做好新时期房地产档案开发利用工作之我见
中图分类号： G271 文献标识码： A
引言
随着社会的快速发展，房地产行业已经占据了社会很大一片市场，而在房地产的档案管理上也有了新的发展形势，新时期的房地产档案已经完全不等同于传统意义中的档案，它在收集、保管、利用等多方面都发生了质的变化，尤其在房地产档案的利用、服务功能方面赋予了新的内涵。由于旧城改造与新区开发的强势推进，产权纠纷不断增多，房地产档案的数量也快速增长，利用频率大为提高。这些材料所承载的产权信息是否得到有效的利用，直接影响房地产市场的发展。加强房地产档案的开发利用，对于提升房地产档案的价值，更好地为经济建设服务具有重要意义。
1、房地产档案资源开发中存在问题
1.1档案信息资源管理分散，不利于开发利用
信息资源的丰富是开发利用的基础，但实际上，业务和行政档案没有完全集中管理。在目前情况下，房地产档案信息均分散在多个部门进行保管存放，一些档案室的建设并不是在档案部门统一规划下进行建立，这种分级管理模式常导致档案资源难以做到有效共享，并且档案室出现重复存档以及争夺档案资源现象，甚至存有相关法律法规相互冲突，无法协调工作等问题，直接对档案资源的充分开发利用造成一定程度的阻碍。现代房地产开发企业行政、人力资源、财务、工程技术、销售、物业管理等部门一应俱全，在经营管理活动中形成的文件基本上由各部门分散管理，有的甚至保存在业务经办人手里，在档案管理工作中没有做到集中统一管理。由于房地产开发企业人员的流动性相对较大，文件的分散保管使档案容易散失；档案保管的责任不清，工作出现问题时便互相推诿，使文件流失的几率增大。这些情况必然影响到档案的管理和利用，影响业务工作的开展，给工作造成困扰，严重的还会对企业的利益造成损失。许多房地产企业存在局室合一的管理制度，虽然此制度有助于管理部门执行其应有职责，监督并且协调室藏档案开发利用工作，但是这样的管理制度，从根本上来说，部门对档案室的监督相当于对自身的监督，因此无法对开发利用档案形成有效的督促检查。
1.2档案开发利用服务观念落后，对档案认识不足
首先，许多人对档案工作的认识仅局限于个人人事档案，但具体涉及到保管、利用以及内容却均不清楚，甚至许多领导干部认为档案工作只是单纯保管好档案实体，无需开发利用。其次，档案工作者自身素质问题。多数档案工作人员仅具备档案文史知识，而熟悉精通计算机信息化、管理、法律等综合知识人员稀少，单一知识结构直接阻碍了档案信息资源开发利用。我国目前相关法律法规中并没有明确指出哪些档案可以随时开发利用，哪些不可以，而到期却不适合开放的档案需要如何处理，档案部门需要如何审查档案均没有相应的法律法规指引与指示，档案室对档案信息开发利用具体尺度无法准确把握，另外《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》中虽对公民隐私权做出保护，但是，相关档案法律法规中并没有明确指出，涉及到公民隐私的档案需要如何处理，什么是涉及公民隐私的档案，档案开发利用重要还是保护隐私重要等问题均没有涉及。一定程度上阻碍了房地产档案信息的开发与利用。
1.3档案管理人员的专业素质普遍不高
由于缺乏对房地产档案管理队伍的管理和建设，以及在人员管理中缺乏综合管理，大多部门较为重视前台的登记业务工作，但往往忽视了对档案管理工作人员的应用管理，致使档案管理人员大多为学历低、年纪大并且缺乏对计算机技术了解的人员，致使档案管理人员的综合素质普遍较低。通常只能够完成日常的工作。同时，在一定程度上也造成了房地产档案管理工作方式单一、服务内容老化等问题。
2、谈房地产档案开发利用的策略
2.1加强房地产档案信息化建设，突破利用局限
房地产档案信息化主要包括档案原件管理和档案数据管理信息化。档案原件就是原始文件，是数据源头和房地产身份证明。电子档案数据指原件数据化后的数字档案，它从原件提取数据，利用数据库进行各种操作。要建立高质量的档案信息系统，保障档案输入准确性、完整性，在利用档案的过程中不断更新升级档案信息系统。同时建立多途径搜索方式，方便用户快速查到想要信息。自从房产管理信息综合系统实行以来，极大提高房地产事业工作效率。但是随着房地产日益成熟，在业务办理过程中逐渐暴露出局限性，开始制约信息化工程发展。据调查反映出两个问题：第一是在前置业务已受理情况下，在下一步收件的时候进行验收，如有变化则要扫描变化之后的材料，做到同一资料不同版本管理和共享。若无变化则与前置业务资料实现共享。第二，当收件资料是前置业务成果时业务人员根据情况查询前置业务办理过程，以数据或扫描件等形式完成共享。为避免资料重复，需要统一规范业务内资料名称，在统一业务资料基础上再次调研，统一想法，制定计划，进行测试。资料共享系统情况稳定，不仅实现房地产档案资料共享，也为日后信息化档案管理奠定了基础。
2.2加强房地产档案信息服务，丰富利用形式
加强房地产档案信息的服务开发，增加利用形式。加大宣传力度，通过各种媒体，举办房地产展览向社会展示档案资源的价值和利用方法，使人们的意识形态影响实践行为，逐步提高民众的档案信息意识。同时也要树立超前服务的意识，建立房地产档案网络中心，实现资源的最大化共享。
2.3提高档案利用工作的科技含量
档案馆应该加大档案数字化建设力度，进一步完善目录数据库及全文数据库。并将数据合库，使用数据库管理软件对接目录数据和全文数据。产权办证使用的交易及权属管理系统应当与档案馆使用的一体化图文信息系统进行链接，以满足社会利用需求。另外房产档案部门开发的软件需要不断完善更新，将数字信息进行二次加工，使其更加详细准确直观。
2.4提高房地产档案管理人员的综合素质
随着社会的发展，科学技术正不断发生日新月异的变化，特别是数字化、信息化程度的加快，再加之房地产档案业务不断更新和拓展，都迫使房地产档案管理人员不断提高自身的综合业务素质。“大力提高房地产档案工作者驾驭信息技术的能力，建设一支以既精通房地产管理业务，又熟悉计算机信息技术为主体的专业队伍,是实现房产档案管理现代化的关键。”要创造条件使档案管理人员在工作中获得学习机会，适时进行系统培训，不断引进先进技术，提高整个档案管理数据库的服务能力，吸收各高校专业人才，注入新鲜血液。
2.5加强房地产档案信息化建设，突破利用局
限房地产档案信息化主要包括档案原件管理和档案数据管理信息化。档案原件就是原始文件，是数据源头和房地产身份证明。电子档案数据指原件数据化后的数字档案，它从原件提取数据，利用数据库进行各种操作。要建立高质量的档案信息系统，保障档案输入准确性、完整性，在利用档案的过程中不断更新升级档案信息系统。同时建立多途径搜索方式，方便用户快速查到想要信息。
结束语
房地产档案部门要切实提高档案管理人员的能力素质，加强档案管理工作的完善，积极采用信息化方式建设，并努力寻求多渠道利用方式以供人们使用。这样才能更好地体现部门的职能，使档案管理工作更好地服务人们，为房地产业和经济的发展做出贡献。
