浅析高校秘书素质提升策略
一、高校秘书工作的重要性
高等学校的秘书工作,是高校管理体系中的重要组成部分,是辅助学校各级领导者处理政务、办理事务、提供服务的一项不可缺少的重要工作。在学校领导进行管理活动的全过程中,秘书人员都参与其中。这就需要他们不仅全面提供基础性的辅助工作支持,而且还要发挥好协调运转、辅佐决策等参谋助手职能。因此,其人员素质如何,至关重要。
进入新世纪以来，随着我国高等教育改革的进一步深化及国内外环境的巨大变化，我国高校面临着生存与发展的双重挑战。对高校来说，教学质量就是生存与发展的根本，如何提高教学质量是当前高校面临的一项紧迫的任务。教学质量的提高，需要教学工作与管理工作的有机结合，而不能片面强调一方的作用。通过有效的管理，可以充分整合学校有限的资源，创造良好的教学环境，使教学工作有序、高效的运行，促进教学改革和创新，从而达到提高教学质量的目的。高校秘书在数量上占管理队伍的大多数，秘书队伍建设还没有得到足够的重视，队伍整体素质偏低的现状依然没有得到有效改善。因此加强对高校秘书管理工作的重视显得非常重要。
二、我国高校教学秘书工作的现状及问题
1、对秘书工作重要性认识不足
首先,在观念认识上有误区,认为秘书工作谁都能做,对秘书人员的综合素质不必要求太高,因此往往把那些不能胜任教学科研的教师转岗去做秘书;或为引进和稳定学术人才,将其家属子女照顾性安排到秘书岗位,严重影响了秘书队伍的整体素质。其次,是对秘书工作的重要作用认识不足,认为秘书就是做些基础性、事务性工作,对其工作职能和职责不甚了解,因而在工作实践中不能按照秘书岗位职责严格要求,放手使用。由于认识不到位,秘书队伍建设问题没能引起足够重视,秘书工作长期处于低水平工作状态。
2、秘书整体素质有待提升
由于秘书人员日常时间大都处于繁忙的状态,加之缺少外部的压力、动力而放松了自我学习,因而这支队伍存在着政治理论水平不高、业务能力不强、工作作风不严谨、不深入等问题。尤其在业务能力方面,许多秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓,完全凭老经验被动地工作;有些秘书只能做些低层次的事务性工作,而对于更为重要的工作,如参谋辅助、公文处理、信息调研、组织协调、督促检查等方面职责不能有效地履行,甚至完全不能履行。像那些能撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在高校十分匮乏。因此很多应由秘书担当的工作不得不由分管领导亲自去做,分散了领导的精力,严重影响了学校党政管理工作的效率。
3、秘书工作激励机制欠缺
由于当前高校在晋升职称、福利待遇方面,管理人员普遍低于教师科研队伍,加之职务晋升的机会不多,使得一些秘书队伍中的优秀人才不安心本职工作。其中不少人已经“跳槽”,或通过考研转岗成为教师,或“考干”走上社会成为公务员,或干脆“下海”经商去了,由此而导致了优秀秘书人才不断流失。其次是解决只使用、不培训、不提高的问题。高校秘书队伍中虽然大多数人员文化程度较高,但多属半路出家,经过专门的秘书业务培训的很少,大都缺乏必要的秘书业务知识和现代管理技能,尤其网络知识、创新能力的培养培训更需要加强。三是队伍的规范化管理问题。许多高校存在着秘书工作管理无章可循或有章不依的现象,即便在实行岗位目标管理的过程中,虽注意建章立制,确定了岗位职责,但还很不完善、不系统,尤其缺乏有效的监督激励机制。
4、缺少培训，专业知识不足
为了更新秘书知识结构，提高秘书工作效率和教学管理水平，必须有计划地对秘书进行培训。从调查结果看，大学秘书普遍希望接受岗位培训，但实际上在秘书培训方面存在的问题是:一是大多数秘书接受培训的机会很少，平均每年培训不到1次;二是培训没有系统性，多数秘书只是接受过简单的培训，在专业知识培训方面，大多数没有机会系统学过有关秘书工作方面的专业知识。三是培训形式较为单一，主要是短期业务知识培训班;秘书们普遍认为上述问题的存在原因在于缺少培训制度和培训计划、缺少培训经费和学校和学院领导不重视、不支持三个方面。由于缺少培训，秘书教学管理方面的专业知识普遍不足，缺乏分析问题、解决问题的能力，难以适应新时期教育发展的新要求。
三、高校秘书素质提升的基本策略
1、切实提高对秘书工作重要性的认识。
秘书工作是一门科学,有着自身的活动规律和特点,要做好这项工作决不是一件容易的事。当前我国高校在改革和发展的道路中既面临着难得的机遇,又面对着严峻的挑战。为了使学校能够抓住机遇,赢得发展,需要及时掌握准确的信息,需要做出种种正确的决策,需要沟通协调方方面面的关系,需要研究和解决纷繁复杂的各种问题,而这些都离不了高效率的秘书工作的支持。秘书人员不但充当着领导的“外脑”,发挥“智囊”作用;而且还充当着领导的“手足”,提供全面和全程工作服务,使得广大领导得以摆脱大量事务性工作的纠缠,全身心投入高层次决策工作。因此高校各级领导一定要高度重视秘书队伍建设,不断提高秘书工作质量、水平和效率。
2、加强理论学习，提升政策水平
高校秘书在高校领导机关和领导活动中占有重要地位,具有不可替代的功能和作用在当前,高校秘书首先要加强理论学习,提高政策水平,要坚持不懈地学习马克思主义、毛泽东思想,目前尤其要学好邓小平同志建设有中国特色的社会主义理论、十五大报告,一定要深入学习和完整、准确地掌握邓小平理论体系,准确把握我国与世界高等教育改革与变迁的大势,提高自身理论修养,增强讲政治、讲学习、讲正气的自觉性。要充分利用在领导身边工作的有利条件,不断学习,不断完善自己、提高自己。只有这样,才能立足全局站在领导的立场思考问题,才能及时而准确地把握我国现阶段正在进行的各项教育改革才能经过分析、研究,提出实质内容的参谋建议。
3、加强秘书个人职业道德修养
众所周知,秘书是领导的参谋和助手,因其工作的特殊性而深受社会的关注。他们默默无闻,无私奉献,在“三服务”中发挥了十分重要的作用。秘书人员的劳动成果往往只能通过领导机关,领导同志的工作实质体现出来,很难独立显示自己的成绩,更不说留名得利,这就要求秘书工作者必须具有乐于奉献、全心全意为人民服务的品德与职业道德。
4、强化文字表达能力
文字表达能力是文字综合能力的具体体现,秘书的文字能力又具体表现在公文写作上:在篇章结构、逻辑合理、语言词句等方面很有讲究。精辟生动的论述、严密准确的逻辑、鲜明朴实的语言,无疑能增强公文的表现力。一个工作报告,一篇讲话稿不仅要有鲜明生动的观点,确实可行的措施,而且要有严谨的思路,自然流畅的文笔、开阖自如的结构,这都要求秘书工作者加强语言文字的修炼,勤写多看,具有见微知著的洞察力。去粗取精、去伪存真,构筑出具有强有力支撑的文字综合能力的“金字塔”。
5、增强秘书服务意识
高校秘书工作是从属于学校各级领导的一项辅助性和服务性工作,这是它的基本特点。因此高校秘书必须确立围绕领导者的意图开展工作,全方位提供优质服务的思想。但这并不意味着在工作中只能被动地听候领导吩咐,还要发挥主动性、超前性和预见性,在被动中争取主动。这就要求不断总结和研究掌握周期性出现的带有普遍性的问题和工作的规律性,对具有固定范围和程序的周期性工作,事先做好计划安排,把工作做在前面;对没有固定范围和程序的突发性工作,尽量做到事先有预案和准备,减少盲目性,避免措手不及。要把为领导服务与为广大师生、基层群众服务统一起来,切实转变工作作风,坚决杜绝“门难进,脸难看,事难办”、简单粗暴、拖延推诿等不良作风,坚持以优质高质服务,实践“代表最广大人民群众利益”的要求。
6、增强责任意识
增强责任意识,变自甘中游为争创一流。秘书工作无小事,有时一点小的失误就可能引发不可弥补的损失。比如一封公函不能及时拆封及时转呈处理,就有可能贻误时机,耽误大事。因此必须树立责任意识,无论大事小事,都要以高度负责的态度,细致周密地对待处理,决不能有半点麻痹、疏忽和懈怠。正是由于秘书工作责任重大,加之工作内容多属日常事务性和重复性工作,因而往往使秘书人员产生自甘中游、“不求有功,但求无过”的思想。这种思想是十分有害的。因为把工作仅仅停留在“无过”上,就会安于现状,不求进取,就会在工作中处处等指令、套模式,这是不可能把工作做好的。因此要大力强化“有为”意识、一流意识和创新意识,创造性地开展工作,不断提高工作质量和水平。
7、加强考核，强化激励机制建设
要使秘书工作始终保持有序化、合理化和高效率运行,必须制订一系列规章制度,对高校秘书人员的工作职责、活动程序、办事准则、质量标准、工作职守等方面加以确定,建立起一个完善的科学的规章体系用于规范秘书活动。同时强化岗位考核和目标管理,设计科学合理的考核标准和办法,建立优胜劣汰、有奖有惩的动力机制。如对连续两次或两次以上考核不合格的要予以解聘,对工作成绩优异的予以岗位津贴上浮,考核结果要与晋职、晋级挂钩等等。由此激发秘书人员的工作积极性、主动性和创造性,使这支队伍始终保持活力和生机。
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