论中小企业项目管理的协调和沟通
中图分类号：F062.4 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）23-0038-02
伴随着管理学理论的不断发展，逐步形成了一门系统的社会科学理论，项目管理作为一门新兴的管理科学应运而生。在当前的背景下，我国中小企业的项目管理充满着机遇和挑战，同时面临一定的风险。在项目管理中组织行为的协调沟通是项目管理成败的关键因素之一，尤其在中小企业的基本建设、安全生产、设计科研和绿色环保等因素中，有效的协调和沟通具有积极与特殊的意义。管理沟通思想、理论和行为的研究伴随着管理学的发展而不断完善，并且越来越受到企业管理人员特别是高层管理者的青睐。
1 良好的协调与沟通对中小企业项目管理的重要性
项目管理主要分成五大类：质量管理、成本管理、时间管理、合同管理以及信息管理。项目管理的任务可以概括为“三控制、两管理、一协调”，其中的“协调”是指组织协调。建设和管理项目中参与的单位非常多，项目中组织利益的冲突、外部相关联的矛盾比企业中各部门的利益更为激烈，因而协调和管理的难度更大。而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力地合作，彰显出项目管理中沟通与协调的重要作用和意义。
中小企业管理的相对落后造成同一项目中会产生冲突、碰撞。例如，由于工期紧，施工人员需要加班赶工，无形中会使成本提高，施工的质量也会受到影响。因此，正面、积极的沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。良好的协调和沟通不仅为项目决策和计划提供依据，也为组织和控制管理过程提供依据和手段；同时降低基本建设、安全生产的成本；缩短建设工期起到促进作用。此外也有利于改善人际关系，从而提高领导者的管理水平和工作能力。
2 项目管理中的协调和沟通内容
在项目实施过程中，其各参与单位需要处理和整合众多复杂的业务组织关系。为了处理好各层级关系，也需要沟通与协调。项目管理中应着重做好以下几方面的沟通与协调工作。
2.1 项目管理组织与内部协调
中小企业必须建立强有力的项目团队，组织落实，领导责任强、有沟通能力、协调能力强、开拓精神、创新能力强。
中小企业的项目管理中应该注意，人员的安排应人尽其用、量才使用；要职责分明；绩效考核遵循实事求是的原则。工作成绩的取得，不仅需要主观努力，更需要同事之间的相互配合，还需要一定的工作条件，矛盾调解要及时彻底。
在与企业管理层关系的协调方面，应严格执行项目管理目标责任书。项目经理与企业主要领导既是上下级关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理要尽职尽责，全力以赴地抓好项目的具体实施。
2.2 项目管理组织的外部协调
2.2.1 业主之间的沟通协调
业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，要取得项目的成功，必须获得业主的支持。这就要求中小企业的项目经理做到反复阅读合同或项目任务文件，了解项目构思的基础、起因、出发点，了解目标设计和决策背景，从而理解总目标和业主的意图。
全体管理人员应充分尊重业主单位，加强与业主单位领导及其驻工地授权代表的联系与协商，听取他们对项目管理工作的指示和对项目管理人员工作的意见与建议，处理与施工单位的关系时，应切实保护建设单位的利益与合法权益，公正地对待项目其他参与方。
2.2.2 与施工单位之间的沟通协调
组织协调工作最难的就是对施工现场进行的协调，尤其可能出现的情况就是设计图纸与现场实际情况存在较大偏差，对此，中小企业的管理者应充分发挥组织协调的作用。首先要求设计人员第一时间根据变化的情况更改图纸，项目经理则应该协调解决工程进度、施工质量、工程造价以及合同管理中的有关问题，分析施工过程中存在的问题，并积极地帮助解决技术困难，与施工单位保持良好的沟通。
2.2.3 与监理之间的沟通协调
监理的主要工作是检查施工的安全、监督工程的进度、确保施工的质量。中小企业在遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等情况时，应及时得到监理人员的确认，并形成书面材料。当发生与监理人员意见不一致时，双方应本着合作双赢合的原则，在相互理解的基础上充分表述各自的见解，求大同存小异，充分协商以达成一致的意见。
2.2.4 与政府部门的沟通协调
建立与政府联系和沟通的部门，及时了解政府的有关政策、法规、条例和办法，及时做好征地、供电、供水、电信、环境保护、道路等方面的衔接工作。主动向地方部门汇报，以便取得政府相关各部门的理解、支持和帮助，从而达到事半功倍的效果。
3 中小企业项目管理协调和沟通中存在的问题
中小企业的项目管理过程中，由于对总体目标思想不统一，各职能部门之间的职责不明确，各有各的打算，甚至产生了对立的思想；由于缺乏沟通和必要的联系，面对项目实施过程中遇到的一些挫折和危机，造成内部不团结，减弱了凝聚力。
在项目管理过程中，中小企业管理者常常忽略了沟通协调的重要性，得不到建设单位、设计单位和监理单位的理解和支持，有时甚至会产生对立。除此之外，也存在一系列其他问题，如由于没有对施工合同进行认真的研究和分析，造成了施工方案得不到落实，施工计划不能认真执行，指挥不得力，步调不一致，因而造成项目在实施过程中质量、进度失控，工作混乱的局面。 中小企业在建设过程中也避免不了遇到诸多的外部问题。例如征地、道路、供水、供电、供气、排污、电信等问题。
4 中小企业项目管理中有效协调和沟通的对策和措施
现代项目管理中参与的单位非常多，尤其是中小企业的项目管理中五大责任主体、政府监督机构、劳务承包队伍以及各种材料、设备、配件的供应商等是一个复杂的项目组织系统。由于各个组织代表不同的利益方面，因此协调一致、齐心协力地为整个项目的利益工作，才能保证项目的正常运行。
4.1 建设单位项目部与有关职能部门的协调与沟通
建设单位与政府部门的问题是客观存在的，因此要求建设单位必须高度重视，在调查研究的基础上把问题和困难想到前面，把相关协调沟通工作往前赶。做出行动预案，以减少不必要的经济损失，避免拖延工期、增加工程的难度和成本，减少不必要的人力资源的浪费。
项目部与本企业职能部门关系的协调是通过严格执行项目经理的目标责任书来实现的。首先要求中小企业建立完善、实用的项目管理系统。项目经理部中每一个成员都要明确各自的工作和岗位职责，准确地知道自己所负责的部分与其他部分有哪些关联，制定出完善的工作流程，目标到位责任到人。
制定工作例会制度，定期召开会议，以达到信息共享。一次有成效的工程项目工作例会，可以满足工程项目团队内的多种沟通需求，通过工作协调，及时地解决施工出现的问题
另外，还可以建立项目激励约束机制。结合工程项目的特点，根据各个项目工作目标，进行量化分析，每月进行综合考核，实行绩效与奖金挂钩，充分调动起各方的积极性。其次是制定分项、分部工程目标的激励考核制度，对按期完工、实现所定目标的进行综合业绩考评，按安全质量和进度实施奖励和惩罚。
4.2 积极主动做好近、远、外层关系的沟通协调
工程项目要按期完成，还要经常与设计单位和监理单位等部门保持沟通联系。建设单位还要充分发挥监理部门的积极性，切实对施工单位进行监督、检查，以确保施工质量和进度。首先应该让发包人一起投入到项目全过程，不仅是给对方一个竣工合格的工程。尽管有预定的目标，但项目实施必须执行发包人的指令，使发包人满意。尊重发包人，随时向发包人报告情况；加强计划性和预见性。其次，及时向监理部提供有关项目进度计划、其他施工资料、工程事故处理报告等。接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合。项目经理部应经常通过监理例会和监理工程师进行沟通。再次，项目部应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合。除此之外，在设计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流，对设计图纸与施工实际不吻合或设计中的隐含问题应及时解决。
4.3 沟通和协调过程中做到灵活性和原则性的有机结合
在处理问题和解决矛盾时，要把原则性和灵活性与沟通协调有机的结合起来，这是解决和化解矛盾的基本方法。在中小企业项目管理中，沟通协调的技巧，特别是对于发生争执的处理，协调要有艺术性，要确保争执得到有效的控制。对于项目实施过程中出现的问题，应坚持做到多协商对话，平衡和满足各方面的利益，找到最佳的解决方案，尽快地把问题消灭在萌芽状态。针对那些不影响项目管理大局的争执，应求同存异，正确引导争执的双方，说服向对方做出适当的妥协或非原则性的让步，避免争执扩大。面对涉及双方共同利益的争执则需要采取互量互让、加大合作方式、形成利益互补，理性地化解矛盾消除分歧。
5 结 语
中小企业项目管理中不仅要求管理者做好本岗位职责范围内的工作外，还要具备其他一系列管理技巧，应具有雷厉风行的工作作风、良好的沟通技巧和人际交往能力，以及处理和解决问题的协调能力。中小企业由于自身的限制而出现一系列状况，要求项目经理要加强这方面的管理能力，以打造具备高素质、有凝聚力、能打硬仗的团队，保证工程项目的目标圆满完成，对整个项目达到资源优化的目的，促进企业健康持续的发展。
