高校网上预约报账系统的设计构想
中图分类号：F230 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）05-210-02
随着高校教育规模的发展和科研经费增长，财务报销的业务量急剧增加。加上多校区办学需要单独设置财务办公点，并按照内控制度规范设置必要的岗位，财务人员在数量上更显紧张。并且由于报账系统流程繁琐，核算日益精细，财务人员的处理速度难以满足报账人员的需要。因此，一方面导致报账人员等候时间长、报账难；一方面财务人员长期处于工作超负荷、精神压力大的状态。这是我国高校财务人员普遍面临的问题，也是需要必须解决的问题。
现在互联网已经广泛普及，数字化校园网建设也日趋完善，这为高校财务报账模式逐渐转向网络化、信息化、数字化提供了有力的支持，网上预约报账成为高校财务报账流程的变革方向。网上预约报账模式使传统电算化报账流程中部分耗时的整理与手工录入信息环节能在报销大厅以外的场所完成，减少报账人的等待时间，提高了财务部门的工作效率和服务水平，可以有效解决“报账难”问题。凡是预则立，高校网上预约报账系统在实施前要做好顶层设计，不能解决了报账难问题，又带来了其他问题。
一、设计原则
（一）前瞻性
高校网上预约报账系统是以目前的财务管理现状为基础进行设计的，不可避免地带有当下的管理水平烙印，所以必须在设计时就要充分考虑如何为日后管理模式的发展预留拓展空间，要有预见性、前瞻性。如涉及到政策性、规定性的因素（参数），在初始化设置时尽量可以由操作人员根据政策设定，提供政策接口。一定要尽量避免将现有管理模式以信息化的形式固化起来，从而带来新的僵化问题。
（二）适用性
网上预约报账系统的界面要友好，报账人员和会计人员都能方便上手，易于掌握。要将内部控制制度内嵌到流程中，在系统中实现各项规定的控制。报账人员使用的界面要随着操作流程的进行及时提供各项制度规定的链接查询功能，以便报账人员充分了解会计规定，从而更好地理解会计人员工作的难处，减少矛盾的发生。网上预约报账系统要达到双赢的目的，报账人员和会计人员都要能从中受益。报账人员没有受益，系统就难以推广，会计人员没有受益，会计就无法从繁重的报销业务中解放出来。
（三）安全性
系统信息化程度越高，各项工作对系统的依赖性就越强，系统出问题将直接影响到全校财务工作的运行，所以必须保证网上预约报账系统的安全可靠。安全性可从以下几个方面考虑，一是硬件，服务器必须质量可靠，定期强制更换，不能带病运行；二是数据，必须及时备份，有条件的要异地备份，多校区的学校可以校区间备份，兄弟高校可以互帮互助，对等异地备份；三是人员，系统管理员是负责系统维护、保证系统安全可靠运行的重要岗位，一个学校至少有两人能够胜任该项工作。
二、设计思路
首先，单一的特点突出的业务，可以单独设计模块，比如差旅费报销和购置固定资产报销，就可以分别设计差旅费报账模块和固定资产报账模块。
其次，一般性支出业务，按照基本支出和项目支出设置模块，在模块内采取层层分支选择操作模式，之所以采取这种模式，是为了方便自动生成凭证的设计。
基本支出模块，第一步，可以分成教学、教辅、行政、后勤、离退休和其他等部门；第二步细分到二级单位，即各学院部处。
项目支出模块，第一步，分成教学、科研、行政管理、后勤保障和其他等项目；第二步细分到每个具体项目。
三、界面设计
首先，差旅费模块界面，录入界面采用大家熟悉的差旅费报销单格式，利于掌握上手。重点是初始设计各项目参数时要考虑周全，系统管理员可以按照差旅费文件增减涉及的项目参数和项目间的关系规则，比如带车的不能发生车票机票，这种情况要能在初始设置里进行规则控制。录入结束后，自动计算报销金额，保存数据后可以生成并打印差旅费报销单。
其次，固定资产模块界面，重点是资产管理系统和财务管理系统通过网上预约报账系统可以无缝对接，在完成报账功能的同时，资产部门也完成了实物明细账的登记，保证了资产明细账和会计总账的一致性。
第三，项目支出模块界面，进入界面后先选择项目分类，如教学项目、科研项目和行政项目等，再选择部门名称，然后输入（或选择）具体项目编号，进入到录入数据界面。录入数据界面采取数据表格式，按照数据表的结构布局。第一行是按照会计明细科目设置的字段名称，如办公费、印刷费、邮电费、培训费、其他商品和服务支出等。在每个明细科目的下面（即第二行）注明具体的名目和限制，因为科研项目支出业务量巨大，所以下面以科研项目支出为例介绍下各科目的名目和限制。例如，印刷费可以报销的名目包括出版费、资料费、文献检索费、复印费；其他商品和服务支出可以报销的名目包括科研综合成本、管理费、税金、手续费、专利申请费，但纵向科研不能报销赞助费。如果实行预算控制，在明细科目下面的第三行显示相应的预算余额。报账人员按照具体要求将原始票据分类粘贴，依次将票据金额按列填写到相应费用项目，便于统计各项费用科目的金额和附件张数，当该项金额合计大于预算余额时系统将提示该项费用已经超出预算，有超出预算的情况是不能保存数据的。核对无误并保存数据后，就可以打印出本次预约报账的汇总表。
第四，基本支出模块界面，进入界面后先选择部门属性，再选择部门名称，然后进入数据录入界面。数据录入界面基本与项目支出模块的界面相同，只是会计明细科目名称是基本支出下的明细名称，第二行是列支名目的说明，第三行显示预算余额，报账人员按照说明将单据分类录入相应的费用项目即可，操作和流程同项目支出，不再累述。 各模块具有填写（或选择）汇款信息的功能，如收款人名称、银行账号、开户行等信息，便于银行出纳汇款。
界面要直白易懂、操作简单、交互友好，在体现各项规定的同时，要能够在当前的步骤时提供解释和依据。比如差旅费界面可以提供差旅费文件链接，科研报销界面提供财务最新规定的链接。
四、自动生成凭证设计
报账人员通过报账界面录入数据，打印出相应的预约报账汇总表，汇总表右上角有编号和条形码（或二维码），会计做账时通过编号查询或直接扫码调出系统自动生成凭证的底稿，经过适当修改即可完成凭证制作。所以，自动生成凭证底稿的设计是网上预约报账的重要环节。因为在界面设计环节就已经充分考虑到自动生成凭证的问题，所以现在反倒相对简单了。
差旅费和固定资产的账务处理比较单纯，凭证设置也较为简单，这里不再累述。下面以基本支出和项目支出为例谈下对自动生成凭证的设计。
基本支出，在界面录入环节中，报账人员已经依次选择了部门属性、部门名称，填写了明细科目表。例如依次选择了“教学部门”、“经济管理学院”，明细科目表里在“办公费”、“印刷费”、“邮电费”的对应列里按照原始单据填写了金额。这样，借方科目即被依次确定，贷方科目可以按照大概率发生几率设置，如零余额账户用款额度或常用的银行存款基本账户。形成的凭证分录（底稿）如下：
印刷费（部门：经济管理学院）
邮电费（部门：经济管理学院）
贷：零余额账户用款额度
银行存款――（基本账户）<汇款信息>
项目支出，在界面录入环节，报账人员依次选择了项目分类、部门名称、项目编号，填写了明细科目表。例如依次选择了“科研项目”、“文学院”、科研项目编号“05N15020001”，明细科目表里在“印刷费”、“咨询费”、“专用材料”的对应列里填写了金额。借方科目即被依次确定，贷方科目设置办法同基本支出。形成的凭证分录（底稿）如下：
借：科研项目支出―印刷费（部门：文学院）（05N15020001）
咨询费（部门：文学院）（05N15020001）
专用材料（部门：文学院）（05N15020001）
贷：零余额账户用款额度
银行存款――（基本户）<汇款信息>
上述凭证分录是凭证底稿，会计可以根据实际情况修改调整（如进一步区分财政补助支出或其他资金支出）即可生成正式凭证。
五、信息反馈设计
报账人员通过网上预约报账系统，还要能够实时查询单据处理流程的反馈信息，可以充分利用智能手机的便利，通过智能手机也可以网上预约报账、网上查询，单据处理流程信息可以像快递信息一样及时通知到报账负责人。
财务部门的工作涉及到学校的方方面面，牵一发而动全身，推广网上预约报账系统时，可以先易后难，先试点业务量大的，再试点业务量小的，步步推进。要加强宣传，可以采取开会动员、现场演示、网上发布操作指南和教学视频等方式，让报账人员充分了解该项工作的积极意义，从而充分理解财务部门采取的相关举措，进而积极配合网上预约报账工作的顺利开展。
