浅谈印章档案的收集和整理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）10-0061-01
印章档案作为一种有着特定名称与载体形式的实物档案，具有特殊的收集与整理要求。我国向来重视对印章档案的管理，各级国家档案馆还保留着大量印章档案。但从我国印章档案的实际管理情况来看，由于缺少必要的管理规范，导致部分地区未能开展有效的印章档案管理，盲目的将其放置一边，给利用带来诸多不便，从而导致印章的损坏。本文将以此为借鉴，对印章档案收集与管理的相关问题进行分析。
一、印章档案收集
印章档案是国家档案的重要组成部分，自身具有明显的规律性，因此在收集管理中，要重视以下几点工作：
1.确定印章档案收集范围
在印章档案收集中，首先要明确其收集范围，并严格按照该范围开展印章档案收集工作。当前，印章档案收集工作的范围主要集中在：各级党政机关、企事业单位、社会团体等报废的行政公章、业务印章等，印章档案已经作为一种重要的实物档案而受到社会普遍重视，成为当前档案管理中的重要组成部分[1]。
2.确定印章收集方法
2.1实现集中收集与日常收集相结合
所谓集中收集，就是集中将报废的印章一次性的收集起来[2]，适用于报废印章数量较大单位；而日常收集的印章主要是因机构名称不断更迭而陆续产生的，在这个过程中，印章报废间断，对其实施集中收集是不现实的。在集中收集中，要注意的问题是：当出现大规模机构改革时，需要集中人力将所涉及到的印章集中到一起，并在集中时间进行印章的移交、管理等。但对工作人员而言，在印章收集过程中，还要重视对国家和社会具有保存和利用价值的财务章和手签章，保证印章收集的完整性。
2.2重视收集与整理的结合
整理是印章档案收集的最后一道工序，实现收集与整理相结合，不仅能提高印章管理的整体效果，还能为未来印章利用提供便利，具有良好的应用价值。
3.制定印章档案管理规定
考虑到印章在单位经营管理活动中发挥着重要作用，因此在制定印章档案管理规定时，要做到分散管理、相互制约，明确使用人员与管理人员的权责，要求每次印章使用都具有详细的备案，包括使用时间、解决问题、使用者等，通过建立严格的印章档案管理制度，保证各项管理方法的有效性。
二、印章档案整理方法
1.确定基本整理流程
从目前印章档案整理过程来看，其已经形成完整的工作体系，其具体工作流程如表1所示。
表1 印章档案管理流程图
2.编制印章档案目录表
编制印章档案目录表在印章档案整理中发挥着重要作用，为保证后续整理工作的有效性，需要根据本单位的实际要求确定表格内容。对事业单位而言，印章档案目录表的基本结构如表2所示[3]。
表2 印章档案目录表格式
注：备注中可以添加“XX领导使用”或者是该印章的使用过程中曾出现的重大问题等。
而在编制印章档案目录表之后，需要根据印章档案具体信息填写表格，并将其保存。一般情况下，印章档案起止时间考察一直是其中重难点问题，常见的考察方法包括：（1）查阅文书档案与部门撤销、合并文件，通过掌握具体部门的改革信息，判断印章档案具体使用时间；（2）整理本单位重大事件与组织机构改革信息，确定印章使用时间。
3.重视印章保存
印章档案与其他档案保管的要求基本相同，需要重视温度（14-24℃）、湿度（50%-60%）、防虫、防晒等工作。要保证存放档案柜卫生，定期除尘，重视检查，确保能尽早发现问题，及时补救，保证印章档案的完整性。
4.合理编制编号
在设置印章档案编号中，可采用汉语、阿拉伯语与间隔符号混合编制的方法[4]，其基本构成为：印章档案代号（YZ）、保管期限代号（Y/D），分类号与枚号。分类号主要根据印章使用时期（1代表建国前，2代表建国后）与印章属性（一级单位为1，二级单位为2）进行划分；印章级别主要根据单位按不同部门情况而定。例如，某事业单位的最高级别印章编号可以为：YZ-Y-2.1.1-1，事业单位需要根据自身的实际要求合理编制编号。
结束语
主要讨论了印章档案的收集和整理的相关问题，并对如何开展有效的印章档案收集整理进行分析。在开展印章档案收集与整理工作中，要正确认识到本单位对印章档案管理工作的要求，并且在工作中要坚持多种收集方法并存的态度，不断优化收集措施，切实保证印章档案的完整性；在整理工作中，除进行常规整理外，还要借助计算机等设备，对所整理的印章档案进行编号，方便利用。
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