浅谈高校网上自助报账的优势、问题及对策
随着高校规模化发展和多校区管理运行，高校教学经费、科研经费等资金来源渠道的多元化，高校经费项目不断的增多，财务资金每年核算量以亿元为单位的增加，使得高校财务部门报账业务量剧增，“报账难”问题日益突出，报账人员和财务人员的矛盾日益激烈。针对这一问题，高校财务部门一直在不断探索解决方案，从引进叫号机，到报账大厅设置不等候专窗、教授专窗、外汇专窗、快捷报账专窗等，都在一定时间段、一定程度上缓解报账矛盾，但也产生了新的矛盾，治标不治本。随着高校财务信息化的快速发展及高校校园网络平台的不断壮大，近几年，很多高校都相继推行了网上自助报账系统，利用网络提高工作效率。
一、网上自助报账的概念
网上自助报账，是指经费主管利用网络平台登录学校财务部门网上自助报账系统，预先进行网上报账制单等一系列操作。经费主管也可将自己的全部经费项目或某个经费项目授权给其他教工、研究生进行操作。其流程主要为：进入财务部门校园网络平台点击“自助报账系统”，登陆网上自助报账系统界面，输入登录账号、密码、验证码，进入网上自助报账系统，选择报销功能选项，生成自助报账单，经费主管在报账单上签名确认，向财务部门投递网报单。
网报接单窗口财务人员简略审核网报单，发现问题及时指出，并要求报账人及时更正。网报单随后再分配给各位审核人员，审核人员扫描网报单上的网报条形码，导入报账人制作的会计凭证，对所有项目进行审核，包括：审核原始单据和网报单据金额是否一致、凭证摘要、经费项目、经费主管、会计科目分类是否正确等，审核无误后打印会计凭证。如果报账信息有问题，财务人员将对网报单和相关原始凭证纠错修改直至正确。信息无误的会计凭证经网报复核专窗的复核人员复核无误后，将由网报出纳专窗的出纳人员直接支付报账金额到报账人指定的银行账户上。报账人除了需领取支票的业务会在接到财务部门通知后到报账大厅领取支票，其他网银对公、网银对私业务均不需再返回报账大厅。
为了配合网上自助报账系统的推行，财务部门还相应推出多种网报单投递方式：报账人可以直接到财务部门投递；有委派会计的学院交由委派会计受理；财务部门每天定时上门到各单位收取网报单（包括各学院委派会计做好的网报会计凭证）。
为加快推广“网上自助报账系统”的使用，财务部门初期每天在报账大厅里用幻灯片的形式循环播放网上自助报账的每一步具体操作流程，方便广大师生在等待报账的同时，更加直观地了解网上自助报账的流程。与此同时，财务部门、科技处、纪监办联合开展多场科研政策、科研经费管理宣讲活动，到各学院、各部门上门宣讲科研政策、科研经费管理、使用科研经费时的重要原则、财务报账中的重要注意事项，以及宣传网上自助报账的优越性等。财务部门还积极地在校本部、大学城校区开展多场网上自助报账系统知识培训，讲解网上自助报账系统的使用方法，用图文并茂的方式讲解操作步骤，将各种业务报账流程清晰地进行展示。
财务部门所有工作人员面对报账人员均要做好有关网上自助报账的推荐、解答工作，同时听取广大师生对网上自助报账系统提出的合理化建议，从而为进一步完善网上自助报账系统的可操作性与简便性提供参考。
二、网上自助报账对比传统的方式的优势
第一，缓解了财务部门报账人员人满为患的情况。实行网上自助报账后，报账人可以在任何时间、任何地点在网上进行自助报账，避免了在报账大厅长时间的排队等候。
第二，高校财务发展的大势所趋。因报账人提前根据网报系统的操作提示将发票进行归类、整理和计算，节约了财务人员的审核时间。财务人员工作由原来的原始凭证的审核、核算、记账凭证的录入简化为复核工作，财务工作逐步从核算型向管理型转变，整个过程科学合理，一定程度上缓解了高校“报账难”的问题。
第三，报账人因需自己提前核算原始票据，故此，曾经一张粘贴单上粘贴大量、混乱的票据的情况有所好转，审核人员核算票据方便了许多。
第四，网上自助报账模式下，报账信息可以通过网络、电话传递，报账人不再需要等候和面对财务审核的询问，对不能顺利报销的票据，只需按照提示补办手续即可完成报账，缓解了报账时等候的时间对报账人员、财务人员双方的压力。
第五，报账过程透明化。从报账人网上填写报账单开始，到相关部门领导审核签字，再到财务部门受理网报单、审核、复核、付款等一系列过程，报账人均可以随时查看到报账状态，全程追踪报账过程。
第六，费用额度制约化。报账人在网上填写的报账金额会被严格控制在项目、科目预算的范围之内，杜绝超支。报账人填写的报账金额超出项目、科目预算时，系统将会显示提示信息，避免产生网上可以填写而实际不能报账的问题。特别是每月导盘发放在职人员、校外人员、学生劳务费，传统报账方式下，每月均有超过三分之一的单据，或因经费项目余额不足、或因经费科目超预算、或因导盘转入经费项目号不符等情况需要通知经费项目主管更改经费项目，通常打电话联络经费主管的时间比审核报账花费的时间还多。
三、高校推行网上自助报账衍生的问题及解决方法
网上自助报账这种新颖的模式对提升高校财务报账工作效率无疑起到了相当重要的作用，但是在实际的操作过程中也会存在一定的问题。
第一，网报费用项目填写需要报账人按票据归类整理计算金额。费用项目对应的会计科目设置罗列虽然清晰，但报账人因种种因由而填报错误较多，使导入的凭证经常需要大量修改。 第二，网报单的总金额或因为票据本身不合格、或因为报账人对财务政策的不清楚，金额经常会出错。财务部门规定，若最终核算金额小于网报单金额，审核人员在网报单上填写最终票据张数、金额大小写，并通知报账人知晓。若最终核算金额大于网报单金额，则需要该网报单经费主管来报账大厅签字确认。而这些情况很多，财务人员因这些情况与报账人沟通占用了大量的审核时间。
第三，财务人员与报账人员的沟通不及时，影响效率。传统的报账方式下，报账人员和财务人员可以进行面对面沟通，有关票据的补充情况说明、票据违规问题，经费违规使用问题、特定项目需领导审批问题、银行账号有误等情况可以及时沟通解决。实行网上自助报账后，由于报账人不在现场，财务人员在审核过程中往往会有一些问题需要与报账人沟通，这时只能通过电话联络，而不管报账人是老师还是学生，财务人员的工作时间也是他们的教学、科研、上课的时间，电话沟通通常不会很顺利。财务部门审核人员多、电话分机多，即使事后报账人员回拨财务部门的电话，也很难知道具体是哪一个审核人员在办理他们的业务，这些都直接影响报账的效率。
第四，网报系统虽然设置了可以发送短信与报账人进行联络沟通的功能，但90%的短信被当成垃圾短信被电信部门屏蔽掉。财务人员无法用短信与报账人进行沟通，只能通过电话联系，很不方便。
第五，报账人因需自己提前核算原始票据，一张粘贴单上粘贴大量、混乱的原始票据的情况有所好转。但有时矫枉过正，有的报账人员一张粘贴单仅贴一、两张票据，同一个网银收款人做出多份会计凭证。有的报账人熟悉网报系统报账流程后，虽然一份网报单可以附多张粘贴单，但多数情况下网报凭证信息和原始票据的顺序对应混乱，审核人员无法核对采用，只能删除报账人的凭证信息，重新录入。这些情况反而增加了财务人员的工作量。
第六，许多报账人将网上自助报账理解成为可以随心所欲的网上自由报账，大量的违规发票、违规使用经费现象出现，每天财务人员都有大量的退票、解释等工作。
第七，报账人在网上填写的报账金额会被严格控制在项目预算的范围之内，报账人填写的报账金额超出项目、科目预算时，系统将会显示预警信息。但在报账人填错会计科目、违规使用经费时，系统则无法显示预警信息，甚至有时是报账人无视预警信息违规制单。这些情况在报销餐费、燃油费等，发放在职人员酬金、校内外人员劳务费、学生各种补贴时时常发生。
第八，有部分老师觉得自己操作网报比较麻烦，又不放心授权给其它老师或研究生，他们觉得传统报账方式中将单据当面交由财务人员审核更方便、更放心，导致对网上自助报账系统的使用产生抵触心理，影响网报系统的全面推广。特别是每天都可以通过教授专窗享受优先报账的教授们更是认为没必要进行网报，直到财务部门取消了教授专窗，促使教授们带头使用、推广网上自助报账系统。
第九，随着网上自助报账业务量的不断增多，以及校园网网络设施等关联问题，太多的人在相对集中的时间同时大量访问财务自助报账系统，使得网报系统经常瘫痪，不能正常使用。而财务系统管理员人员少、任务重，不能及时解决系统出现的新情况、新问题，并及时反馈。财务部门已经通过购买相关辅助设备、加强与相关单位联络沟通等手段以便进一步完善程序、完善系统软件、强化网报系统的操作功能。
除系统故障外，网报不顺利，大部分问题都是由于报账人员对财务报账基本知识缺乏。财务部门可以针对报账人员定期开展一些财务基本知识的宣讲培训，重点讲解各类经费的使用规定、真假发票的辨认、发票的分类整理、票据的规范粘贴、以及如何把相同的经济业务进行合并操作等基本知识。报账人员既可减少返工率，财务人员也同时减轻了工作量、节约了审核时间。网上自助报账系统将实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化，以全面提升财务信息质量，提高财务管理水平。
四、结语
高校财务网上自助报账系统作为一种全新的报账模式的使用，有其独特的优势，节约了报账的时间，提高了报账效率，提升了财务部门的服务水平，缓解了财务部门报账难的压力。同时，随着系统的应用所产生的一些新问题，也需在实际应用中继续摸索和优化完善，唯有这样，该系统才能发挥出最大效用，并进一步大范围地推广使用，全面实现网上自助报账。
