刍议事业单位档案管理信息化的建设和发展
中图分类号：TS422文献标识码： A
事业单位档案管理信息化有利于事业单位档案中的信息资源全面的开发，事业单位档案信息资源的分享性提高。可以在事业单位档案管理工作中信息可以进行远程传送，可以将信息公开，因此方便快捷的进行核对，事业单位的办公效率进一步的提高。事业单位档案管理信息化是事业单位发展的必要条件。
一、目前事业单位档案管理信息化的任务
事业单位档案管理信息化中，建立信息资源的过程中存在两大任务：①建立目前事业单位档案目录的数据库与部分全文的数据库。把全部储存的信息都深入的挖掘出来，提高事业单位档案管理的工作效率。目前最主要的是要不断的完善数据库的建设，让计算机的检索功能的用处得到充分的发挥。在建设数据库之前，要求工作人员将事业单位目前的资源进行整理入库，方便档案资源的审核。对特殊的资源信息需要加强管理。②在数据库建立之后，对事业单位档案管理的信息资源进行入档便于信息化的管理。目前随着信息技术不断的发展，事业单位的管理软件也早就运用在管理大量的信息档案中。因此要保证文件入档的规范和完整性。需要对文件在电子入档的时候的，对储存、核对、录入等一些工作进行监督，要求工作人员按照其规范来进行。对电子档案管理的安全和保密性加强，对电子档案管理做到全面性的防护工作。
二、目前事业单位档案管理信息化建设和发展的问题
所以的事业单位都把档案管理渐渐的信息化了，从专业的角度来看，信息化的建设速度还是达不到要求的，不同的事业单位在档案信息化的建设上存在着差异。以下几点将分析档案信息化建设中存在的困难和问题。①事业单位中对档案管理的人员对管理档案的工作还不够充分的认识。事业单位档案管理信息化在不断的完善中，档案信息化已经步入正轨了，需要加强事业单位档案的管理者的管理意识。在目前的管理工作中，很多的管理者对于档案的管理工作不够重视，经常会以经费不足或者是其他借口，来推迟对档案信息化的建设工作，管理者的片面认识，是阻碍档案信息化发展的主要原因。②事业单位对于档案管理信息化的建设投入的力度还不够，阻碍着档案信息化的发展。一些单位因为资金短缺，无法添设很好的硬件和软件上的设施，对于档案管理的信息化建设只发展到口头和书面上，没有办法把档案信息化进一步的实现，最终对档案管理工作一直存在传统的管理中，工作效率会因此受到影响。③ 在对于档案管理的人员，素质不高。最近几年中，出现了一个普遍的现象，就是在事业单位档案管理的专业工作人员出现了紧缺。一些事业单位对档案信息化的建设中投入了大量的资金，但是对于管理人员很少有是专业的，不具有计算机软件这些方面的专业知识，也无法把新技术很好的吸收，在管理档案的过程中对信息技术运用的不够专业，导致档案管理信息化建设只存在简单的录入和查找一些功能上。④在档案管理信息化中，拥有功能全面办公软件的事业单位不多。目前单位的档案信息化管理已经是事业单位中的主流，很多的事业单位却没有操作简单、功能全面的办公软件。一些拥有全面软件的事业，都不能在短时间内很好的掌握运用，也将影响着档案信息化的建设工作。
三、事业单位档案管理信息化的建设和发展的建议
①事业单位档案管理信息化建设的普及同时，档案的数量和分类也在不断的增长，这无疑是事业单位档案管理信息化工作中的新挑战，因此要对管理档案的人员的教育进行加强。目前的社会中互联网的技术在不断的发展中，互联网也得到了广泛的应用，事业单位的档案信息共享的要求是越来越高，传统的管理方式中无法将信息共享的问题已经渐渐的显露出来，因此加快事业单位档案管理信息化建设的工作是目前的重点，需要相关的负责人对此进行重视，使管理人员了解到档案管理信息化对事业单位的发展有着重要的作用和意义。对档案信息化的建设做出规划，定制出近期的目标和长远的目标，将事业单位档案管理信息化的建设和发展进一步的推动。②事业单位需要增加对档案管理信息化建设的投入。对档案管理信息化建设大力的支持，完善档案管理信息化建设所需要的各种技术和软、硬件设施，将档案管理的工作不断的进行完善，将事业单位中的档案管理工作信息化进一步发展。③按照事业单位的实际情况选择适合事业单位档案管理工作的办公软件。不但要重视事业单位档案管理信息化的建设，还需要对重视在事业单位档案管理的工作中应用软件的开发，这能够将事业单位档案管理信息化的建设和发展更好的展开。④对档案管理的工作人员进行素质培训，提高他们的管理能力，培养出该事业单位的管理人才，加强管理人员对计算机知识的认识和掌握。保证该事业单位档案管理的人员拥有必须具备的工作技能和综合素质，以及满足单位的实际需求。⑤事业单位档案管理信息化，是促进事业单位发展的条件。档案管理信息化，使事业单位中的工作效率有效的提高，有效的对政务进行公开。这些也都是事业单位一直努力的方向。
四、结语
事业单位档案管理信息化是档案管理建设的目标。档案管理信息化与事业单位的内外部工作和对整个事业单位都有着直接的影响。与此同时，档案管理信息化也是该事业单位的工作质量和科学研究方面的重要基础。将事业单位档案管理信息化的用处充分的利用起来和展现出来，对整个国家的资源共享、社会进步都有着极其重要的推动作用。
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