打造农业科研档案数字化平台 推动农业科研成果快速转化
中图分类号： G275.9 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.069
农业科研档案记载着科研院所的历史与今天，并将传承到未来。它记录了农业科研单位各个时期科研工作的存在与发展，包含科研准备阶段、实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果报奖以及推广应用阶段的文件材料和原始数据。农业科研档案是农业科研院所工作的重要组成部分，做好农业科研档案的管理工作对于服务农业有着重要意义。
1 农业科研档案的重要作用
1.1 农业科研档案的继承作用
科研工作是一种创造性劳动，需要借助前人的成果和研究方法，这在很大程度上需要借助大量的科研档案。在前人的研究基础上创新，可避免重复性试验。重复研究，会在一定程度上浪费物力、人力、资金和时间，借助于科研档案能够系统、客观、完整和连续地反映出科研项目的研究进展，由此避免研究工作的重复。建立集中统一管理下的分散式系统是农业科研档案较理想的管理模式。通过自动化、实时化、网络化档案管理，能使集中管理和利用有机结合，同时更有利于保护农业科研的知识产权，推进科研成果的交流、转化和应用，创造更大的经济效益和社会效益。
1.2 农业科研档案的参考作用
一项科学研究有时候需要借鉴前人研究的经验与方法，而档案管理更重要的价值在于提供开发利用。将两者加以结合，可以更好的为科研工作提供辅助参考作用。农业科研档案管理信息化建设，使有关部门在农业决策时更具连续性、科学性。广大民众，也可以通过信息档案指导自己的实践活动，保证农业的科学发展，对推动农业科技进步和现代农业的建设具有重要意义。
1.3 农业科研档案的凭证作用
农业科研档案是农业科研工作者在科研、生产、应用推广等工作中产生的，它具有一定的专业性和保密性。当农业科研知识权属发生纠纷时，鉴定过程较为复杂，给知识产权保护带来很大难度。农业科研档案便成为保障产权保护有利的凭证，这也是档案生命力和价值的另一种彰显。
1.4提高工作效率
首先，将传统的手工及集中建档变为微机建档和经常性建档，可使档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，以便更有效地从事档案的收集、编研和建档工作；其次在档案采用上更方便快捷。档案资料的电子化更便于科技人员根据档案管理权限自行查询，实现多次利用，提高农业科研的效率。
2 如何做好农业科研档案的实体管理
2.1 农业科研档案工作的库房和设施要求
档案的实体大多是由纸质、照片和光盘等磁性载体组成。为了增加保存时长，档案库房应做好温湿度控制和调节，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。照片和底片应放入专门的相片档案册，存放在背光暗处，避免阳光直射。光盘等磁性载体需要放入防磁柜中保存。
2.2 农业科研档案管理工作的建章立制
档案的管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节。按照不同环节，分别制定管理制度。建立健全档案归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度以及档案安全防护制度、档案员岗位责任制、档案库房管理制度等。
2.3 要把农业科研档案管理工作纳入绩效考评
要把农业科研档案工作列入本单位的发展计划，应把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。每年从本单位科研经费总额中划拨出一定数额作为科研档案工作经费。把农业科研档案工作与科研考评、绩效挂钩。
2.4 分设专职档案员和兼职档案员
专职档案员负责制定实施细则和管理制度；及时提出对科研档案的管理要求；指导和监督单位的兼职档案员做好科研档案形成文件的归档立卷工作；负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、开发利用等项业务工作；按有关规定做好科研档案移交工作等。《科学技术研究档案管理暂行规定》要求实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，由科研人员负责文件材料的形成、积累、立卷、归档工作。在各科研部门、课题组设立兼职档案员，协助课题负责人完成档案的立卷归档工作。
3 新形势下建设数字信息化农业科研档案的措施
随着信息化水平的不断进步，农业科研资源的不断积累，新形势下农业科研院所对于档案工作质量与效率的要求日益提高。农业科研档案数字信息化的出现，一方面可以增加实体档案的保管时长，对于原始载体的档案起到保护作用。另一方面从空间和时间的角度为科研人员的借阅提供了方便。通过网络信息平台进行管理有利于避免查阅、归还过程的错漏，而且在查阅过程中后台管理也可提供时时统计，一定程度上为档案员的工作提供便捷。科研档案信息化是顺应时代潮流的必然趋势。
3.1 农业科研档案的数字化建设措施
3.1.1 建立各环节的规章制度，使数字信息化档案的管理有章可循 科研院所在建立数字信息化建设时要结合本单位的实际工作情况，制定一套完善的制度体系和技术规范。
3.1.2 配备基础设施 农业科研档案的数字信息化建设需要配备硬件设施和软件设施。计算机、扫描仪、刻录机、空调、加湿器、防磁柜、档案管理软件、缩微复印技术、OCR软件等。
3.1.3 选择管理系统 完成实体档案的数字化转化，根据本单位的实际情况选择或研发一款管理软件对农业科研档案进行现代化保存、管理与统计、利用。
3.1.4 搭建两个平台 数字信息化档案具有开放性服务的特点，可修改，易复制，能删除给档案信息安全带来了挑战。原始档案需要妥善保存，所以在建立数字信息网络化平台的同时，需要一个脱机保存平台。使农业科研档案可恢复，真实性、完整性不受到威胁。 3.1.5 建设两个数据库 分别建立档案目录数据库与档案全文数据库。根据查阅权限来设置可查阅内容。即可以达到农业科研档案的知识共享又可以保护农业科研档案中知识产权不受到侵犯。
3.2 农业科研档案的数字信息化建设方案
完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。
4 结语
目前，部分档案管理基本上只是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理。所以，农业科研档案没有充分发挥出应有的作用，没有完成社会发展要求的农业科研档案管理的根本变革。档案信息化建设势在必行。农业科研档案信息化要求加强档案管理人员的基础理论培训，加强服务竞争意识，加快农业科研信息传播，促进科研发展。
农业科研档案记载了农业科研单位的历史沿革、科技创新和科研成果。它具有查考价值、法律效应和凭证作用。农业科研档案是农业科研单位价值的体现。在信息化高速发展的现在，农业科研档案正处于由传统实体管理向数字信息化管理的进程中，数字信息化建设是必然，网络化管理利用是方向。作为新形势下的档案管理人员需要秉承大胆创新勇于改革的精神，主动适应信息技术的发展，为科研院所提供更方便优质的服务，为农业的发展贡献一己之力。
