对新建本科院校二级学院教学秘书工作的探究
教学质量是衡量高校实力的重要指标之一，教学管理水平的高低也直接影响教学质量。作为新建本科院校，面临着学校升级时间短、高层次人才缺乏、教学资源相对紧张、本科教学管理经验不足等问题。在学校发展初期，为了快速解决这些问题，学校主要把精力放在高端人才引进、师资队伍建设、教学资源建设、学校知名度提升等方面。教学秘书作为学校最基层的一线教学管理服务人员，承担着二级学院大量繁琐的教学管理工作，是学校教学管理服务队伍不可或缺的一支力量。但是在目前新建本科院校，教学秘书工作量繁杂、工作压力大、业务能力偏弱等问题，同时在职业发展上缺乏一定的上升空间，容易对教学秘书本人和学院教学管理带来一定消极影响。因此对新本科院校二级学院教学秘书现状进行分析，找出工作过程中存在的问题提出针对性的解决方法和措施，从而提高教学秘书的工作效率和业务水平。
1 教学秘书的岗位职责
（1）协助做好学院领导、学校教务处等职能部门下达的工作。教学秘书首先要充分发挥桥梁作用， 协助学院领导做好工作安排，组织安排好各项教学活动，使学院教学活动规范有序。
（2）完成二级学院日常教学工作。主要工作有，协助教务处进行教学任务下达、教材征订，负责组织本院教师教学改革、科学研究等项目申报工作；组织安排每学期缓考、补考、重修、期中期末考试工作；每年完成新生学籍和在校生学籍注册，完成每届毕业生的毕业资格审核上报工作；负责对教师进行考勤、调代课统计；组织学生英语、计算机等级考试报名等。
（3）协助学院领导做好教学检查以及监督工作。协助教务处进行日常教学检查和期初、期中、期末等教学检查，规范教学过程，保证良好的教学秩序和教学质量。同时定期收集教师和学生对教学方面的意见和建议并向学院领导、各职能部门进行反馈，使问题得到及时解决。
（4）做好各类教学档案管理、各类数据统计。二级学院的教学档案是教学活动开展的重要记录， 档案是否完善， 直接影响教学活动过程是否能被真实地反映。教学秘书必须做好教学管理文件、教学资料归档及保存工作。同时要完成教学管理中统计报表、基本数据的整理工作，完成各类数据平台的信息填报，年终要对学院教师的教学成果、科研成果、培训信息进行汇总统计。
以上这些复杂又繁琐的工作，突显教学秘书在整个教学管理中举足轻重的作用，教学秘书只有准确找到自身定位才能更好的提高工作效率。
2 教学秘书工作岗位的现状分析
（1）教学秘书工作强度大，内容繁杂，工作效率偏低。教学秘书要服务于教学、服务于师生，既要在规定时间各项日程教学工作，又要站在教师和学生的角度考虑问题，主动为他们提供一切可能的帮助，同时应对着许多复杂具体的事务性工作，再加上新建本科院校各种评估工作的开展进行以及各类项目的申报，教学秘书的工作量日益增多，工作强度过大，使得教学秘书经常处于不能专心完成某一项任务，导致工作效率低。
（2）职业发展空间有限，压力大。教学秘书的工作虽然是一项繁重的工作，但短期内看不到具体的、直接的成果，难以对工作业绩进行考核，导致学校对二级学院教学秘书的教学管理工作却缺乏重视，教学秘书自身的价值和个人定位难以体现，工作中也缺少进修、培训、交流的机会，职业发展的空间较小。同时教学秘书由于工作繁杂容易产生因害怕工作失误导致教学事故引发的焦虑心理，精神压力较大。
（3）教学秘书业务能力需要进一步提高。教学秘书需要掌握一般知识技能和专业知识技能，一般知识技能包括组织协调能力、沟通交流能力、书面写作能力等。专业知识技能包括文秘知识、档案管理知识、高校教育管理学基本原理与基本知识、所在院系所辖专业的专业基本知识[1]。新建本科院校在发展过程中要进行新专业申报，因此面临着一些新的问题和挑战，对教学秘书的专业素质、业务能力也有着更高的要求，需要具备多种知识和技能才能胜任，但在目前各大高校从事教学秘书工作的人员中，要么缺乏相应学科的专业知识，要么缺乏相关的管理学或教育学知识。所以教学秘书在工作中应该加强教育学、管理学、所在院系所辖专业专业知识的学习，进一步提高业务能力。
3 如何提升二级学院教学秘书综合素质
（1）领导重视，完善教学管理体系。
以笔者所在的新建本科高校为例，在实际的教学管理过程中，教学工作任务都是由教务处多个科室直接向二级学院教学秘书下达，除了部分需要学院领导审批的事项，其他工作都由教学秘书在规定时间内完成后向教务处呈报[2]。这种直接对接的工作方式使得二级学院领导在教学秘书层面完成的工作不能全面了解，加上学校其它职能部门下达的任务及二级学院办公室日常事务工作，教学秘书的岗位职责繁多。因此高校及有关职能部门领导必须提高对教学管理的认识，权责明确，理顺教务处、其它职能部门、二级学院、教学秘书等多重对象之间的关系，完善教学管理体系。
（2）加强学习，提升自我。
作为一名二级学院的教学秘书需要具有一定的沟通组织能力、文字功底、协调能力等。一要加强学习，提升自身素质；二要具备良好的学习习惯，工作上善于学习，善于思考，不断地提高自身业务能力。三要工作中做到认真负责、积极主动，工作上?M心尽力。四要具有良好的与人沟通能力，在工作过程中对待同事有亲和力又要能坚持原则，要善于与同事沟通。最后做到工作细致、吃苦耐劳，教学秘书工作繁杂，工作上做事要沉稳、细心并富有耐心，学会快速处理好各项繁杂的事物关系，提高工作效率。
（3）良好的服务师生意识。
教学工作是学院的中心工作，而为师生服务是教学秘书的主要工作任务，教学秘书作为一名一线教学管理服务人员，首先应该具备爱岗敬业的服务精神，就二级学院教学秘书而言，在服务教学方面大量的工作都是具体的事务性工作，工作更是要落在实处，所以要完成好各项日常教学管理工作，要用心去为学生和教职工服务。
