浅谈高职高专院校系教学秘书工作
中图分类号：F240 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）22-0202-02
在连续几年的高校大扩招之后，中国高等教育从注重办学规模的扩张开始转向更加注重人才培养质量的提高，各个高校都在积极开展内部管理体制的改革与探索，也不断暴露出一些新问题。比如，许多高职高专院校在进行内部管理改革时，缩减了系行政人员编制，让教学秘书更多地承担了本应属于系办公室的工作，在一定程度上限制了教学秘书作为基层教学管理人员作用的发挥，影响了正常的教育教学工作。在新形势下，如何加强教学秘书工作、充分发挥其在教学管理方面的作用是必须亟待思考和解决的问题。
一、高职高专院校系教学秘书工作的特点及存在的问题
高职高专院校系教学秘书作为系领导的工作助手，除了需要从事基础教学管理工作之外，还要作为报账员、考勤员、固定资产管理员、信息统计员等负责系里的文字工作、会务工作、信息档案管理、办公用品采购与管理等许多日常行政工作，其工作范围涉及到方方面面，工作任务重、头绪多。随着学生和教工规模的增加，教学秘书承担的工作任务越来越重、面临的压力越来越多，教学秘书工作主要有以下特点：
1.机要性。教学秘书的工作内容十分复杂，接触的人多、事多，还要起到上传下达的作用。所以对于教学秘书来说，既要对各方面工作了如指掌，又要明确哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的内容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐露一字，以避免失误，避免节外生枝。不必知道的，决不好奇、不打听，自觉减少失密的可能。
2.事务性。教学秘书的工作基本上是具体的、事务性的工作，其工作职责主要涉及教务管理、科研活动、日常行政、信息资料管理等多个方面，与学校许多职能部门发生工作联系，面宽线广、纷繁复杂。在具体工作中，教学秘书既要服从系领导的安排，还要接受学校有关职能部门的管理。
3.服务性。教学秘书的工资性质就是服务。教学秘书的工作对象是多方面的，既有学校职能部门，又有本系师生，要做好方方面面的服务工作。其工作要沟通上下、联系左右，做到上情下达、下情上达，发挥好“桥梁”作用，同时还要为领导服务，发挥参谋助手作用，为领导做好工作出谋划策、提供建议。
4.被动性。教学秘书工作的主要是按照有关职能部门和系领导的安排来开展，不能凭个人喜欢各行其是。
许多高职高专院校对于教学秘书工作的重要性没有给予应有的重视，在实际工作中还存在一些问题。比如，学校对教学秘书的工作缺乏有效的激励机制，使教学秘书工作主动性不强；教学秘书工作任务繁重、工作压力大，缺乏必要的培训，管理水平不高；许多教师不愿从事教学秘书工作，人员变动比较频繁，往往由新进教师从事。
二、高职高专院校系教学秘书应具备的素质
1.要有较高的思想政治素质。教学秘书要当好领导的参谋和助手，做好教务管理工作，这就要求教学秘书了解党的教育方针和高等教育的规律，掌握学校的各种政策，及时收集、了解本系的基本情况、发展态势和社会对本系的需求，及时提供领导正确决策所需的信息。如果不具备良好的政治素质和较高的政策水平，教学秘书就不能承担起所肩负的任务。
2.要有勇于吃苦的精神。教学秘书工作包罗万象，工作面广，内容繁杂，工作具有随机性，既要任劳，又要任怨，常年处于比较紧张的工作状态，十分辛苦劳累，有时还要牺牲节假日值班或加班，待遇也不高，是个清苦的岗位。如果没有对本职工作的热爱，没有吃苦的精神，就不可能做好工作。
3.要有强烈的服务意识。教学秘书的工作就是服务工作，上要对学校职能部门和系领导服务，下对全系教职员工和学生服务，没有多少发号施令的权限，只有把各方面交办的工作做好的义务。在开展工作的过程中要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性，并努力改进服务的方式、方法，增强服务的主动性，提升服务水平、提高服务质量。
4.要有较强的组织协调能力和敏捷的思维能力。教学秘书工作琐碎，千头万绪，只有做到工作计划性强、思路明确、抓大放小、分清轻重缓急，才能高效率、高质量地完成各项工作。在工作中要勤酌多思，善于总结经验，探索行之有效的工作方法。同时，在工作中要讲究艺术性，不断提高组织协调的能力，使各项工作充满活力。
三、加强高职高专院校系教学秘书工作的措施
目前，在许多高职高专院校由于在教学秘书的配备、业务培训、工资待遇等方面存在的问题，已经导致了教学秘书更换频繁、队伍不稳定，工作缺乏连续性和稳定性，不可避免地影响了教学管理工作的正常运行。针对出现的问题，应从以下几个方面着手解决。
1.加强教学秘书队伍建设。各高校随着办学规模的不断扩大、办学层次的不断增加，教学秘书的工作量也在不断的增大。各高校及教务管理部门应把教学秘书队伍建设工作摆在重要位置，给予高度重视，加强业务培训，着力提高教学秘书的素质，不断提高其教务管理和服务水平，努力建设一支综合素质高、业务能力强的教学秘书队伍，为进行教务管理工作提供坚强的人员保证。
2.加强教学秘书工作规范化建设。教务处要统一制定教学秘书工作职责，明确工作要求，由各系根据不同情况制定工作细则。教务处是学校教学管理的职能部门，教务处需要统一制定教学秘书工作职责，明确工作要点、完成各项工作的方法以及要达到的标准等；各系在此基础上根据自己的特点制定教学秘书工作细则。明确的职责，不仅有利于学校教学管理工作的规范化，而且能够弥补教学秘书更换给工作带来的不便。同时，要加强规章制度建设，用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转，可大大提高工作效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。
3.增加编制，改善待遇。目前，各高校的教学秘书编制普遍不足，在许多高职高专院校的教学秘书还要负责处理各系的日常事务，工作任务比较繁重。学校应根据各系的工作量，适当增加教学秘书的编制，或安排专职人员处理所在系的行政事务，缓解教学秘书的工作压力，使教学秘书能有时间来研究工作，提高工作水平。教学秘书在工作上付出的很多，但在工资、职称待遇上与其他教师相比并不公平。学校应对教学秘书的工作进行适度量化，给教学秘书的工作给予一定的补贴，使教学秘书获得的报酬与其岗位贡献成正比，对大家关心的职称评定等问题在政策上也应有所倾斜，从而激发其工作积极性。
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