企业人力资源档案工作的问题和建议
引言：人力资源档案工作对于及时、全面为企业提供人力方面的相关资料，促进企业的发展，提高企业相关工作的质量与效率，以及促进人才的合理流动、配置，保障人才的合理利用，促进团队的和谐发展都是十分必要的，所以说企业的职工档案管理对于整个公司的人力资源管理是必要的前提与基础，同时也是正确的评价与任用人才的依据。但是目前我国的企业在人力资源管理方面还存在一些问题，需要及时解决以进一步促进企业的健康发展。
一、企业人力资源档案工作的观念
传统的企业人事管理工作存在许多的局限性，随着社会经济的发展，人事制度的相应改革，更加人性化的人力资源档案工作的观念随之诞生。它在安全性、准确性、速度性以及效率方面都具有明显的优势。
企业的人力资源档案工作针对的是企业的职工各方面信息，因此在人力资源工作中应更加重视数字化的管理理念。随着社会日益激烈的竞争，人才的流动性也日益频繁，因此，企业对于人才的信息要求也逐渐提高，数字化可以帮助人力资源档案工作获得更加安全、更加准确、更加快捷的人才信息。档案工作的信息化适应了社会发展的需要，同时，信息化可以相对降低企业的管理成本，提高信息的流通速度，因为人力资源档案不仅包含职工的最基本信息，而且还包含着其信用信息和健康的信息，另外其信息的来源较为复杂、多样，借助数字化可以便捷分散信息的集中管理，减少人力、物力以及财力的消耗。所以数字化对于企业人力资源档案工作是较为理想的模式。另外，借助对于权限的限制可以较好的保障人力资源相关材料的安全性、准确性以及完整性，同时还可以较好保护个人的隐私权和知情权。
二、企业人力资源档案工作存在的问题
企业的职工档案管理是企业人力资源档案工作的基础。职工人力资源的档案工作主要是维护职工工作期间的人力资源相关的数据以及其自身的有关数据，但是由于多种因素的共同作用，使得职工的人力资源档案工作存在许多的问题。
（一）忽视企业人力资源档案工作的重要性。虽然人力资源档案工作对于企业的发展十分重要要，但是，目前我国仍有许多企业忽视了这种重要性，对于人力资源档案工作的重视度不足，在档案工作方面意识较为淡薄。另外，企业从事人力资源档案工作的管理人员对于档案管理自身就没有足够的重视，而且其工作缺乏足够的责任感，又缺乏相关的专业理论知识，因此，对于人力资源档案工作的重要性以及积极意义并不能充分的认识到。
（二）人力资源的档案内容缺乏真实性、完整性。目前，一些企业的相关人力资源档案内容存在缺损，不够完整，另外，其档案的真实性也存在疑议。有些企业的档案在材料的时间上存在不连续性，有些档案的材料在一些重要的信息，如个人的履历、学位、职称以及工资等资料方面收集的不够完整，由于在职工的个人情况变化时就不能及时的补充新的材料，跟不上职工个人经历变化，因此就造成了档案材料的不完整。还有一些材料的审批手续存在欠缺，甚至有些档案内容存在前后矛盾的现象。
（三）人力资源的档案存放、保管不利。企业的人力资源的档案种类较多，所涉及的相关领域也较为广泛。目前，企业人力资源的档案在存放上十分凌乱，没有详细、具体的分类，档案资料没有形成完善的管理系统，档案存放较为分散，人事部门存放着部分档案，具体的业务部门也存放着一些档案，这就造成了档案不能及时归档，有些甚至在保管的时候由于种种原因造成丢失的现象，这就为企业人力资源档案的工作带来了许多麻烦。
（四）企业人力资源档案管理方式较为落后。有些企业仍采用传统的方式来进行人力资源的档案管理，主要凭借经验和手工手段来进行管理，应用传统的软件进行记录。这往往会造成档案材料传递的不及时，同时字安全性方面也存在一定的隐患，为数据的统计带来困难，使得企业难以及时掌握人力资源的实时数据信息，对于档案材料的利用率较低。
三、企业人力资源档案工作的几项建议
为了更好帮助企业利用人力资源档案材料，提高企业的管理水平，促进企业人才的发展与培养，就要促进人力资源的档案管理工作，有效保护与利用档案信息。为了解决目前企业在人力资源档案工作中存在的一些问题，促进其更好的发展，本文提出了以下几点建议。
（一）采用现代化的管理手段。人力资源的档案管理工作必须摆脱传统的模式，改变落后的手工操作，借助现代化的技术手段，实现管理的自动化和网络化，以及文档的一体化管理，使得被动的接收文档文件转化为主动的开发人力资源档案材料的潜价值，以便主动为企业提供服务。传统的档案材料主要以纸作为媒介，所占用的空间较大，而且也不便于保存，所花费的成本较高。为了降低企业档案管理的成本，方便其利用管理人力资源档案信息，企业应借助多媒体网络平台来改变原来工作策略。企业将职工的个人档案信息数据输入计算机，使其形成完整的数据化档案材料，另外，企业可以建立内部的网络平台，促进资源的共享。
（二）规范人力资源档案工作的管理。为了更好的利用人力资源的档案材料，满足企业发展的需要。应设立专门的管理人员进行相关档案管理知识的系统学习，采用科学手段，合理管理人力资源的档案，加强企业收集、甄别、整理等的工作，做到及时掌握并记录相关人员的变动状况，做好档案工作的安全性工作。同时，还要加强相关制度建设工作，档案的收集必须做到及时、真实、完整，工作人员在进行鉴别的时候要认真、严谨，并采用科学的手段进行整理。
（三）保障企业人力资源档案内容的真实。真实是企业人力资源档案的基础和前提。企业应在原有的相关档案基础之上进一步核查，核对职员的个人信息，删除无效、虚假的信息，同时拓展存档的范围，建立完善的分类体系，将职工个人可以公开的信息进行分类储存，建立相关的人才数据体系，并由专门人员进行管理，做到及时更新档案的个人信息内容。对于企业中较为重要的人才，应收集更加详细的个人信息。另外传统的个人信息以书面文字为载体，承载的内容有限，借助多媒体可以凭借音像等形式的来丰富信息的记录，拓展信息储蓄量，以形成更加完备的信息管理体系，提高档案的整体利用效率。
（四）提高企业人力资源档案管理人员的素质。企业的人力资源档案管理者的素质水平对于企业的档案工作的规范化是十分重要的，因此，必须抓好相关人员的培训工作。首先，要进行相关档案法律法规、行业标准以及规章制度等的培训；其次，培训档案管理人员对于各个操作环节的实际技能。同时，作为企业人力资源的档案管理员必须努力学习相关的现代化管理知识，以更好的适应不断更新的档案管理方面的要求。可以借助展览的手段，来展示档案管理工作的相关职能，借助培训、会议等机会宣传企业档案工作的相关政策方针及执行的情况。借助宣传来提高从业者的档案意识，从而营造一个良好的档案工作氛围。
（五）充分借助档案信息进行企业人力资源的开发。企业未来的发展，战略的选择离不开人力资源的管理，人力资源的档案工作是人力资源管理的基础与前提依据。建立完善的、有效的企业人力资源档案可以最大化的促进人力资源开发，使得人力资源的相关信息实现共享，促进企业各部门之间，以及组织和组织间人才的合理流动，使得企业可以及时发现人才，防止企业压抑、埋没人才，为企业选拔人才提供综合、系统的决策依据，将对于职工的培养与关心体现在企业人力资源档案工作的工程之中。
结论：企业的人力资源档案管理对于企业未来的发展以及战略决策是十分重要的，为了促进企业更好的发展，适应社会发展的需要，应重视人力资源的档案工作，采用现代化的管理技术，建立合理的档案管理体系，提高从业者的档案意识。
