对县级烟草公司实物资产管理体系的监督与管控
一、实物资产管理体系提出的背景
实物资产是完善企业基础建设的重要组成部分，是企业进行生产经营活动的重要经济资源，是企业健康持续发展的基石。近年来，烟草行业实物资产投入量逐年扩大，以笔者所在的潍坊烟草系统为例，截至2014年底，全系统固定资产、低值易耗品等两大类实物资产有11.17万项，原值9.54亿元。而其所属县级公司中，潍城营销部是纯销单位且在城区，固定资产、低值易耗品两大类实物资产仍有2245项，原值2401万元，而其他两个烟草公司相对来说规模更大。实物资产管理水平的高低，是衡量企业基础管理水平的重要标尺，更是影响企业资产效益的重要因素。因此对其进行科学有效管理也就显得格外重要。长期以来，作为基层单位的县级烟草公司在实物资产管理方面普遍存在着认识不足、责任不清、制度不完善、体系不健全等诸多问题，在一定程度上影响和制约着烟草企业的发展。
二、实物资产管理现状概述
目前，县级烟草公司实物资产管理中主要存在以下问题：
（一）实物配置与工作需要脱节
缺乏完善的配置管理标准，相同部门间实物资产的配备数量、规格型号等不尽相同，报废报损的衡量尺度和依据标准也统一，出现资产利用度不高或浪费现象。
（二）实物管理与价值管理脱节
实物资产大都分散在各职能部门，因生产经营需要，实物资产在部门之间的调拨现象比较频繁，各部门经常未办理手续就进行调拨，导致价值流转与实物流转不一致。
（三）实物使用与管理责任脱节
实物管理职责履行不到位，买者不用、用者不管、管者不严等现象存在，存在管理盲区。
（四）实物资产管理日常管理难点较多
首先，量大分散。各部门不仅有房屋、空调、电视等公共资产，还有电脑、移动硬盘、计算器等个人专用办公用具，使用过程缺乏管理，存在安全隐患;其次，认识不足。重采购轻管理，随意调拨，账实不符，清查工作量大，耗时费力，管控成本高;再次，职责不清。管理职责不清、责任不明，存在推诿扯皮、监管不到位现象;最后，手段落后。信息化管理程度不够，决策者、管理者、使用者之间资产信息不透明、不对称，出现重复购置或闲置浪费现象。
三、构建实物资产管理体系
（一）管理体系构建原则
实用性：该体系简单实用、流程顺畅，符合单位实际，能切实满足对实物资产的管理需要。
可操作性：该体系具备可操作性，保证在日常工作中能够正常运转，且易于企业人员熟悉掌握。
高效性：该体系能够有效地提高对实物资产的使用效益及清查效率，加强企业对实物资产的掌控力度。
（二）管理体系建设思想
“一把手”负责制。县级烟草公司主要负责人及各部门负责人是该单位及部门实物资产管理的第一责任人。
“四统一”集中管理。即统一标准、统一权属、统一调配、统一处置。
“权、责”对等管理机制。权利、义务和责任相统一，管资产和管人、管事相结合。
（三）管理体系目标
实现“二转变三结合”。实现资产管理由静态管理向动态管理转变，由分散管理向集约管理转变;实现资产管理与预算管理相结合，资产管理与财务管理相结合，实物管理与价值管理相结合。
实现全过程管理。事前管理，主要包括计划、预算管理;事中管理，主要包括采购、调拨、报废、处置等管理;事后管理：历年资产资料保存完整、有延续性，无纸化盘点、实物资产存续状态实时查询等。
实现动态监控。资产在各部门间动态流转;实物资产分层控制;实物资产的各个阶段（事前、事中、事后）都可以查询追踪到相关资料及在用、闲置、报废等运行状态。
四、实物资产管理体系建设内容
（一）建立“三账二卡”，明确管理办法
“三账二卡”机制（三级账簿二种卡片），即财务部门做好一级实物资产总账，对实物资产实行价值管理与实物管理综合控制;管理部门建立二级分类明细账，按资产分类、名称等分别设置账户，记录实物资产的名称、数量和金额等，并按资产使用部门进行归口管理;使用部门建立三级分类明细账及房间资产卡、实物资产卡两种卡片，记录本部门使用资产的名称、规格、数量等。
（二）建立岗位责任制，明确管理职责
建立一套全面系统、规范有效、责权分明的管理机制和流程，规范实物资产在购置、使用、维护、盘点、处置等整个生命周期中各相关部门及人员的管理职责和信息传递流程，确保管理有法可依、有章可循，流程顺畅，不缺失、不越位、无盲点。
设立实物资产管理员。在各资产使用部门中，除部门负责人为资产管理责任人之外，设立实物资产管理员，负责对本部门实物资产使用进行日常管理，履行对实物资产的管理维护和监督职责，实物资产管理员调离时，移交本部门资产管理档案，交接双方及相关人员进行核查，所在部门负责人监督签字确认，办理实物资产移交和监交手续，做到人走账清，防止资产流失。
实行专人责任制。根据实物资产流动的实际情况，建立资产专人管理责任机制，制定入出库、调拨、报废、处置等标准化程序，如资产调配由归口管理部门统一管理，各部门之间不能私自调换。需要内部调拨时，由需求部门提出申请，归口管理部门填写资产调拨单，财务部门、归口管理部门和使用部门在调拨单上签章确认，据此变更各自账簿，确保账实相符;单位或部门负责人，在离任时则要对所属资产进行专项审计和交接，以明确管理责任。 建立使用情况登记卡，记录资产整个周期状况。鉴于实物资产使用周期较长，为维持正常的运行需进行维护保养的特点，建立使用情况登记卡，详细记录资产从采购入库、使用维护直至报废处置整个生命周期状况。
（三）建立二种定期清查制度，明确管理程序
日常清查。每月进行一次，由归口管理部门牵头组织，每月底，由使用部门对本部门所有资产进行清查盘点，帐、卡、物相符后，月初与归口管理部门进行对账（每季度归口管理部门与财务部门要核对一次）。
集中清查。固定资产每年至少清查一次，低值易耗品至少每半年清查一次。集中清查由财务部门牵头组织，财务部门、归口管理部门和使用部门共同组成资产清查小组，对实物资产进行全面清查、盘点，确保账实相符、账账相符、账卡相符。
（四）建立信息化管理系统，明确管理流程
将实物资产管理置于统一平台上，实现资源共享。建立起由归口管理部门和财务部门为主体，各使用部门参与、涵盖实物资产整个生命周期内各环节的、动态的管理信息化系统。该系统进一步加强了实物资产各环节的全程信息化、痕迹化、流程化、动态化管理，对实物资产按统一标准进行分类定编，实行扫码、可视化管理，采集照片、绘制分布地图、建立出租资产档案，保障实物资产信息的全面完整，提高管理质量和效率。各管理部门能够及时准确地了解实物资产所处的状态及其变化轨迹，进行实时的动态跟踪管理，达到从定性管理向定量管理、从经验管理向科学管理、从单一管理向系统管理的转变，使资源组合更加优化、配置更加合理。
（五）建立统一标准，提升资产贡献度
一是按精益高效原则，以横向和纵向为切入点，分别按资产类别和工作职能制定实物资产配置标准;二是对实物资产的日常运维等制定符合企业经营管理需要的标准体系;三是以降费增效为目标，将管理标准应用于日常实践，完善机制，优化流程，持续提升实物资产对企业的绩效贡献度。
五、实物资产管理体系建设成效
实现了资产管理与预算管理相结合，资产管理与财务管理相结合，实物管理与价值管理相结合的目标。
通过建立动态监控体系和内部调剂机制，严格审批手续，加强资产使用、处置和收入三道程序的管控，保证了资产安全完整，解决了资产处置无序、资产流失问题。
通过建立实物资产三级账簿、房间资产卡、资产卡片（即三账二卡）、明确了公共资产专人管理等措施，使每项实物资产有账、有卡、有物，将“以账查物、以物对账、账卡相对、账账相对”的实物资产管理原则真正得到落实应用。
通过信息化系统及对实物资产定期清查的过程管理，使各管理部门人员的工作更加主动、顺畅和高效，切实强化了各部门的责任感，扫码盘点也从根本上提高了实物资产的管理效率和安全完整，大大降低了管控成本。
通过建立实物资产管理责任体系，明晰了责任，消除了管理盲区，实现了件件资产有人用、有人管的目标，确保了人员变化、管理标准不变化，提高了资产使用效率和效益。
抓好县级烟草公司实物资产管理问题，既是我国国有资产监管发展的必然选择，又是烟草行业改革发展的客观需要。只有把县级公司实物资产管理体系科学、先进的建设好，实施好，才能确保整个烟草行业国有资产的安全、完整，保值增值。
