探究现代企业信息管理中OA系统的应用
随着现代科学技术的快速发展，计算机技术、通信技术、网络技术和信息技术被应用到各个领域当中同样在企业信息管理当中也得到了广泛的应用。OA系统就是Office Automation System，意为办公自动化系统，实质上是将计算机系统、信息技术、通信技术和软件技术，结合现代的自动化设备综合运用，在相关技术人员的操作下服务于某一目标指令的管理系统。通过此系统能够进行文字处理、企业数据处理、资料再现、电子行文管理以及辅助决策等功能。将OA系统应用与企业信息管理中，能够促使企业向现代化、科学化发展，同时在很大程度上提升企业的办公效率。
一、OA系统的技术支持
OA系统是企业办公自动化系统，随着科学技术的快速发展OA的内容在不断扩展，随之其技术也在不断的发展，目前主要形成以下几种技术。
第一，net关系型数据库技术。此技术是建立在net+RDB办公平台，此种管理技术具有简单、力诺、应用的特点，而被广大企业所接受；第二，SUN的JAVA+RDB技术，此技术以其开放性、与管理平台的无关性引领者信息管理技术的发展，并快速在各领域中得到应用和推广，由此OA市场领域得到很大扩展；第三，IBNLotusDomino技术，此技术的主要优势表现在电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制几个方面，随着OA系统应用内涵的不但丰富，其在大量结构化业务信息处理方面的不足表现出来，此技术下的OA系统较为擅长的是办公应用的支撑；第四，Suo基于saas的j2ee服务。Suo自2006年在上海成立，并以真正的软件即是服务的技术理念，将业务流程和审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台。此信息化管理技术擅长业务流程和其审批流程，此信息管理技术注重与第三方ERP的集成工作，实现企业的业务流程和其审批流程的全部打通，最终形成报表的形式，为企业的决策提供服务。
二、OA系统在企业信息管理中的重要作用
信息管理主要是人对信息资源和活动的管理。OA系统是建立在信息技术的基础上，此管理系统综合了计算机技术和电子技术，在器官的信息管理中起到了重要作用，主要表现为以下几个方面：
（一）提高企业的信息管理质量和效率。传统的企业信息管理方式是通过人员来对大量的信息数据进行整理、过滤和分析，虽然运用计算机数据对企业的信息管理提供了很大的帮助，但是对于一个企业来说其信息量之大，在计算机技术的帮助下仍需要耗费大量的时间和精力，由此不但工作效率不高，还可能会影响到其工作质量。而OA系统综合了计算机技术和电子技术能够快速的对系统内的文档和数据进行处理，同时还能够进行网上业务和审批流程，这样便改变了层级之间的签字流程，减少工作人员的工作量，节省工作人员的工作时间，提高其工作效率，此外，利用OA系统能够实现网上保存相关记录，由此便保证了信息管理的质量。
（二）OA系统促使企业信息管理工作的改革。OA 系统在促使企业自动化办公的同时还促进了企业信息管理的改革。传统的企业信息管理在收集信息方面就需要耗用大量的时间，而采用OA系统只需要将相关参与人员加入OA系统，可以通过发送邮件或是利用网络技术进行企业员工内部对话的方式将相关的内部信息进行传达和分享，通过此方式方便企业信息的及时有效传递，在很大程度上提高了信息的收集效率。利用OA系统在企业内部形成一个整体聚焦的信息网络，企业的所有员工都处于此网络中，便于企业信息的多向沟通和交流，这样不仅仅改变了传统的信息管理方式，还给企业的管理带来新的创新，促进了企业的信息管理。
（三）改变企业管理人员的思想观念、提升企业的业务素质。OA系统在带动企业信息管理工作改革的同时，还带动了企业信息管理人员的思想变革。通过现代化信息管理系统的应用，信息管理人员从中学习到了先进的办公技术和科学的管理方式，由此突破了传统信息管理人员的思想观念。同时通过自动化信息管理系统的应用对企业的业务人员提出了较高的要求，由此业务人员必须努力培养其时间观念、战略观念、信息观念、效率观念和竞争观念，由此促进业务人员整体素质的提升。
三、OA系统在企业信息管理中的应用
OA系统是现代信息管理中的重要手段，对企业的信息管理起着重要的作用，此系统在企业管理中的应用主要体现在以下几个方面：
（一）建立企业内部组织。企业信息的收集、过滤和分析处理的基础就是信息的交换网络。现在任何一个OA系统内都设置有组织结构，企业组织的设置是按照企业的部门进行分组，将企业中各部门的成员都放置到OA系统这一共同的组织中。组织中根据企业人员的不同职位进行标注，并在组织中制作员工的个人名片，将其部门、职位、联系方式等清晰的标注出来，这样在企业内部可以更具个人的工作需要快速便捷的找到相关人员。
（二）建立企业内部信息通信平台。在OA系统中建立企业内部的邮件系统，以保证企业部门内部、各部门之间快速通畅的通信和信息交流。同时在企业内部建立一个有效的信息发布和交流常说，以推荐企业文化的建设，加强企业的凝聚力。此外，在企业OA 系统中的功能模块建立职工建议箱，依此建立一个职工与领导层沟通的渠道，企业领导可以从自动那里获取一定的信息，同时通过沟通还能够提高职工的积极性。
（三）实现信息系统的自动化处理。在企业信息管理中有很多信息数据和文件需要上级领导审核和批示，有些重要文件需要多级领导进行审核和批示，这样的人员送签会浪费很多的时间，而应用OA系统则在文件和信息处理方面表现出极高的自动化优势。在OA系统中不同的员工对不同的信息数据和文件处理具有不同的权限，这样便能够保证每个职工履行跟人的制作，同时避免了代办和越级处理现象的发生。OA系统中实现了信息数据和文件处理的自动化，待每一级处理完信息数据和文件后直接保存至系统并通过系统转交到此信息数据和文件的下一步办理。此外，利用OA系统还能够对企业系统数据和文件处理情况进行跟踪和统计，这样既方便数据的随时查询和文件的流转，又改善了文件和数据处理的效率，真正实现了企业信息管理的自动化。
（四）提高企业信息管理的安全性和可靠性。在企业信息管理中，由于企业管理数据和文件的数量较多，对其处理时较为复杂，并且在这众多的文件中很多都是一些高机密的重要文件，因此在对其进行管理时需要保证这些文件的保密性和安全性。OA系统可以系统中设置相关的权限，通过权限实现对企业信息的分层管理，相关人员只能根据个人的权限查看其权限范围内的信息，这样保证了文件的安全性和可靠性。通过时OA系统能够将大量的企业信息管理数据在网络中心系统进行备份。从而避免文件的替换信息和消失，这样便进一步提高了企业信息管理的可靠性。
四、结束语
企业的信息管理对企业的发展有着重要的影响，而企业信息管理中OA系统的运用增加了企业信息管理的科学化和自动化，通过OA系统的应用使企业的信息管理质量、管理效率得到很大程度的提高。另外，OA系统通过构建人性化的管理界面、完善的组织内网和合理的信息数据管理方式，实现了信息数据的高效管理和利用，促进企业的发展。
