浅析数字化时代档案双套制问题
数字化时代档案是否可以实行双套制，或者实行双套制是否具备一定的价值，其判断的主要依据是两种档案所记录的内容是否相同，两者之间是否能够被完全的取代。如果两种档案各方面的内容几乎都一致，则实行双套制完全没必要。但是目前我国的两种档案完全有实行双套制的必要，因为无论是从载体或者价值方面，两者之间都存在着很大的不同，因此实行双套制具备一定的合理性。
1 档案双套制有其存在的必要性和合理性
在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。
双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。
2 数字化时代实现档案双套制面对的挑战与解决措施
数字化时代，档案管理制度也应该进行相应的改革，以此适应数字化时代的发展，就档案研究而言，大部分学者都认为档案管理实行双套制度比较科学合理，尽管几乎所有人都赞同这一观点，但是却很少有学者对其所面对的挑战以及解决措施进行探讨，也正是笔者对此进行研究的重要原因。
双套档案制度的建设，需要档案有两套来源，就目前而言，这两套来源主要涵盖了两方面，一方面是网络时代下，计算机的使用所产生的电子文件以及与之相似的纸质文件，根据归档的具体要求，需要将其都送入档案室内，并且全都由档案馆来整理保存；另一个方面是数字化时代，电子档案也向着数字化方向发展，在这一过程中，所形成的电子档案。另外，对于相对机关来说，有些档案并不适合应用两套制度，只有需要发文的部分才能使用两套制度，即发文部分的档案既存在着电子档案，又存在着纸质档案，而收文的部分通常情况下都是纸质档案，而与之相关的电子文件往往储存在另一方的发文机关中。但是因为现阶段，我国的机关与机关之间已经进行了全国联网，各个机关收发文件都可以在网上进行，阅读相关的材料也可以直接在网络上进行，因此无论是发文，还是收文都没有什么显著的差别。但是因为有些人对纸质文件已经形成了依赖，因此通过都会将电子文件打印出来，用纸来阅读，因为数字化时代档案双套制存在着比较严重的问题就是纸质与电子档案共存。
此外，档案双套制还需要解决一个比较实际的问题，即选择可以实行这套制度的档案，需要制定出统一的标准，否则会显得十分混乱。只有对档案加以详细的分析，划分出科学合理的执行标准，才能提高档案管理效率。但是现阶段要想完全的划定出一个范围或者制定出一个标准来实行双套制，还有些困难，这不仅仅需要研究人员深度研究，还需要国家档案部门制定法规，从法律角度上来界定这个问题。双套制的应用应该涵盖以下内容：首先，双套制原则应该进行有效的界定，其次，依据现阶段人力、物力等实际的承受能力；最后，安全保管以及利用方面的问题，所选择应用的双套制的档案，既需要具备代表性，还应该具备典型性。
上述内容可以看作是档案实行双套制的一种措施，在此基础上，相关人员可以按照归档范围或者是保管期限来实行，因为我国的归档范围的执行制度以及保管期限的标准，我国已经经过了长期的实践具备可行性，而且其科学性也能够保证。
结束语
综上所述，可知数字化时代档案管理实行双套制既具有一定的必要性，同时也具备一定的合理性，但是现阶段我国档案馆中接收机关可以实行该制度，将接收的档案全部实现电子化，但是有些规模比较大的档案馆就不适合应用双套制度，因为档案馆藏过多，如果要全面的实现数字化，不仅需要浪费大量的数字化成本，而且员工的工作量也加大，因此这类档案馆只要保持原有状态即可。
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