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人事档案管理信息化建设创新路径研究

出处:论文网
时间:2022-09-21

人事档案管理信息化建设创新路径研究

  0前言

  传统人事档案资料收集以及管理工作的效率普遍较低下,人事档案资料检索使用也不太方便,因此也难以有效服务人事管理的实际工作。如果一直保持这样的现状,必然导致人事档案管理工作渐渐被边缘化,更加难以引起各方面的关注与重视。基于此,必须顺应信息化时代发展的趋势,加强人事档案管理的信息化建设,合理创新管理理念与模式,促进人事管理工作的高效开展。

  1人事档案管理信息化建设的现实意义

  1.1有利于提升人事档案利用实效,彰显人事档案的价值

  第一,在人事档案管理中,使用信息技术可优化服务方式,提高人事档案查阅效率,同时还能有效地保护原始档案资料,转变被动服务,提供主动服务;第二,单位紧随时代的发展步伐,严格落实人事档案的要求,在此基础上开展工作,针对健全人事档案信息化发展,完善各方面制度,为人事档案工作开展提供保障;第三,对单位人事档案管理机制进行优化和改进,在管理并使用人事档案资源时,要尽可能使用科学化,信息化及规范化的方式,为单位人事管理工作提供服务。通过线上模式,单位人事部门就可及时了解人事档案信息,从而尽快地提供人事决策。

  1.2有利于减少人事档案管理成本,确保工作可持续化开展

  第一,通过信息化模式处理人事档案,将人事档案资料储存在硬盘,云储存终端或其它数字终端,提高空间使用率,减少管理和利用环节,从而达到线上一站式管理目标,实现线上一站式服务目标,使管理成本更低;第二,单位人事档案中有大量的信息和人事相关,社会价值较高。在档案管理时,用信息技术可延长保存时间,防止其破坏,为后续工作开展提供保障;第三,在将来,人事档案信息量会越来越多,单位人事档案管理者的压力会增大,工作量同样如此。加之依然用传统的纸质管理方式,必然会影响工作效率。根据当前的时代背景看,在该领域中有必要引入信息技术。

  1.2.1人事档案信息化建设内容

  (1)纸质、胶片等人事档案数字化

  针对人事档案等载体上的信息,通过模拟数据,将其转换成能通过计算机等读写设备进行读写,或用0和1可表示的二进制代码,这样的过程就是数字化。通过数字化处理,在储存介质中储存人事档案数字信息,或通过网络化形式传输人事档案信息。数字化之后,还能进一步对其进行系统化,通过该方式将其组织成具有有序结构的人事档案数字信息库,并发挥计算机的辅助管理作用。人事档案数字化的内容较多,主要包括两个部分,其中之一是档案检索工具,另外一方面是档案全文内容。在有的情况下,还可能会以当前的“干部档案数字化软件”为基础,对干部职工实体档案进行数字化,或将其部分内容数据化;

  (2)数字化档案的数据化

  对人事档案进行手部数字化处理后,可将其转换成清晰度更高的图像,或将其转化成其它的多媒体数据,从而将其储存在数字信息载体上,比如磁盘,固态硬盘及磁带等,使其变成数字化档案文件。无论是处理还是统计和分析人事档案中的信息,假如要使用计算机,首先要把数字化之后的以图像为主的数字档案信息进行转化,使其成为内容数据,这一环节就叫做人事档案数据化。数据化之后,针对生成的数据化人事档案,在统计分析数据时,都可用计算机,从而达到知识面的服务,实现知识的共享,促进人事档案的信息化发展;

  (3)建立人事档案数据库

  将其中的内容数据化后,还需抽取并集成多源异构的多种源数据,明确结构化数据,同时确定非结构化数据,接下来要对所有的数据进行清洗,最终以选定的数据库为基础,建立健全人事档案数据库;

  (4)建立人事档案数据化目录

  建立根目录指的是通过参考人事档案的著录规则及编目规则,同时参考我国制订的《中国文献编目规则》,对原有人事档案检索工具进行还原,遵循方便检索和查询的原则,最终得到著录详、简级次得当、完整的人事档案数据化目录。

  2人事档案管理信息化建设中常见的不足

  2.1人事档案数字化进程缓慢

  在我国,信息技术应用普及于人事档案资料管理方面起步较迟,这使得很多单位人事档案信息化建设的发展进程比较落后,对有关信息技术软件应用也比较落后。一方面,可利用的数字化及信息化软硬件不足,导致人事档案管理由传统模式向现代信息化模式转型存在困难。一些单位并未配备人事档案信息化管理的软、硬件设施、设备,使得传统纸质版人事档案资料很难快速、有效地转化为数字化电子版档案;另一方面,在人事档案信息化管理人才严重不足。近年来,人事档案的数量一直随着单位的发展壮大而不断增加,因此面对这些日渐增加的档案资料应当如何高效处理,也是现代人事档案管理人员需思考、研究的重要问题;

  2.2人事档案信息化建设体系不完善

  现阶段,一些单位内部并未建立起健全、合理的人事档案信息化管理的规范与制度,具体工作的开展存在很多问题,比如工作流程不清晰、工作内容以及职责安排不合理等,这些问题都导致人事档案管理信息化建设工作无法快速、高效地向前推进。具体分析来看,首先是因顶层设计不够完善,对信息化管理的具体规划及思路不明确,要想开展信息化档案管理工作,而管理人员却并未树立正确、科学的思想认识,并为此感到无从下手。比如,针对图片、音频以及视频等不同形式的人事档案应以哪一种格式来保存;人事档案管理信息化建设工作的各项职责应如何进行有效分工;人事档案管理信息化建设工作应当实现的标准是什么等问题,这些都并未在制度规范中进行充分体现;其次,人事档案管理的安全性存在漏洞,使得档案管理的安全性风险有所上升,不利于信息化管理建设的推进。当下阶段,单位更关注人事档案资源利用情况,却忽视安全管理,因此档案安全管理工作无从保障。安全技术手段以及档案管理措施缺乏科学性,并未针对人事档案信息数据库落实加密管理举措,同时也并未利用数字水印以及密钥等技术做好加密管理工作。人事档案资料并未及时进行备份管理,导致一些档案资料由于非法加密的影响而无法正常恢复;

  2.3数字型人事档案的立卷归档工作不科学

  人事档案资料的价值非常重要,人事档案资料的全面系统性、完整准确性等,都会对其利用环节带来直接影响。但是,目前一些单位人事档案资料收集、整理、归档等各项工作的组织开展缺乏科学性,所以不利于人事档案信息化建设的效率与质量提升。一方面人事管理系统并未直接与人事档案信息管理系统进行关联,数据无法实践即时互通,很多人事信息不能同步,使得人事档案信息数据更新迟滞。而且系统间存在着一定的壁垒限制,导致人事档案管理员无法及时对相关资料进行补录以及上传等操作;另一方面,人事部门对新接收的各种档案资料信息,并未及时与人事档案信息管理部门进行对接,使得档案资料的额数字化转化与系统录入工作受到影响,不利于人事档案管理信息化建设的有效进行;

  2.4档案管理手段落后,信息化开发力度不足

  根据当前人事档案管理员的情况看,他们的人事档案管理技能不够专业,专业知识也较匮乏,而且并未参与过专业培训,这造成他们在实践过程中工作效果不尽人意。在部分单位,还缺乏先进的人事档案管理设备,在人事档案管理方面,也没有明确的保障措施,例如防火、防潮,其人事档案管理水平过差。不仅如此,在人事档案信息开发时,单位其实也不够积极、主动,大部分管理工作者缺乏主动意识,只有在需要的情况下,他们才会去查询,而且涉及的信息都非常简单,比如个人简历,并未通过人事档案进行人才的选拔和挖掘等。

  3人事档案管理信息化建设的创新路径

  3.1深入推进人事数字化建设,实现高效化的目标

  当前社会经济不断快速发展,信息技术水平不断提升,人事档案管理信息化建设是大势所趋。所以单位应积极加强人事档案管理的数字化建设,为未来的档案管理工作及档案利用工作打好基础。首先,应重视加强相关软件设备、设施的投入与配置,不断完善人事档案信息化管理的环境条件。结合自身发展实际以及人事档案管理工作任务量以及难度等采购相应的软、硬件设施、设备,充分促进纸质人事档案资料高效转化为数字化电子版档案,为促进人事档案信息数据库的完善提供有利条件;其次,通过聘请专业的兼职人才,促进人事档案信息数字化转化工作的高效开展,还可借助服务外包等多元模式,建立与专业机构的合作关系,签订保密协议,促进人事档案管理数字化处理工作效率和质量提升;

  3.2完善人事档案管理体系,实现规范化的目标

  人事档案管理信息化建设工作的有效开展和落实,必须要把握关键要点,针对工作的内容、流程以及职责等做好细化,防止出现盲目、混乱的情况。要加强顶层设计的优化与完善,加强配套制度的建设。结合档案管理方面的法律规范要求,根据单位自身发展实际,建立完善的人事档案管理制度。制度建设过程中要注意把握重点,一方面要积极促进人事档案管理的标准化与规范化发展,针对不同形式的档案资料要统一信息化保存的格式。还要加强人事档案管理部门和单位其它部门间的权责划分,彼此要进行协作配合,建立和谐、有序的档案管理机制。对档案立卷以及归档等工作必须统一具体标准,防止后期因标准不统一导致重复劳动问题。深入加强档案信息化管理的安全保障建设,设置安全管理制度,科学应对网络中的潜在安全风险。可借助数字密钥、水印等安全技术,加强人事档案数据信息的安全管理,及时进行数据备份,做好事后防控,保障档案资料万无一失;

  3.3创新信息化档案管理理念

  要创新信息化档案管理工作理念,为信息时代的人事档案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础,引导人事档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在人事档案管理工作过程中,相关管理人员要以科学发展观为指导思想,对人事档案信息化管理工作给予高度的重视;同时,档案管理人员要树立创新意识,敢于拼搏和研发,管理理念要不断与时俱进,提升管理工作的实效性,以便于尽可能地解决人事档案管理存在的诸多问题;

  3.4落实动态化档案管理机制

  人事档案的信息化管理工作虽有相关的要求,但并不局限于一个固定的模式,原则上要求档案管理应以全面反映出组织内部的各种综合情况与动态变化历程。因此,有必要以此为目标构建动态化档案管理的信息化机制。利用信息化平台做好人事档案的同步更新与共享,确保人事档案信息真实地反映组织所需的各种数据资料。对企业而言,对人事档案的管理应将其原始资料详尽整理,并构建专属档案,加大对人事档案管理的关注力度,借信息化手段推动档案材料的不断更新;

  3.5严格立卷归档工作,实现精细化的目标

  为有效维护人事档案资料的机制,加强管理效率,一定要重视人事档案资料的立卷与归档工作。针对零散无序的人事信息资料及时收集整理,完善人事档案的具体内容。借助现代信息技术手段对人事管理系统及人事档案系统相关数据进行关联,促进数据信息生成、同步以及录入等环节能实现完成一站式,有效提升人事档案信息整理归档的效率与效果;同时,还要注意提升管理人员人事档案归档的工作意识,这样可保障档案资料能及时、有效地录入信息数据库,促进人事档案更加全面系统、完整精准。因此对具体工作环节的要求和标准必须进行细化、明确,划分清晰的权责分工,防止出现责任推诿等问题。日常工作过程中,积极落实人事档案数字化内容的建设,既要保障建设,还要重视加强档案资料的有效利用,充分保障人事档案资料立卷、归档以及利用等完整过程中都能做到及时、有效、准确、完整、规范、有序;

  3.6提升信息化档案管理系统水平

  在人事档案管理过程中,主要载体是信息化档案管理系统。信息化档案管理系统的主要优势包括两方面,首先,帮助人们减少获得信息的时间成本;其次,信息不但不会混乱,还能随时整合和完善。要将系统的作用发挥出来,首先要准备好基础性硬件设备,同时还应具备完善的软件设施,从而提高系统操作的便捷性;此外,为进一步提高信息化档案管理系统水平,还需合理分类人事档案,及时录入信息数据,为所需信息的存储、调取、查阅、分析等奠定良好的基础;

  3.7打造优质人事档案管理队伍

  当今时代,人力资源管理正朝向现代化方向迅猛发展,对人事档案管理质量要求的提升为大势所趋,而要想有效保证人事档案管理质量的提升,势必需依赖档案管理人员综合素质的不断增强。毕竟档案管理的信息化要依赖档案管理人员具有良好的综合素质;

  3.8加强人事档案管理信息化系统的网络安全信息化下的人事档案管理必将涉及网络安全问题,这就需在建设人事档案信息化的同时,加强网络安全方面的工作。首先,加强网络安全监测,在共享网络设备上安装入侵检测系统,随时对数据交互进行统计分析,一旦发现安全隐患,立刻发出警报并启动应急措施;其次,需对不同的信息类型进行安全等级划分,设置查阅限制,通过一对一的账号密码实现身份确认,防止人事档案的破坏的泄露;最后,设立软件系统的访问限制,通过防火墙等方式控制访问行为。用以上方法加强人事档案管理信息化系统的网络安全。

  人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化,这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作,需档案管理部门工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合。要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度重视,适时采取针对性的措施,推动人事档案信息化的建设,适应现代社会经济的快速发展。

  4结语

  新时期背景下,充分发挥信息技术手段的优势,促进人事档案管理工作高效开展,创新人事档案管理工作的路径,是现阶段人事档案管理发展的主要方向。人事档案管理人员必须从思想层面正确认识人事档案管理信息化建设的重要性,发挥信息化以及数字化技术的重要作用,促进人事档案管理工作更好地为人事管理工作服务,深入推动人事档案信息化管理体系的科学建设与完善,加强人事档案资料的数字化管理建设,健全人事档案管理的机制和系统,加强立卷以及归档工作的规范化开展,保障人事档案管理效率和效果的全面提升。

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