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校园一卡通系统在高校财务管理中的应用分析

出处:论文网
时间:2016-07-24

校园一卡通系统在高校财务管理中的应用分析

  校园一卡通系统是集身份认证、校务管理、校园消费、金融服务为一体的新型数字化校园应用,目前可以实现图书借阅、餐厅消费、超市购物、校医院就医、机房上机、浴室洗浴、水控、电控、校车乘坐、人事考勤、体育馆门禁、实验室门禁、手机通讯、银行自助、缴纳学费、财务报销等多重功能,是高校数字化校园建设的重要组成部分。

  校园一卡通是信息网络技术飞速发展的时代产物,它的使用彻底改变了高校的管理模式和手段,全面提升了高校财务管理水平,使高校财务管理走进了信息化、网络化的时代。但目前如何借助校园一卡通系统提高财务管理水平,选择一种适合一卡通系统良性发展的财务管理模式是非常关键的。财务管理模式不合适,不仅阻碍了校园一卡通系统的正常运行,也必然会使高校的财务管理陷入一个混乱的局面。

  一、校园一卡通概述

  校园一卡通系统是架构在校园网上,以现代电子信息技术为手段,以感应式射频IC 卡为媒介,同时具备电子钱包功能和电子身份认证的平台,是集身份识别、校务管理、校园消费、金融服务为一体的新型数字化校园核心应用,是提升学校教学、管理和服务水平,增强学校认知度,消除信息孤岛,实现信息共享、集中管理的必要手段。校园卡是数字化校园的重要形象和重要标志之一,是将广大师生与数字化校园建设连接在一起的最有效的媒介,实现了“一卡在手,走遍校园”的先进生活理念。

  二、校园一卡通应用

  校园一卡通的应用是数字化校园建设的一个主要组成部分,包括了数字教学、校务管理、科研、学习、生活各方面的应用系统,主要分为:身份识别认证类和电子支付类两大应用,凡是需要进行身份识别认证和消费扣款的应用都可以借助校园一卡通来实现。校园卡不仅可以作为数字化校园的电子支付工具,更是个人身份识别和认证的有效证明。常用应用主要有:

  一是身份识别和认证类应用:图书借阅、公寓门禁、考勤系统、会议签到、注册系统、迎新系统、离校系统、体育场馆管理等。

  二是电子支付类应用:食堂就餐、超市消费、水控、电控、班车乘坐、浴室洗浴、机房上机、校医院医疗、自助洗衣、自助打印等。

  三、校园一卡通在高校财务管理中的意义和作用

  (一)对于提高资金的运行效率,增强学校对财务资金的掌控能力具有很强的现实意义

  高校传统的财务管理模式是:二级财务管理部门众多,学费、住宿费、伙食费、医药费、水电费、网费、四六级报名费等各种费用的管理工作往往分散于学校的财务处、后勤部门、网络中心、教务处等多个部门,各项资金被分散到各个不同的账户很难集中管理,对于学校资金的合理利用和统筹资源配置非常不利。通过校园一卡通的财务管理模式,校园内有偿服务费用的支付和缴纳可以全部通过校园一卡通实行电子转账,避免了现金结算,从而将学校各二级财务管理部门和校内商户收取的费用统一集中到学校的财务账户上,之后学校的财务部门再定期与各二级财务管理部门和校内商户进行资金结算,这样不仅有利于增强高校对财务资金的掌控能力,还能够提高资金的运行效率,充分发挥学校资金的最大使用效益,也缓解了学校资金短缺的局面。

  (二)节约办公成本,简化财务工作流程

  校园一卡通系统平台下,自助现金充值机、银行自助圈存机、网上电子支付平台、手机银行等自助终端的使用既打破了柜台办理工作时间和空间的局限性,又节约了人力资源,减少了人员支出成本。账户核算和资金结算工作也可以通过电子账务来实现,既避免了现金支付带来的困扰,又减少了行政办公往来结算票据的使用,降低了办公成本。一卡通平台下,校内各类基础信息资源实现了数据实时交换和共享,数据更新及时、准确,各类财务管理工作可以做到持卡人身份信息和银行账户等基础信息共享,财务数据同步,实现了统一集中管理。这样既避免了多头管理、重复管理带来的诸多弊端,又简化了财务工作流程。

  (三)加强财务监督力度,规范各类收费管理工作

  校园一卡通的应用让高校实现了无现金结算的财务管理模式,大大减少了校园内的现金流动,校园内各种经济活动发生的费用完全通过一卡通系统定期进行账户核算和资金结算,各个环节都处于信息化系统的监督下,学校财务部门能够清楚地掌控各创收单位的经营情况,使他们的创收经费统一纳入学校财务部门集中管理,保证了创收经费能够及时足额上缴,同时有效地减少了各部门乱收费、私自挪用、私设小金库、坐收坐支等现象,加强了“财务收支两条线管理”和财务监督力度,进一步规范了全校收费的管理工作。

  (四)有助于增强高校与银行的合作力度

  目前,高校校园一卡通系统集成项目基本都是在达成一定的战略合作协议的前提下由银行投资和高校共同合作构建的。虽然前期银行的投资比较多,但借助校园一卡通进入高校金融领域,银行从中将会获取更多的稳定客户源,其带来的经济效益将是不可估量的。通过和银行卡相互关联绑定,校园一卡通具备了自助银行转账圈存的充值功能,在校园内,师生们可以拿着校园一卡通在任意一个联网商户消费,并能够通过银行转账圈存系统从银行自动或自助式转账。通过共建校园一卡通系统平台,不仅大大降低了银行的经营成本,为银行沉淀了大量的资金,同时由于获得了银行的资金支持,学校不仅节省了大量的资金,还可以趁机加强数字化校园建设。

  四、校园一卡通平台下的高校财务管理模式研究

  校园一卡通为高校规范收费管理、信息化建设提供了先进的管理工具,高校应加快校园一卡通系统平台的建设进程,结合高校财务管理的实际情况,充分挖掘和利用校园一卡通潜在的功能和优势,在校园一卡通平台下,建立适合自身发展需要的资金统一结算、实时共享财务信息的高校财务管理模式(如图1所示,以部分部门举例),主要包括三个方面。   (一)收费管理模式

  通过一卡通资金结算系统将各二级财务管理部门的收入定期结算、定期入账,使高校财务信息管理系统的财务数据能够客观、真实地反映校内一切经济活动,为二级管理部门的经费分配提供了有力依据。通过校园一卡通的收费管理模式,学校各二级财务管理部门和校内商户收取的费用统一集中到学校的财务账户上,之后财务部门再定期与各二级财务管理部门和校内商户进行资金结算,不仅增强了高校对财务资金的掌控能力,还提高了资金的运行效率,充分发挥学校资金的最大使用效益,也缓解了学校资金短缺的局面。

  (二)财务信息管理模式

  校内各二级管理部门的OA系统、MIS系统通过校园一卡通系统平台预留的扩展接口实现与一卡通系统的数据传输和共享,将相关部门的基本信息编码规则与财务部门的信息编码规则建立对接,开发一个校园一卡通数据交换平台以财务部门作为统一财务数据管理部门,所有涉及经济活动和财务核算的业务,相关部门都将统一编码规则的数据通过校园一卡通数据交换平台传输至财务部门,使涉及的财务信息实时、准确地反映在高校财务管理信息系统。例如,人事处向高校财务管理信息系统中的工资管理系统提供教工工资发放数据和人员变动情况;教务处向高校财务管理信息系统中的学生收费系统提供学生的基础信息和异动情况等。

  (三)财务信息综合查询模式

  校园一卡通强大的身份认证系统为校内用户提供了有效可靠的身份和权限范围的识别认证,确保了财务数据的安全,在满足财务数据安全性的前提下建立面向校园一卡通用户的高校财务信息网上综合查询平台,校内师生能够及时通过该平台查询部门及个人财务信息,教职工可查询个人工资、津贴、公积金、借款,学生可查询个人学杂费缴纳情况,二级单位、职能部门可查询本部门项目经费明细账,不仅打破了时间和空间地域的限制,也加快了财务信息传递和共享的速度。

  五、校园一卡通平台下提高财务管理的对策

  (一)加快一卡通的高校财务信息化建设步伐

  校园一卡通系统整合了各相关职能管理部门的基础数据流,统一了信息编码标准,实现了各个管理子系统应用的集成,有效解决了高校信息化建设中的“信息孤岛”现象,使得财务信息能够相互共享、实时交换。 再者,其强大的身份认证系统又为财务数据的安全提供了有力的保障,这样既提高了学校信息资源的利用率和整合度,也加快了学校财务管理信息化进程,进而提升了学校财务管理水平和服务质量。

  (二)加强高校和银行、电信部门之间的合作

  银行涉及了现金存取、资金划转,校园卡充值、支付等业务都离不开银行,校园卡在物理设计上可以分为银行卡和校园卡两张卡,通过一卡通系统将其绑定关联,也可以两卡合一,通过一卡通后台和银行卡后台紧密捆绑。随着IT技术的快速发展,电信技术和一卡通技术也可以很好地融合在一起,将校园卡与手机捆绑,通过一张手机卡就可以实现“一卡在手,走遍校园”的生活理念。因此,高校必须加强和银行、电信部门之间的校企合作。

  (三)加强财务信息安全防范

  由于校园一卡通采用电子信息管理模式,所有的财务数据都集中存储在校园一卡通数据中心,并通过校园一卡通数据交换平台进行共享和联动,存在一定的数据安全隐患,必须通过采取异地存储、多重备份、容灾恢复等有效措施加强财务信息安全防范,保证财务数据的准确性、完整性、有效性和及时性。

  (四)加强对高校财会人员的业务培训

  校园一卡通所带来的财务管理信息化、现代化对高校财会人员的综合业务水平提出了更高的要求,财会人员应当积极参加会计人员继续教育培训和其他与工作相关的业务学习,不断更新专业知识,努力提高综合业务技能。

校园一卡通系统在高校财务管理中的应用分析

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