博客在企业知识管理中的应用初探
出处：论文网
时间：2007-07-20
2.4 博客可以作为员工的个人知识管理工具 博客作为企业员工的个人知识管理工具主要有四大功能：纪录功能、连接功能、订阅功能和回访功能。
2.4.1 博客个人知识管理工具的纪录功能。企业员工采用博客的纪录功能可以做以下事务：a.做工作计划,工作计划时间单元由员工自定义。b.记录工作过程,如销售员工记录当天的客户拜访过程、项目经理把当日会议记录放在自己的BLOG上。c.记录工作总结、心得等。d.关于工作的思考、建议。e.个人通讯录。f.个人工作资料库。如销售人员为自己的每个客户建立一个档案,记录客户的生日、职务、兴趣爱好、家庭状况、收入、联系方式、从事职业、使用同类产品记录、购买产品周期等信息；技术人员记录自己的技术开发心得、收集的技术资料等；管理人员收集的与自己工作有借鉴意义的激励方案、别的企业的规章制度和管理方法等。
2.4.2 博客个人知识管理工具的链接功能。企业员工采用博客的链接功能可以完成以下事务：a.建立自己常用网站链接,例如某外贸人员经常登录某进出口网站收集信息,现在他可以通过自己的BLOG建立的链接直接通向该进出口网,不需记忆该网址及每次在浏览窗口键入该网站的URL；b.建立自己的BLOG链接,员工可以根据自己的需要选择BLOG建立链接。如一个项目小组的成员可以互相建立BLOG链接,通过在自己的BLOG点击该链接可以达到小组其他人的BLOG,了解他们对项目的最新看法等信息。
2.4.3 博客个人知识管理工具的订阅功能。企业员工利用博客的订阅功能可以订阅网站或他人的BLOG.实现这项功能与网络接口标准XML有关,即上述网站只有采用XML接口标准才能被他人订阅。BLOG则无需另外强调这一点,因为目前所有的BLOG都支持这一标准。订阅最新信息的功能大大提高了人们获得信息的效率,因为这样省去了人们在繁杂的新旧混合的信息中识别新信息的精力和时间。而且如果有网站针对特定栏目提供了订阅功能的话,还避免了人们被无用信息牵扯精力的情况。互联网就像一个信息海洋,一不留神就会迷失,人们必须对自己欲从互联网上搜索信息有清晰的认识和抵抗不相关信息诱惑的定力,否则很容易忘记初衷,造成时间精力的浪费,还容易让人因此而焦虑（信息困扰焦虑）。有目的地订阅最新信息在一定程度上缓解了这种焦虑,提高了工作效率。有人说：“WEB LOG工具使用户能随时得到最新信息,花费的时间只有原来他们浏览网页和喜欢的书签的一半；但是最强有力的是‘消除浪费’。”
2.4.4 博客个人知识管理工具的回访功能。企业员工利用博客的回访功能可以完成以下事务：a.在他人的BLOG上阅读文章,可以在自己的BLOG上发表评论,TRACKBACK功能使这两者间建立联系。以往我们阅读了一篇文章后,可以借助该文章旁边提供的评论功能发表看法,但在他人的网站上发表评论,自己并没有保留该评论,日后想要再回味自己的评论时还需再回到别人网站上寻找。为了把自做的评论保留在自己的网站,我们可以在自己的网站上书写评论,并手工粘贴原文章的URL于自己的评论中,说明该URL是被评论原文。但这样原文的作者又不知道我们对他的这篇文章做了评论,希望原文作者、其他对该文章及评论感兴趣的人也能阅读到这篇评论的话,还需再借原文旁提供的评论功能标注记载我们评论该文的URL.现在有了TRACKBACK,效率大大提高了。TRACKBACK自动完成了上述人工过程,原文作者或其他对该文感兴趣的人通过点击TRACK BACK,就可以到达他人BLOG阅读记载在上的评论；评论作者也可以通过自动记录下来的URL回访到原文。一般选择在自己的BLOG记录的评论都是颇有价值的、值得细读的,原因在于BLOG所有人对记载在自己的BLOG上的内容都持负责态度的。这样的后果的好处在于：使一个有意义的话题可以深入进行下去。比起BBS或公共论坛,后者因为发言人对他发言的负责的态度远远低于BLOG所有人,BLOG之间进行的讨论要深刻、有意义得多。打一个不恰当的比方,BLOG就是一个人的代理,他要爱护维护他自己的形象,而在BBS上,人人随时都可以注册一个新名字大放厥词一番,无需为这个新名字负责。b.收发邮件。c.保存邮件信息。有的针对企业制作的BLOG软件已经实现了这一功能。员工在自己的邮箱中只需按“上传到我的BLOG”键就可以把重要的需长期保留的电子邮件储存在自己的BLOG有关目录里。同时,企业可以对储存邮件的目录设定共享权限。如设定销售经理有权查看销售人员之间及销售员与客户工作有关的通信。
3、博客对知识管理的几大难题的建设性意义
加拿大皇后大学教授乔。凯兹曼认为目前的知识管理存在着一系列的雷区,包括：搜索不充分,难以发现相关的知识；难以保持更新；不知道自己不知道的东西（缺乏专家引导）；拒绝共享；难以保证质量,积累垃圾信息；使用存在障碍；容易对系统中的信息产生不信任感；喜欢独自“重新发明轮子”等。他认为必须引进新的知识管理工具———博客。而博客技术能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,该技术具有灵活性和真正的“平民性”。因此,将博客应用于企业知识管理对企业知识管理过程中的几大难题有建设性意义。
3.1 员工不愿意奉献自己拥有的知识 原因在于：员工认为自己独享知识可以为自己赢得竞争优势；贡献自己的知识可能使自己处于不利之中。例如企业一旦拥有了该员工的知识,企业就可能不再对员工形成依赖,企业可以用更低的薪酬聘请到新手。
BLOG对解决该问题的建设性意义在于：员工在贡献知识的同时仍然保有对知识的所有权和维护权,并可以由此获得人们的尊敬,使其因贡献知识而自豪。谁拥有更多的知识,谁奉献的知识越多,谁就拥有话语权,权利因此可能真正流向拥有知识的人的手中。
3.2 知识陈旧 企业知识管理部门费尽心力采集到企业的核心知识,将其录入知识库,希望可以反复使用,提高员工生产率,但在瞬息万变的商业环境里,新知识层出不穷。BLOG对解决该问题的建设性意义在于：知识实时更新。员工采用BLOG作为自己的实时工作学习记录工具,相对来说在一定程度上解决了这一问题。当然员工利用BLOG记录自己的相关工作行为和心得等与企业知识部门采集知识一样都属事后行为,对将要解决的问题也许意义并不大,但比起后者来说,员工利用BLOG随时记录自己的行为和思考更具有实时性,相对来说对将要解决的问题更有建设性。
3.3 缺乏相关背景资料,知识实用性较差 知识的使用往往是在一定的背景条件下,缺乏对问题解决的前因后果的描述,人们往往很难理解采用该知识解决问题的原因。
BLOG对此的建设性意义在于：BLOG记录丰富的背景材料,人们借此可以很容易理解知识的运用原因和运用环境。如一个团队采用BLOG对某项目的计划、实施、控制等进行沟通,BLOG真实地记录了这一过程,这些丰富的背景材料本身就是知识,不仅可以纠正项目实施过程中遇到的若干问题,而且也可以用来事后查证项目的失败或成功的原因,还可以为将来类似项目提供详实的第一手资料。
4、结束语
博客作为一种新的网络交流方式,以其相对于以往网络交流方式所具有的优越性,正在受到人们越来越多的关注。博客作为新的知识管理工具应用于企业知识管理,能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,从而更好地提高企业知识管理的效率。并且博客对企业知识管理过程中的几大难题具有建设性的意义。总之,将博客作为一种知识管理工具应用于企业知识管理前景广阔。
参考文献
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