如何加强企业行政办公文书的自动化发展
办公自动化是现代社会信息化发展的产物，是一种新型的办公模式。办公文书自动化为作办公自动化的组成内容，为企业行政办公管理减轻了压力，并确保了工作的准确性。办公室工作作为企业发展的重要支撑，能否及时准确的为企业提供服务以及参考方案，这是现代办公室面临的重要问题。在市场经济激烈的竞争下，企业需要不断的加强办公自动化的改进，努力适应市场经济的发展趋势，保障企业的稳定发展。
一、办公自动化的含义及利用价值
办公自动化，主要指办公室业务处理与信息处理在综合了自动化、网络化及智能化的条件下而实现的办公。办公自动化的文书工作，即利用办公自动化方式进行的办公室文书工作。文书工作一般涉及到公文撰写，相关文件处理，以及拟办、立卷、归档等，文书工作是办公室工作的重要内容。办公自动化运用在文书工作中，对于文件的搜集、编辑、审核、修改、整理、传输及打印带来很大的便利，同时，在工作中的日常事务处理、部门信息交流共享以及会议信息处理等利用自动化管理模式，有利于提高办公效率。
发展办公自动化，对于企业而言，降低了大量的管理成本。企业不用在办公管理上投入更多的人力及财力，办公工作也不再需要使用大量办公用纸以及相关办公用品、器材；办公自动化的实现还为企业发展带来信息便利，即加强企业与外界的信息交流，能从管理、市场、销售各方面获取新信息，也加强了企业与企业的友好往来；同时，办公自动化的实现还是对企业管理模式的完善，相对于传统的企业管理模式而言，办公自动化是企业跟进信息时代发展、创新企业管理的途径。对于办公人员而言，办公自动化的实现，则减轻了工作的难度和复杂度，能有效提高文件管理的效率，进而提高工作效率。
二、加强企业行政办公文书自动化的措施
（一）转变观念，突破传统办公模式的制约
虽然在现代企业办公管理中，已逐步实施办公自动化模式，并取得一定成绩。但是办公自动化观念还有待加强，表现在两个方面：一是人员的观念，传统的办公习惯了在纸上记录信息，习惯传递、收发以及整理真实书本文件，习惯开会讨论具体细则等。而现代企业实施办公自动化，必须转变观念，把这些工作通过现代的办公自动化加以实现，让科学的办公系统，为企业发展创效益；二是对自动化办公软件的观念转变，企业不能局限于某种软件或网络资源，要加以创新优化，开发其他资源网络，将人与网络密切联系。
（二）加强基础培训和指导，提高办公人员的智能素质
在高速发展的知识经济时代，任何工作岗位都要求工作人员具备相应的业务素质和知识水平。在企业办公自动化发展中，适应办公自动化，努力提高办公人员的素质和应用技能对于企业来讲很有必要。针对当前国内企业办公人员还不能适应办公自动化要求、仅局限于对办公软件使用的情况，企业要加强对办公人员办公自动化的应用技能培训，强化办公人员对文字、图像、声音等综合文件的处理能力，组织多类别的培训，加强统计、决策及信息交流的能力。企业还应引导员工加强学习，不断反思文书工作中存在的不足，并及时加以改进，不断提高办公人员的智能素质。
（三）加强文书处理工作的办公自动化
在进行办公文件处理时，办公人员应根据办公文书的实际情况，按照公司制定的文件处理流程和方案，及时处理办公文件。办公人员要重视对文件的检查、存储和传输，尤其注意文件处理的小细节，例如：文件的名称、日期、编号等。在文书档案工作中，办公人员要正确使用办公自动化方法，搜集并管理好档案，及时处理企业验收单及相关档案资料，并做好归档工作。
（四）完善办公自动化系统，构建基于Internet的办公自动化
办公自动化系统是一个极其复杂的系统，包含对诸多数据库的运行和管理。企业要想保证办公自动化的高效性，必须建立一个统一完善的信息平台，例如：构建基于Internet的OA系统。OA系统的应用在协调部门与部门之间、领导与下属之间的关系有重要意义。同时，OA系统还能加强企业与企业之间的交流合作。具体表现为，OA系统既支持客户端信息的创建与发布，又支持信息流的传递，通过应用服务器实现客户端与数据库的连接，使企业与外企业应用系统和资源集成，从而达到访问其他企业数据和应用的目的，这为办公文书工作的运行提供了很多的资源信息。
三、结语
本文通过对企业办公自动化含义、利用价值的分析，提出了企业办公自动化相关的发展对策。在信息技术蓬勃发展的时代，办公自动化对于提升企业文书工作质量与效率，推动行政流程化管理具有十分重要的作用。当然，客观因素下，办公自动化的实施避免不了这样或那样的困难，企业应该不断的优化办公文书自动化建设的环境，不断完善办公自动化设备，加强对办公人员的培训和指导，进而为改进企业办公自动化发展、实现企业效益最大化奠定基础。
