现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.03.006
Abstract How to make use of information technology to improve the efficiency of university archives management is a problem that needs to be considered in the management of University archives. Firstly， this paper analyzes the significance of modern information technology to the construction of archives management in Colleges and universities. Furthermore， this paper expounds the problems existing in the construction of archives management in Colleges and universities. And from the use of modern service methods， improving the archives management mechanism， improve the quality of management， clear archives service focus， improve the file sharing level and other aspects， elaborated the university archives management strategy for the construction of modern information technology. Hope to improve the work efficiency of college archives management.
Keywords modern information technology； archives management； strategy
近年?恚?我国高校教育教学事业取得飞速发展，高校档案管理也随之得到相应改善。而若要满足服务对象的各种要求，为用户提供更加便利的服务，高校档案管理还需要进一步提升自身的服务水平。随着信息化技术的不断发展，公众对信息的内容和获取方式要求也越来越高。同时，信息技术的发展也为完善高校档案管理提供了极大便利。如何合理应用信息技术，并积极应对信息化时代提出的挑战，创新档案管理策略，是当前高校档案管理工作需要深入思考的问题。
1 现代信息技术对高校档案管理建设的意义
首先，运用信息技术可以扩充高校档案的储存量。信息技术可以储存海量信息，因此，在高校档案管理中合理运用信息技术可以扩大档案储存量。以便更好地处理不同类型的档案信息。传统档案管理模式下，多依靠手工分类整理档案信息，这一方面导致档案管理工作效率较低，另一方面也加大了档案管理的工作量。在高校档案管理中合理运用信息技术，可以实现档案管理的网络化、自动化，进而提升档案管理效率，在计算机中输入相关数据，就能够准确查找档案信息。除此之外，运用信息技术还可以生成相关报表，进而分析、统计档案信息，增加教育教学相关工作的便利性。其次，信息技术还能够增加档案管理的便利性。在高校档案管理中合理运用信息技术，能够促使工作人员更加高效的编纂、汇集资料，进而提升高校档案信息的丰富性与整体性。与此同时，开发应用、汇聚分类档案工作量也相对较大，若要提升这项工作的效率，就必须增强档案管理平台的完备性。而在高校档案管理中合理运用信息技术，则可以促进档案资源共享。教师可以根据自己的权限下载或浏览相关的资料。工作人员也可以运用互联网传递相关的档案信息，这无疑可以极大地提升高校档案管理的效率。
2 高校档案管理建设中存在的问题
首先，当前高校档案管理模式较为陈旧。随着社会的不断进步，信息技术已经渗透到人们生活的各个方面。但目前仍有大部分高校采用传统档案管理模式和方法，依靠手工分类整理档案。这导致档案管理工作效率低下，且工作人员任务量大，不利于建立完善的档案资源库。此外，档案管理中还存在不注重服务和管理的现象，导致档案信息得不到有效利用，用户查阅档案信息时手续复杂。其次，高校档案管理水平整体较低。目前，由于部分高校依旧采用传统人工档案管理方法，导致许多档案信息不便查阅。此外，由于人工管理工作量大，档案需要被许多工作人员接触，这无疑不利于档案的保密。同时，也不利于档案的更新、保存和查阅，导致档案长期积累。再次，一些高校档案管理人员缺乏安全意识。信息技术一方面为档案信息的存储和传输带来了极大的便利性，另一方面也带来了一定的安全隐患，为档案安全管理提出了挑战。网络化信息技术传播速度快，具有较强的开放性，这使得一些档案管理工作者无法准确把握安全管理尺度，既要对社会公开一定的档案信息资源，又要保护用户隐私。除此之外，信息技术环境下档案管理还存在一定的安全风险，例如，档案信息系统有可能感染病毒或遭到黑客攻击，进而造成档案信息数据丢失、泄露和损坏。最后，高校档案管理信息化设施落后。档案管理的信息化需要先进的软件系统与硬件设施，但目前大部分高校计算机设备落后，性能较差，软件运行较为缓慢，这无疑都在一定程度上影响了高校档案管理的效率。由于缺乏资金和硬件支持，导致一些高校档案管理依旧只能依靠人工管理，管理效率自然得不到提升。 3 现代信息技术下高校档案管理建设的策略
3.1 采用现代化服务手法
在革新高校档案管理模式中，应当将档案管理工作与信息化技术有机结合在一起，充分运用信息化技术的开放性、便利性、丰富性特点，积极创新高校档案管理工作方式。传统的高校档案管理模式多依靠人工完成，不仅手续繁琐，而且效率低下，对用户查阅档案信息带来极大不便。在信息化技术支持下，高校可以学习和借鉴国内外档案管理的先进经验，并引进先进管理设备，例如网络查阅平台，用户注册账号，就可以运用自己的账号查阅相关的档案信息，每个账号查阅权限都有一定限制，这既可以方便用户查阅档案资料，也有助于保护其他客户的档案信息，能够极大的增强档案管理的效率。此外，高校还可以引进档案查阅终端设备，在设备上查找档案存放地点，并通过设备预约查阅时间，这一方面能够简化程序，避免因查阅人员过多，花费时间等待。另一方面也有助于增强档案管理的系统化、条理化。
3.2 完善档案管理机制
若要提升高校档案管理工作的效率，就必须完善档案管理机制，明确各个部门在档案管理中的职责，健全高校档案管理机构，以确保高校档案管理工作有序开展。而若要完善高校档案管理机制，一方面要重新编写档案管理条款，对相关管理工作人员进行明确分工，制定切实可行的工作条例，优化人力资源管理方法。另一方面，要完善奖惩与组织制度，推动高校档案管理工作的信息化进程，切实可行的奖惩制度能够激发员工的工作积极性，进而提升高校档案管理效率。对工作积极的员工要给予相应奖励，对工作懈怠或不认真的员工则要给予相应处罚，只有做到赏罚分明才能规范高校档案管理工作。此外，还应当加强与高校其他部门的合作，档案管理涉及到的信息较为广泛，因此，需要许多部门的配合与支持，高校应当制定相应的制度或条例，规范各个部门在档案管理中的职责。避免工作中出现相互推诿的现象。
3.3 提高管理人员素质
提升高校档案管理效率必须以人才为支撑，所以，高校档案管理工作者既要具备丰富的档案管理知识，又要能够熟练运用计算机软件与相关功能。除此之外，还应当具备一定的信息保密意识与信息分析、整理能力，逐渐成长为符合信息化管理需求的复合型人才。高校可以根据自身的实际条件，引进优秀的档案管理人员。或组织在职档案管理人员进行培训和学习，增强他们的责任心、信息意识，扩充他们的知识储备。除此之外，还应当提升档案管理人员的计算机应用能力与信息处理能力。同时，还应当与其他高校进行交流合作，促进档案管理人员的流动。
3.4 明确档案服务重点
在高校档案管理中还应当对一些重要机密资料进行特殊管理，并依据高校教职工群体与学生群体的切实需求进行相关设定。为相关群体提供针对性服务，从用户的实际需求出发制定个性化服务政策。具体而言，应当做好硕士、博士、本科论文的阅读、检索服务，满足研究生与本科生的档案需求。除此之外，还应当采取措施做好学籍档案管理工作，满足不同用人单位对学习的查阅。高校档案是改进学生培养工作的重要依据，同时还是大学生社会声誉评估的根据，因此，应当提升学生成长档案的管理工作效率。高校作为教师科研档案系统管理基地，学生评估档案服务系?y，对高校乃至社会发展都起着至关重要的作用。所以高校应当明确档案服务重点，建设和完善基础设施档案数据库，针对服务对象的特点，建立个性化信息服务数据库，提供具有针对性的档案信息查阅服务。
3.5 提高档案共享程度
当前信息技术飞速发展，高校应当结合自身的办学条件，利用信息化技术和网络平台实现档案信息共享，为社会相关部门以及大学生查阅档案资料提供便利。这要求高校首先应当加大对档案信息管理的资金投入，为档案的资源共享提供技术支持和物质基础。其次，要正确把握档案信息共享的尺度，在一定范围内依据互联网加快档案信息传播，以便实现资料的使用价值。再次，要将传统的纸质档案转化为电子档案进行储存，这一方面可以更加长久的保存档案信息资料，另一方面也节约了档案的管理成本和存放空间，促使档案管理和传输都更加便利。
综上所述，相较于社会其他领域的档案管理，高校档案管理工作具有明显的特殊性，高校档案管理的范围主要为教职工、学生档案信息，以及学校教育发展资料和校史资料。档案信息繁杂，而且具有一定的保密性，若单纯的依靠人工管理，不仅加大了工作人员的工作量，而且不利于档案管理工作效率的提升。因此，在信息化技术下，高校应当合理运用信息化技术，节约档案管理成本，节省档案存储空间，加强档案资源共享，为用户提供更加便捷的查阅服务。高校档案管理人员应当及时转变工作理念，并合理运用信息化技术革新档案管理方式，加强档案管理的现代化信息建设。
