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钢铁企业档案管理的信息化建设探讨

出处:论文网
时间:2022-06-18

钢铁企业档案管理的信息化建设探讨

  在我国社会不断发展的过程中,各种科学技术的进步速度都越来越快,在这样的情况下,我国各行各业的企业发展情况都出现了一定的改变,在这一过程中,企业中的档案管理工作得到了越来越高的重视度,为了更好的提升钢铁企业之中档案管理工作的质量以及效率,为钢铁企业的发展提供更大的帮助,钢铁企业需要在开展档案管理的过程中,对管理的思路进行不断的调整以及优化,通过这样的方式来更好的提升档案管理信息化建设的速度,保证企业可以更加平稳的发展。此过程中,管理人员需要充分的对各种信息化技术进行运用,通过不断完善档案管理信息化建设的方式,不断对钢铁企业档案管理工作的整体质量进行强化。

  1钢铁企业档案管理信息化建设的重要意义

  1.1钢铁企业档案管理信息化建设可以节约人力物力

  在目前的钢铁企业发展过程中,档案管理涉及到的内容越来越多,在开展档案管理时,相关资料的利用、保存、归档、整理以及收集等一系列工作都属于档案管理的基础工作,这些工作都需要人工进行完成。而在人工作业的过程中,作业的效率相对较低,同时也需要消耗大量的人力物力,这对于钢铁企业的发展是非常不利的。而在信息化的背景下,钢铁企业可以通过对档案管理进行写细化建设的方式,有效的对档案管理工作过程中需要的人力物力进行节约,工作人员在运用信息化档案管理系统来对各项工作进行完成的过程中,以此来实现档案信息的自动化处理,在保证档案管理质量的基础上,更好的保证档案管理工作的效率。

  1.2钢铁企业档案管理信息化建设可以强化档案安全

  在钢铁企业开展档案管理工作过程中,传统的档案管理工作主要以纸质档案为主,但纸质档案资料很容易受到各种外界因素的影响,进而导致档案资料缺失或破损,这对档案的整体价值和使用带来了较大的不便。通过对档案管理信息化建设进行合理的运用,可以更好的对档案资料进行保护,通过建立电子档案的方式,可以帮助工作人员将档案资料进行信息化处理,以此来达到保证档案资料安全性和准确性等一系列目标。与此同时,档案管理信息化建设的应用还可以有效的避免档案资料出现不准确的问题,并可以在使用档案资料的过程中通过电子磁盘来对其进行快速的存取,这对于档案的应用具有很大的帮助,同时也可以为钢铁企业的发展提供更有力的保障。

  1.3钢铁企业档案管理信息化建设可以促进企业发展

  在钢铁企业开展档案管理信息化建设的过程中,提档案管理的方式及档案使用的途径都发生了一定改变,此过程中企业档案管理人员的管理职能发生了改变。在钢铁企业档案管理信息化建设的过程中,档案管理人员可更加便捷有效的开展各项工作,同时保证档案管理的各项措施落实到工作中,这对于保护钢铁企业之中的各种信息和资料都有着很大的帮助,同时也有效提升了钢铁企业档案管理工作的整体效率,对钢铁企业未来的发展及壮大都有着重要的意义。

  3钢铁企业档案管理信息化建设的具体内容

  3.1基础设施建设

  在钢铁企业开展档案管理信息化建设的过程中,基础设施建设的质量,直接关系着档案管理信息化建设的进程和效果。为此在开展钢铁企业档案管理信息化建设的过程中,管理人员首先应实现档案管理部门计算机全面覆盖,通过这样的方式来保证档案管理开展过程中可以使用计算机来实现档案管理过程中的各项工作,同时保证管理人员可使用文档一体化管理等一系列管理方式,只有为档案管理部门提供型号统一、规格统一的计算机才可以为钢铁企业档案管理信息化建设提供必要的硬件支持。与此同时,钢铁企业的内部应保证局域网,可实现档案的快速传递交流及分享,来对网络平台进行充分的运用,同时更大化的发挥档案管理信息化建设的作用。为了更好的实现这一目标,管理人员应选择规范化,通用化和稳定的档案管理系统以此来为档案信息的传输和交换提供有力的网络更好的为档案管理工作的开展打下良好的基础。

  3.2相关系统建设

  在钢铁企业开展档案管理信息化建设的过程中,管理人员需要运用标准的档案管理软件来开展各项工作,此过程中管理人员应保证使用的档案管理软件是符合国家档案标准规范的,通过这样的方式来保证档案管理工作,可以顺利的进行,目前标准化的档案管理,信息化软件应具备以下几种主要功能:

  (1)灵活的数据库建立系统。为了更好的发挥档案管理信息化建设的作用,首先需要建立起对应的数据库,在对档案信息进行管理的过程中,保证工作人员可以对相关的各种信息进行汇集和整理。在这样的情况下,管理人员需要依靠灵活的数据库管理系统来实现对相关资料的全面管理,通过这样的方式来更好的对档案信息资源之中的潜力进行挖掘,同时充分满足不同档案类型在管理过程中的各种需求保证档案管理工作可以高效、有序的开展。

  (2)文件档案一体化管理。管理人员可以通过OA接口的使用来讲日常工作过程中的各种工作文件和档案文件,进行统一的管理,通过将其嵌入管理文件系统之中可以在前端控制的形势下开展钢铁企业档案管理工作。此过程中工作人员可以将电子文件形成和电子档案规定等一系列工作进行全面的合并,并通过计算机来对其进行高效的处理,这对于提升钢铁企业档案管理工作的整体效率和质量有着很大的帮助。

  (3)信息检索以及储存。在钢铁企业开展档案管理的过程中,很多信息资料需要进行应用和调取,为了更好的方便相关工作的开展,档案管理的工作人员应将档案原件进行扫描后,将其上传到企业的服务器之中,在这样的情况下,用户可以通过身份验证的方式来在企业局域网内各种终端进行相关资料的检索和浏览,避免所有员工都需要到企业档案部门来进行相关档案信息的查阅。通过这样的工作方式,可以有效的降低企业档案管理工作人员的工作量,保证钢铁企业之中档案管理人员可以更加高效的开展各项工作。

  (4)安全性。对钢铁企业而言,保证档案信息的安全性有着非常重要的意义,在开展钢铁企业档案管理信息化建设的过程中,需重点注意档案信息的系统安全。保证电子文件及电子档案等数据的安全,避免人为因素或储存介质因素对其安全性产生影响。为了达到这一目标,管理人员首先应科学的选择硬件,并使用数据加密等措施来更好的保证档案的安全性。此外,档案管理人员还应对企业之中的用户进行充分的分类并针对性的开展数据库加密工作。最后管理人员应养成定期对企业之中档案数据进行备份的工作习惯,通过这样的方式来更好的保证钢铁企业档案信息的安全性。

  3.3管理制度建设

  要更好的发挥钢铁企业档案管理信息化建设的作用,首先应保证钢铁企业档案信息化管理的规范性和标准性,因此在开展钢铁企业档案信息化建设的过程中,管理人员应对相关的责任进行充分的明确,同时切实保障网络情况以及数据安全等一系列问题。在此基础上,管理人员应结合企业的实际情况,制定规范的管理机制,通过这样的方式来为钢铁企业档案管理工作的开展提供更好的保障。

  4钢铁企业档案管理信息化建设的开展策略

  4.1对思想观念进行转变

  为了更好地提升钢铁企业档案管理信息化建设的质量,首先需要管理人员转变自身的思想观念,在不断拓宽思路的同时,积极创造各种有利的条件,更好地推动钢铁企业档案管理信息化建设。在此过程中管理人员应充分的改变传统档案管理工作中将工作中心集中在档案保管这一工作环节的问题,更多的提升钢铁企业档案的利用率,通过这样的方式来更好的树立起档案信息开发的观念提升自身工作的主动性和敏感性,以此来更好的保证档案工作开展的效率和品质,为企业档案管理工作提供更有力的支持。

  4.2对建设速度进行提升

  在钢铁企业档案管理信息化建设的过程中,管理人员应充分的对钢铁企业信息化建设平台进行运用,通过这样的方式来更快的提升档案管理信息化进程。此过程中管理人员应重点开展钢铁企业自身数据库的建设,并对数字档案资源进行不断的完善,以此为基础为企业中的工作人员开放网络档案服务。通过这样的方式来更好的实现钢铁企业档案信息资源的开发,有效的发挥出钢铁企业之中各项档案的作用,为企业的不断发展提供更有力的帮助。

  4.3对管理技术进行优化

  在进行钢铁企业档案管理的信息化建设时,管理人员需要不断的对档案的利用方法以及利用技术进行完善,以此为基础建立起档案检索工具,并对相关的体系进行不断的完善。只有通过这样的方式,才可以更好的发挥出档案的作用。此过程中,管理人员还需要充分的对各种新技术进行运用,建立起档案的目录中心,并结合档案的内容特点和形式特点,针对性的开放档案的检索工具,通过这样的方式来更好的发挥档案资源的共享性,让档案资源可以在钢铁企业的发展过程中发挥出充足的作用,为企业管理人员的发展方案规划提供更加全面的参考,保证企业的发展规划更加科学合理,以此来达到不断促进钢铁企业发展的目标。

  4.4对数据安全进行重视

  对钢铁企业而言,保障企业档案的安全性对企业的发展有非常重要的意义。钢铁企业要提升对档案数据安全性和安全管理的重视度。一方面,管理人员要不断对企业档案数据安全储存管理的措施进行完善,通过完善硬件设施、增加数据储存备份等方式,避免档案数据出现问题。此外,管理人员要提升对设备运行及维护的重视度,来有效地保证各项数据及系统的安全性。此外,管理人员还要对数据库及各种档案信息进行针对性的加密处理,避免档案中的信息出现篡改、泄漏等问题,保证钢铁企业可以安全、稳定的发展。

  5结语

  在市场竞争变得越来越激烈的当下,为了更好的在市场竞争之中占据有利的地位,钢铁企业需要对自身的发展方案以及内部环境进行不断的优化和调整,此过程中信息化建设的力度对于钢铁企业的市场竞争力有着非常巨大的影响,同时也对企业未来的发展有帮助。在这样的情况下,为了更好地发挥钢铁企业中档案信息资源的作用,需要管理人员积极落实钢铁企业档案管理信息化建设,在对自身思路和观念进行转变的同时,充分了解档案管理信息化建设对于企业发展的重要意义,以此为基础,充分的利用钢铁企业信息化建设的各项平台,对档案管理的方法和技术进行不断的完善。此过程中管理人员应针对性的对档案管理信息化建设的重要意义进行明确,并积极落实各项档案管理信息化建设内容,通过这样的方式来更好地发挥档案管理信息化建设的作用,帮助钢铁企业在发展的过程中更好的节约人力物力。此外,钢铁企业档案管理信息化建设的开展还可以更有效的帮助企业管理人员发挥档案资源的作用,以此来推动钢铁企业的发展。

钢铁企业档案管理的信息化建设探讨

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