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PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用

出处:论文网
时间:2017-09-15

PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用

  为了顺应我国医疗卫生事业的快速发展,我院提倡全院运用质量管理工具实现对工作质量的持续改进。档案管理作为医院评审的必要条件,备受医院的重视和关注,因此明确档案管理工作在医院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在规范医院文书档案管理工作中应用PDCA循环原理,可以提高文书档案质量,促进医院文书档案工作的有序改进和创新。

  1医院文书档案管理存在的问题

  面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求,我院为了提高医院文书档案管理质量,分析我院医院文书档案管理存在的问题,通过发现问题、解决问题,在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题:

  1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全,科室的文书档案管理意识薄弱,缺少档案统一管理的意识,并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差,不能及时将上级文件上交办公室,甚至为了科室查询方便,自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定,容易造成资料缺失或者丢失。

  1.2硬件设施差 医院办公条件的限制,造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间,并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备,不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够,对其的资金支持和投入较少,限制了文书档案管理工作的发展[2]。

  1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员,缺少专业的知识,并且对新知识的应用不足,从而造成文书档案办理不及时,归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差,档案管理工作不认真,不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差,归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。

  1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差,对于信息化管理手段不能熟练应用,造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中,档案管理不全面、不系统,导致文书档案资源浪费现象,缺少具有科研成果的档案管理内容,出现文书档案管理轻重失衡现象,不能发挥文书档案管理的价值[3]。

  2 PDCA循环原理的探索应用

  PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环,可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理,我们应该严格遵循PDCA循环原则,使医院文书档案管理质量以车轮式提高,促进医院文书档案管理高效规范化的实现。

  2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题,制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面:为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室;综合分析确定新建档的方案;配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备;加强对档案管理人员的培训和学习,提高工作人员档案管理的专业技能;建立完善健全的文书档案管理制度,明确岗位职责[4]。

  2.2执行计划

  2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案,可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容,不能随意更改档案内容,并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念,正确认识档案管理信息化的重要性。

  2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况,制定科学合理的档案管理制度,明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程,为文书档案管理提供制度保障和依据。

  2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员,并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘,提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。

  2.2.4加强对文书档案管理人员的培训,定期对档案管理人员进行培训,提高管理人员的档案管理意识,培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训,对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程,保证档案管理内容和分类的齐全。

  2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理,对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入,通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式,科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果,制定评审方针,并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果,分析整改措施的可行性,从而有效促进档案管理质量的持续改进。

  2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会,及时发现计划、执行以及检查中存在的问题,分析发生的原因,并且明确调整措施的重要性,保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程,应该及时改进,保证文书档案按时限办理,不断提高当日办理率、三日归档率。同时,办公室组织相关人员进行经验总结,促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。

  3总结

  综上所述,PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步运用效果较为理想,提高文书档案管理水平的同时,促进文档管理区域规范化发展方向。同时医院文书档案管理工作得到医院领导的重视,加强对硬件设施配备。通过应用PDCA循环原理,促进文书档案管理制度的完善和健全,提高文书档案办理率。目前我院文书档案管理工作井然有序,为我院的评审奠定了基础。在今后,我们要积极探索PDCA循环原理应用过程中存在的问题,改进不够深入细致的问题,为医院文书档案管理质量的提高做出贡献。

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