企业档案管理存在的问题及对策分析
中图分类号：G271；F272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）04（a）-0144-02
现代企业制度下，企业档案的作用越来越凸显，它能保证企业的良好运行，为企业提供一座资源相互利用和信息共同分享的平台。影响当前企业档案管理工作的主要因素有以下几方面。
1.1 档案管理意识淡薄
一是档案管理意识薄弱。一些单位和部门对加强档案管理工作存在偏见，认为加强企业档案管理没有实质性作用，企业的主要任务是生产，档案就是存放文件资料的，档案俨然就成了摆设，其主要作用就是应付上级部门的检查。二是领导重视不够。在管理档案方面舍不得投入人力、物力和财力，个别在建设项目单位和下属单位档案工作没有实行岗位责任制，在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段，一定程度上影响了档案管理质量。
1.2 档案管理人员综合素质偏低
目前，各企业虽有一支档案管理团队，但企业档案管理人员大多数都是兼职或半路出家，且变动频繁，团队的文化水平和专业素质普遍偏低，适应不了企业快速发展的需要，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分不够准确，档案不按时归档和不按时移交现象时有发生。
1.3 档案管理中存在安全隐患
当前，有些企业由于对其档案管理工作重视不够导致档案管理工作的经费紧张，办公用房面积不足，档案库房等设备也不符合档案安全管理的要求。企业内部没有设立专门的档案管理部门来管理档案，档案存在被泄密或丢失甚至篡改的安全风险；档案库房在防火、防盗、防潮、防光、防虫等方面也未达到标准，特别是随着近年来企业的飞速发展，原有的档案库容量已远远不能满足企业档案材料的增加速度，结果是大量的档案资料只能存放在档案库房之外，不能入库进行集中保管以确保安全。
1.4 部分企业档案管理手段落后，达不到现代化管理要求
大数据时代也给新时期的档案管理工作带来更多、更大的挑战，企业的档案管理已经不能停留在传统的档案管理模式，计算机及网络技术已经深入社会的方方面面。但对一些企业的调查显示，部分企业调阅档案时仍然是传统的、原始的手工操作。档案文件资料由于反复被调用，多次被阳光照射，结果有些纸张发黄、变脆或字迹褪色等，大大影响了档案文件资料的寿命和完整性。
1.5 档案信息没有得到应有的开发和利用
档案资料等信息是企业的历史记录，企业可以从中汲取经验教训，对企业的未来规划提供参考。但是，由于一些企业对档案管理的错误认识及其他因素的影响，对企业档案信息只是藏而不用，没有对其进行科学的开发和利用，使得档案信息的应有作用得不到发挥。
2 解决当前企业档案管理问题的对策
2.1 增强档案管理意识
首先，要提高企业对档案工作重要性的认识。档案管理工作应当是企业的一项经常性、基础性的工作，必须常抓不懈，要做到定期研究、分析和检查；其次，要增强档案管理参与者的责任感。档案主管部门要和企业领导保持经常性的联系，将档案管理工作中遇到的困难及时向领导汇报，相关领导要增强对档案管理重要性的认识，要保证企业档案管理的必要的资金支持，为档案管理人员提供学习档案法律法规、提高业务水平的机会；最后，要做好档案管理工作的宣传。要重点加大对档案促效益的典型案例的社会宣传，端正广大职工对档案管理工作的认识，让他们都能认识到档案管理工作的重要性，都来支持档案管理工作，从而为档案管事业创造一个有利的发展环境。
2.2 科学管理，增加档案管理的现代化元素
首先，对档案整理工作进行规范实施。严格执行档案工作相关的管理标准和技术标准，按照新的管理要求进行档案的分类和编目。组卷工作要做到合理，案卷文件要排列有序，案卷标题要简明，保管期限要准确标明，案卷的装订要结实美观；其次，各门类和载体的档案要做到集中统一管理，以便保管和利用档案，要积极改善档案库房的保管条件，实行档案库房、办公用房和阅档室的“三分开”，要定期地、经常性地对档案工作进行检查，以便及时发现问题和解决问题；最后，要利用信息和网络技术来提高档案管理的水平。档案部门要加快数字化和网络化的步伐，将电子文件归档和馆藏档案数字化科学地结合起来，最终实现档案材料的信息化存储，不断提高档案管理的信息化水平。
2.3 加强档案管理的队伍建设
档案管理人才的队伍建设是做好档案工作的根本。要给专、兼职档案人员提供教育培训的机会，提高他们档案管理的专业水平，可以通过专家讲座、档案知识培训、竞赛、观摩和经验交流等方式来实施。通过不定期的、有针对性的培训， 使档案人员对档案管理工作的相关法律法规及各门类的档案管理要求等有一个正确的理解和掌握。通过一系列的培训和学习，企业档案人员的管理能力就会得到很大的提高，才能保证档案管理的人员各项材料归档工作符合标准和质量要求，做到文件的归档科学、准确和完整，为企业的未来发展提供有价值的参考。
2.4 更新观念，强化服务意识
要真正从思想上把现代化、网络化建设重视起来，采用现代信息技术，拓展服务工作的范围和深度。一是企业要积极应用档案管理软件系统，实现档案管理现代化，为档案信息服务奠定基础。二是牢固树立档案利用是为企业发展服务的观念，要紧扣企业的中心工作，围绕企业经济建设服务。三是建立主动服务机制，加强档案编研工作，为领导决策提供依据。在编写大事记、组织机构沿革、文件汇编等编研材料的同时主动了解工作动态，调查档案利用需求，深层次、全方位地开发档案信息资源，为企业的各项工作提供更好的服务。
3 结语
综上，档案管理是企业一项不可缺少的工作。企业档案管理工作的好坏，不仅关系到企业未来的发展，还有利于促进和谐社会的建设。在新的历史条件下，档案管理工作必须紧跟时代发展的步伐，锐意改革，才能够更好地服务于企业。
