新形势下文书档案管理的问题及对策
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0144-01
前言
伴随着十三五的到来，社会发展和科技的进步，特别是网络的普及化程度的提高，越来越要求文书档案管理要准确、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文书档案管理可以说是衡量档案管理水平的重要标准，文书档案管理水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到单位的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案工作科学管理水平和为本公司中心工作服务的工作能力，提高文书档案管理的工作效率，逐步实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化，为本公司和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。
在新时期，人们虽然不断地加深了档案管理工作的意识，但实际中存在文书档案管理与新时期形势不符的现象，出现了多种问题。因此，对文书档案管理的分析具有一定的意义。
1 现阶段文书档案管理的现状
1.1 文书档案管理的规范程度较低
目前有很多单位档案管理的规范程度较低，比如卷宗的分类、名称，文件的档号等等都存在着不同程度的不规范，还有些档案的卷宗出现组卷错乱，文件内缺少目录等等的问题，另外，文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题。档案检索一般分为人工检索和电子检索。电子检索速度快，质量高，是将来发展的必然趋势，但有些单位由于工作人员不熟悉电脑操作，或者因为其他原因没有安装高质量的检索软件，还采用手工检索，这是远远不适应信息化时代的要求的
1.2 缺乏文书工作和档案工作的紧密衔接
文书档案管理工作具体包含两个方面的工作，分别为文书和档案，两者之间具有较为密切的关联性。因此，实际的文书档案管理工作中，有必要将两者紧密的衔接为一体，以此来达到两者互相配合的目的，并构成较为全面的管理体系。可是，在新时期的操作中，一般采取分模块管理的方式，并单独操作，无法构成统一、完善的整体，即便个别单位建立了管理体系，也存在很大的形式化成分，从客观的角度上进行分析，这种管理模式扩大了文书管理和档案管理工作之间的距离，并且使两者产生了一定程度的偏差。
1.3 档案管理水平有待提高
档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA 系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档。
1.4 人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应
文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”，这些人员没有档案管理方面的专业知识，不能快速有效的完成文书档案的管理工作，这将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。
2.完善文书档案管理工作的对策
2.1 确保文书档案管理更为规范
首先，要对现存的文书档案进行整理，剔除那些陈旧失效的卷宗，这样既可以加快手工检索的速度，也可以避免以后使用电脑录入加大工作人员的工作量，其次要对那些比较混乱的卷宗进行重新编排，编排时，对那些无标题，无页码的要重新进行填写。最后，对于那些命题重复、错误或者不清楚的档案资料要统一命题，以避免用计算机管理时出现不好识别的情况。
2.2 做好文书与档案工作之间的衔接。
在档案管理中，文书管理是较为重要的分支。因此，要在档案管理的各个工作环节中逐渐规范文件的相关管理，要求文书人员充分掌握档案工作，并具备档案意识及利用该意识进行文书材料的整理。在应用文件的过程中，需要严格关注文书的一体化与规范化，注重在整体上促使字体、文件格式、纸张等方面的统一展现。此外，在收发文件时，需要及时的进行登记，并确保所收集资料的统一与完整，标注要清晰，要在档案盒中标识相应的资料名称，从而达到简单查阅的目标。
2.3 运用先进手段，加强文书档案现代化管理
办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA 流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本公司文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA 系统软件和档案管理软件的接口，实现OA 办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提
高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。
2.4 提升文书档案管理人员的综合素质
做好文书档案管理工作的另一个要求就是完善文书档案管理队伍建设，文书档案管理对于建设需要全面把握档案人才的入口，企业事业单位更需要结合目前档案管理工作的现状，引进和聘用一些具有文化水平和文书档案管理能力的人员进行管理，优秀的文书档案管理者需要树立现代化的管理理念，全面掌握文书档案计算机管理运用技术，采用更多渠道、多形式进行文书档案管理人员的教育，强化文书档案管理人员的素质。
2.5 着力技术创新，提高服务效率
依托计算机网络技术， 建立高效、方便、快捷的档案信息系统， 更好地服务于单位的发展成为不可逆转的趋势。
（1）要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，转变手工方式可靠的传统观念。
（2）要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与单位物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转。
结语
文书档案管理工作十分重要，所以无论是单位的领导还是工作人员都要高度重视。新形势下文书档案管理工作充分体现了企事业单位的基础管理水平，文书档案管理是企事业单位管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。只有完善各项文书档案规章制度，不断提高管理人员素质，加强文书档案现代化管理，增强服务意识，切实做好文书档案的管理工作，实现文书档案管理的信息化，才能有效提高文书档案管理的质量与效率，促进我国各项事业快速健康发展。
