中的检测（Check）环节相融合。如果当前成本远离预警的临界状态，则表明成本波动正常，不采取任何行动;如果成本波动异常，通过分析评价，判断指标值是否已经达到或者超过临界状态。同时，成本评价机制还应具有预测功能，即根据历史成本数据预测未来某一时间的成本。
（三）成本报警机制。成本报警机制是整个成本预警管理系统的核心，是对成本运行状态评判结果的反应。在煤炭企业成本管理活动中，某些成本风险因素出现偏差可能导致成本状态的波动，预警就是通过预先设置的预警区间识别这种偏差不能加以量化和评价，在第一时间确定可能出现的风险态势，提前发出警告。通过对警兆的分析，成本风险已经触及警戒线达到警戒范围，成本预警系统就要立即报警。在报警之前系统需要确定警度，根据警情的严重程度，本文将成本预警从高到低分为一级警报、二级警报和三级警报，这三级警报分别代表不同的警情严重程度。通过报警机制，成本预警系统将警情传达到位，引起相关负责人员足够的重视。
（四）应急预案机制。应急预案机制是为了保证企业在发生成本危机时，及时进行处理和消除危机的一种机制，与PDCA循环阶段中的行动（Action）环节相互对应。企业为不同的预警水平制定相应的应急预案和处理程序，记录本公司成本警报的处理过程和评价结果，提供煤炭企业成本警报事件的基本对策，避免事件的重复发生，提高煤炭企业成本预警的效果，对公司经营者控制成本起到辅助决策的作用。
（五）矫正机制。矫正机制是对煤炭企业成本预警管理体系中的成本风险因素进行调节和控制的机制，实际上是一种对成本执行过程或者成本预算方案的合理调整，这也是PDCA中循环反馈、螺旋上升的一种体现。矫正机制使得成本管理问题得到进一步的处理和总结，同时，信息反馈是成本预警活动的桥梁，通过信息反馈实现成本预警活动的动态循环和闭环管理，让企业管理者及时了解成本控制状态和成本风险的处理结果，以保证成本预警活动的完备性和动态适应性，保证企业管理人员对成本的把控力度和知悉程度。
二、煤炭企业成本预警管理系统的框架
为了实现前文提出的成本预警的五大功能机制，构建的成本预警管理体系具体包括三大模块、五个步骤和八项内容。
（一）信息监测模块。信息监测模块主要进行成本预算的分解和实际成本的采集两项内容（如表1所示），目的是实现成本预警管理的成本监测机制。 1.成本预算的分解。成本预算的分解是成本预警管理中最基础也是最具重要性的一步，因为成本预算分解的精确性直接决定着预警的准确性，成本预算的分解应根据历史成本发生情况，将全年的成本预算按照一定的比重进行详细分解到每月。分解完之后将每月的数值由相关负责人一次性录入到系统中，在系统运行过程中如果另有需要可根据实际情况进行相应的调整。
2.实际成本的采录。实际成本是成本监测的主要对象，也是成本风险数据的主要来源，其录入周期为1周。
3.数据采录要求。对录入成本预警管理系统的信息应进行甄别和筛选，主要做到：（1）数据口径统一;（2）数据格式统一;（3）数据单位统一;（4）保证数据的真实性。
（二）预警处理模块。预警分析处理模块主要实现成本评价和成本报警两项功能，是预警管理体系的核心。成本评价所需的指标体系和预警范围的界定将在后文进行详细的分析研究。这里主要对成本预警的预警级别进行设计。
1.警度确定。本文将成本风险状况划分为正常、Ⅲ级预警、Ⅱ级预警、Ⅰ级预警4种级别，如表2所示。这四种级别分别代表了不同的成本风险状况，Ⅲ级预警称为黄色预警，表示成本风险已经靠近或处于临界状态，成本风险上升迅速;Ⅱ级预警称为橙色预警，表示成本已经到了临界状态，对预算成本的实现已经造成了威胁;Ⅰ级预警又称红色预警，是成本预警系统中最高级别的预警，表示成本已经超过临界状态，成本即将失控或已经超支。
2.报警信号释放。成本报警是系统感知到成本危机并确认预警级别之后发出警报的步骤，是关键的一步。如果没有及时的报警信号，预警也就失去了实际意义。为了预警信号的及时性和可达性，本系统将采用手机短信、电子邮件、系统弹出窗口三种不同的介质同步进行预警信号的发布，同时根据预警级别的不同，警报信息将会发送给不同级别的管理人员。报警信息的内容包括警度、警源、警情和应急预案的级别，以及处理本次警情的负责人和解决问题的时间。
（三）解决对策模块。解决对策模块实现了成本预警管理的应急预案机制和矫正机制，包括应急预案的建立、成本危机的调节处理和信息的总结反馈三方面的内容。应急预案的建立主要是为了根据不同警度的警报在第一时间进行处理，是煤炭企业成本预警管理的重要组成部分。启动应急预案之后，可以在警情处理的基础上进一步追溯成本危机的原因，总结经验教训，对成本管理工作进行调整。直到警情彻底排除之后，结束警报，并将成本报警的发生原因、处理结果、造成损失等一系列内容形成详细的报告，反馈给企业高层领导，作为管理决策的依据。
三、煤炭企业成本预警指标体系
（一）指标体系建立。根据对煤炭企业的实地调研，成本预警指标主要选取人工成本指标、运营成本指标、环境成本指标和管理成本指标四个方面进行反映，具体如下。
1.人工成本指标（B1）。人工成本指标反映了煤炭企业成本在员工方面的支出情况，主要包括工资指数和退休经费指数，分别通过企业提供的应付职工薪酬和离退休经费进行具体计算。
2.运营成本指标（B2）。运营成本指标反映了煤炭企业为保持正常运营的成本发生情况，主要包括材料费用指数、电力费用指数、修理费用指数和租赁费用指数四个方面，分别通过材料费、电力费、修理费、租赁费进行计算衡量。
3.环境成本指标（B3）。环境成本指标反映了煤炭企业为保证企业生产正常进行而发生的成本情况，包括安全生产费用指数和试验检验费用指数两个方面，分别通过安全生产费和试验检验费进行计算。
4.管理成本指标（B4）。管理成本指标用来衡量企业管理过程中发生的成本费用，包括管理费用指数、折旧费用指数和其他费用指数，分别用财务费用、折旧费用和其他费用进行计算。
（二）指标含义及数量关系。指标体系包括指标层和数据层，指标层是用以衡量成本状况的风险指标，即警兆。数据层是用以考量风险指标的基础数据，即警源。成本预警指标A是反映整个企业成本风险状况的综合指标，也是风险预警系统中衡量的核心指标。成本预警指标A通过人工成本指标（B1）、运营成本指标（B2）、环境成本指标（B3）和管理成本指标（B4）四个方面进行反应。两层指标之间的数量关系如式（1）、（2）所示，其中Bi表示四个一级指标的值，？棕i、？棕ij表示各个指标的权重，这些权重将在下文采用层次分析法进行确定。
A=■？棕iBi（1）
Bi=■？棕ijCj（2）
数据层提供的数据包括成本的实际发生数据和企业的目标成本数据，运用这些数据首先对成本风险指标体系的二级指标进行赋值计算。为预警准确性指标设置的合理性，风险指标进行计算的时候，首先要进行无量纲化处理，计算公式如公式（3）所示。
Ci=1+■， i∈[1，11]（3）
通过式（3）的计算将企业的原始成本数据无量纲化为具体的指标，其具体含义以财务费用指数为例进行说明，根据公式（2），
财务费用指数=1+
■
当实际发生财务用为0时，财务费用为0;当实际发生财务费用达到财务费用目标值时，财务费用指数为1;当实际发生财务费用超过财务费用目标值时，财务费用指数大于1。财务费用指数的值越大，表明实际产生的成本费用越接近于目标值，大于1则表明财务费用已经超标。其他指标的计算方法以此类推，表示意义相同，不再赘述。最终系统将根据二级指标的情况计算出成本预警指标A的值。
（三）预警区间的界定。成本预警系统通过判断A值所处的区间选择是否报警，若报警，预警界别是多少。在对煤炭企业进行实际调研的基础上，根据相关专家的讨论结果，设置成本预警指标A的预警区间如表3所示。
当成本预警指标01时，表明成本已经超过目标成本值，需要企业管理者予以特别关注和处理。[4]
四、煤炭企业成本预警管理系统的实证分析 根据前文所构建的成本预警管理系统和指标体系，下面以某煤炭企业P的实际数据为样本进行模拟预警分析，以验证成本预警管理系统的有效性和实用性。受制于数据获取难度，本文将以月为周期进行模拟验证（而非前文所提出的以周为周期）。[5]调研所获取的P企业2012年1―12月实际发生成本和目标成本如表4和表5所示。
根据表4和表5提供的成本数据和本文设计的成本预警系统，对2012年的成本模拟预警结果如表6所示。根据模拟测算结果，红色警报6次、橙色警报1次、黄色警报2次。
其中6次红色预警成本预警指标A全部超过1，即实际发生成本超过了目标成本，4月份的情况尤其严重，成本预警指标达到1.76，这表明实际发生成本已经超过目标成本76%，说明煤炭企业P在成本管理过程中存在一定的问题，需要进行及时分析和调整。按照成本预警系统的提示，快速启动红色预警应急预案，按照预先设置的流程进行快速处理。同时，从预警结果我们看到，在2012年煤炭企业P12次预警分析中，红色警报达到6次，占预警总数的66.7%，这一结果与前期调研所得成本超支的概率为70%基本一致，说明成本预警系统很好地模拟了现实情况，具有很强的应用价值。与此同时也间接说明了煤炭企业P的成本管理具有一定的问题，需要在加强目标成本合理性和实际成本控制两方面加以改善。
从表6的模拟预警结果中我们还可以看出，2012年3月为橙色警报，这表明3月份的吨煤成本已经接近目标值，若再不加以控制将出现成本超支的情况，企业应当启动成本预警橙色应急预案进行处理。5月和11月的成本预警指标分别为0.83、0.87，处于0.8和0.9之间，系统应该发出黄色警报，提醒相关管理人员实际成本已经快达到目标成本值，启动黄色预警应急预案，对主要成本进行重点关注。2012年8月、9月、10月的成本预警指标分别为0.55、0.65、0.59，均小于0.8，表明这几月的实际成本控制较好，处于正常状态，按照现有成本管理方案可以达到预期目标。以上模拟结果与P企业2012年的成本发生情况基本一致，表明所构建的煤炭企业成本预警管理系统在实际应用中具有很强的适用性。[6]
五、结论与建议
构建煤炭企业成本预警管理系统，能够实现煤炭企业成本的事前控制，对煤炭企业成本管理具有普适性。尤其是通过对煤炭企业P的实证分析，验证了系统的可行性和适用性。但是要实现煤炭企业成本预警管理系统的运行效果，需要做好以下几点：（一）建立良好的组织机制，成立专门的成本预警管理委员会。要整合企业现有资源，统一企业应对成本管理的力量，制定成本预警应对方案，从危机产生的源头进行排查监控。（二）建立良好的成本监控机制，建立健全成本信息监控系统，及时准确地采录并监控各项成本信息。（三）营造良好的成本预警管理氛围，将成本预警管理融入到企业文化当中，使企业全员树立起成本预警管理的理念，并通过企业成本管理人员的强力推进发挥成本预警管理系统的作用。[7]
