当前档案管理工作的问题分析及解决办法
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（a）-0233-01
企业档案是企业的经营、生产、经济活动等行为所产生的各类具有存储记录信息的档案记录。企业的档案管理需要对各类型的档案进行分类整理，才能够对这些档案进行合理的利用。
1 当前档案管理工作的问题
（1）缺乏档案管理意识。首先，档案管理认识不深。一些企业并没有将档案管理作为企业的基础工作进行对待，也没有将其上升到企业的战略层面，对档案和业务进行了分离，两者没有联系，对其联系认识不清，不知道开展档案管理工作的目的和方法。其次，领导对档案管理工作比较忽略。部分企业因为无法认识到档案管理在信息化时代下的重要作用，对档案管理工作的认识停留于材料文件的收集整理，认为投入后得不到产出，无法提高业绩，是一项没有报酬的活动，因此对其忽略。最后，缺乏主观能动性。对档案管理只停留于形式上，应付上级的检查考核，并没有对档案给予重视，没有对档案管理工作负责。
（2）档案管理力量薄弱。首先，档案管理队伍水平不高，基层企业中，档案管理人员一般都是兼职，来自于勤杂人员，变动比较大，缺乏专业性，一般都是现学现做，因此档案管理比较散乱，没有规范。其次，档案管理质量低下。档案管理人员缺乏基础知识，也只能够做一些简单的工作，归档规程中屡屡出错，导致档案的类别、案卷号等混乱，使用的时候，很难根据索引来进行档案查找，特别是年代久远的档案，无法满足企业需求。最后，认识不深刻。缺乏对档案管理重要性的认识，无法提升档案管理质量。
（3）档案管理观念陈旧。第一，档案管理模式比较老。目前的档案管理工作停留于手工的进行档案收集、整理、编目、检索等工作，现代化管理模式缺乏，因此档案管理速度不快，质量不高，利用率差。第二，资金投入不足。部分基层企业因为经费紧张，就减少档案管理的投入，导致档案管理工作得不到有效的开展。
（4）管理和服务联系不紧密。第一，档案门类简单。部分企业对档案文书和户籍进行收集，却没有对声像、事物相关资料进行收集，档案缺乏完整性。第二，档案资料流失。因为各类因素导致档案的断层，某个年代的档案丢失，部分档案管理人员将档案自己保管，认为工作起来可以方便一些，导致档案损坏和丢失。第三，重管理轻利用。基层企业将档案收集起来进行管理，却没有对其进行使用，仅停留于保存层面上，档案得不到利用，无法发挥价值，不能够为企业的发展提供帮助，导致档案信息资源的浪费。
2 加强企业档案管理工作的对策
（1）深化认识，强化责任感。第一，提升对档案重要性的认识，将档案工作作为基础工作、日常工作来开展，定期进行研究讨论，加强检查。第二，增加责任感。档案管理部门要积极进行工作汇报，对工作中的难题进行上报，上级对档案管理工作给予重视，增加投入，解决难题，给档案管理工作提供便利性。
（2）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位，企业及上级部门要从政治上爱护他们、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
（3）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。
（4）更新观念，强化服务意识。第一，增加档案管理的科技含量，使用现代企业档案管理软件，为档案的收集、整理和归档提供一系列的便利条件，让其快速、高效的完成，对档案信息的利用提供条件。第二，抓好档案编研工作。对于大事、变革、文件汇编等具有编研性的材料进行编撰，对单位的工作状态进行了解，全方位对档案信息资源进行开发，积极主动提供档案服务。第三，改进档案服务措施。对档案工作特征进行研究，提供便捷的检索途径，提供多方面的服务活动，让传统的档案利用模式得到改变，提高服务质量和效率。
总而言之，企业档案管理是企业管理工作的基础，可以为企业的发展提供信息资源。积极研究档案管理工作的问题，对其进行积极的调整和纠正，让档案管理工作质量提升，为企业的发展提供帮助。
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