会计电算化在中小企业中的应用
中图分类号：F232 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2015）11-0139-02
一、会计电算化概述
会计电算化也称为计算机会计，指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的运用，具体的说就是利用会计软件代替传统的手工会计工作，例如记账、算账、数据加工、分析、预测等。会计电算化实现了电子技术和信息技术在会计工作中的统一，不仅减轻了会计人员工作的负担，同时也有效地提高了数据处理效率，减小了手工会计处理中的误差，有利于提高会计工作的水平。会计电算化的发展不仅是会计发展的需要，同时也是社会经济的发展对会计工作提出的要求。
（一）能够提高会计工作的质量
传统手工会计的数据处理主要依靠人工操作，不仅处理效率低，而且错误率高，另外，中小企业的会计人员偏少，使得很多信息数据处理工作只能由仅有的几个人来完成，工作量大，难免会产生很多问题。实施会计电算化能够实现会计凭证的自动处理，只要按照要求输入会计凭证后就能够自动生成账簿和报表，不仅速度快，而且准确率较高，在一定程度上克服了人工操作的缺点，只要在建账、设置、凭证输入等方面不出现错误，后期的会计信息也不会出现问题。而在传统的人工环境中，会计人员需要花费大量的时间在凭证、报表的编制等工作上，会计电算化的实施极大地降低了会计人员的劳动强度，减轻了他们的工作负担。
（二）有利于会计管理职能的转变
核算和监督是会计的两大基本职能。在传统的会计工作中，会计人员大部分的时间和精力都花费在核算工作中，而疏于实施监督职能。会计电算化的应用代替了人工核算，提高了核算的准确度，同时也能够让会计人员有更多的时间参与企业的管理工作，使会计管理由事后监督转变为事前和事中的控制，避免领导随意决策，有效地提高了会计管理工作在企业发展中的作用。随着互联网技术的发展以及会计软件的应用，企业可以通过网络连接企业的内部和外部，极大拓展了企业所需的数据和信息，使企业走出封闭的空间，走向广阔的市场，能够让企业领导和会计人员依据信息为企业的发展做出更加科学的决策，提高了企业的市场适应性。
（三）有利于深化中小企业的会计工作
会计的数据处理经历了从手工到电子计算机的过程，随着社会经济的发展，会计电算化逐渐成为会计工作的主要方式。会计电算化不仅实现了数据的快速、准确处理，而且对会计核算的内容、方法等也产生了重要的影响。例如，在会计电算化的影响下，会计凭证的生成方式和储存方式都成为电子化，因此，会计凭证的概念也发生了相应的变化。此外，会计电算化的推广也使一些会计语言逐渐淡出了人们的视野，如计划成本等。因此，会计电算化在中小企业的应用能够促进会计理论和实践工作的进一步发展。
三、会计电算化在中小企业中应用的表现
（一）我国中小企业应用会计电算化的现状
会计电算化的发展以信息技术发展为依托，与传统的会计相比，其不仅能够提高会计工作的速度和质量，同时也能够促进企业财务管理的规范化。在中小企业中，会计电算化的发展起步晚、发展慢，直到今天，普及率也很不理想，很多中小企业仍然没有使用会计电算化，财管管理很不规范，会计方式存在着很多问题。例如，随意修改数据等。如果能够在中小企业中推广会计电算化，会对其财务管理水平的提高有重要的作用，但受到成本、人才等因素的影响，会计电算化始终不能在中小企业中得到广泛的推广。
（二）中小企业应用会计电算化存在的问题
1.重视程度不够。由于受多种因素的影响，我国的一些中小企业认识不到会计电算化的重要作用，会计电算化被单纯地认为是用计算机记账，对其他方面的作用认识不足，导致会计电算化在中小企业中的推广较为困难。
2.缺乏完善的会计电算化的相关制度。会计电算化在中小企业的推广不仅改变了原有的数据记录和存储方式，同时也改变了企业会计的组织形式，使原有的会计制度失去了其应有的作用。有些企业虽然使用了会计电算化，但在原有会计制度的影响下，会计电算化的相关工作，如计算机的维护、数据的录入等，都交给一个人管理，看似节约成本，但不利于监督工作的开展和数据准确度的保持，另外，由于一些中小企业保留了传统的核算方式，使得市账率较低，电算化的优势始终没有显示出来。另外，很多中小企业缺乏完善的会计电算化管理制度，数据的备份和清理很不规范，一旦计算机出现故障，很容易导致数据丢失，造成经济损失。
3.在使用中常出现问题。一是技术问题。技术问题的产生直接影响着会计电算化的使用。例如，在录入数据时，计算机的反应时间总是很慢，一旦操作失误，很可能失去保存的信息，使原有的努力化为乌有。二是修改数据方面。传统的会计以“算盘”和“账本”为主要的工具，在需要修改时也必须留有修改的痕迹，如划线、红字等，会计电算化的使用数据的修改更加方便，只需要使用会计软件中的“整理凭证”、“取消审核”等功能后就可以使修改没有痕迹，这样虽然很方便，但同时也可能被造假者所利用，不利于监督。三是数据备份方面。《会计电算化管理办法》规定，对新发生的经济业务在经过电算化处理之后，必须要当天备份，至少要备份两份，要分人保管。但在实际的工作中，一些会计人员不能做到坚持备份，同时也做不到定期检查，一旦数据丢失很难补救。四是数据保密程度低。财务数据关系着企业的生存和发展，属于商业秘密范畴，然而很多中小企业所使用的财务软件的保密性都很低，很多数据都可能被随意查询、删除或修改，数据的安全性极低，一旦有人恶意操作，后果不堪设想。 4.财务软件选择不合理。中小企业的财力和物力水平都较低，所选择的财务软件也只能是市场上流行的一些软件，但这些软件大多为大型企业编制的，功能很多但价格较高，中小企业一般用不到这些功能，因此，在实际的使用过程中，这些财务软件也很难发挥应有的作用。
5.会计人员的素质较低。会计电算化的使用依赖于人工操作。我国中小企业的会计电算化操作人员大多是原有的会计，在经过短期的培训后就上岗，导致他们对电算化的使用缺乏全面的认识，同时技术也不娴熟，只能开展一些简单的业务，很少聘用专门的人员。另外，目前很多会计在经过简单的考试之后，就能够取得电算化从业资格，但实际操作能力较低，这样不利于会计电算化作用的发挥。
四、完善加强会计电算化在中小企业应用的措施
（一）转变观念，提高对会计电算化的认识
首先，企业领导要大力支持会计电算化工作。企业领导的支持是所有工作开展的必要条件，只有得到领导支持的工作才能够顺利进行。因此，企业领导必须转变观念，提高认识，全力支持会计电算化的推广工作。其次，要努力转变会计人员的观念。会计电算化会对原有的会计工作造成一定的冲击，会计人员不得不改变原有的工作内容和方式，有些员工的适应力较低，在一段时间内会难以适应新的工作，这些都不利于会计电算化进程。因此，企业领导要加强与会计人员的交流，让他们认识到会计电算化对以后会计工作的重要意义，这样不仅能够促进会计员工工作态度的转变，让他们积极提高业务素质，从而提高会计工作的质量，同时也能够减少会计人员不必要的时间和精力的投入，推动企业会计职能的转变，从而有利于提高企业的会计工作水平，对企业经济效益的提高有重要的促进作用。
（二）企业完善会计电算化内部控制制度
一是中小企业要结合自身的特点，制定相应的会计电算化管理制度。在制定制度时不仅要考虑到传统会计工作中的基本原则和制度，同时也要考虑会计电算化独特的特点以及企业类型的特点。二是要制定一套完整的内控制度，全方面地约束电算化的有关行为，进而发挥会计电算化的优势。在制定内控制度方面要坚持权责统一、相互制约、保密等原则，确保会计电算化的实施有良好的内部环境。三是要制定相应的档案管理工作。要根据企业的实际情况制定档案管理办法，在档案的收集、存储等方面要严格规定，同时要做到重要数据双备份。
（三）健全相关法律法规规范企业应用行为
一是要科学修改数据。会计电算化与传统的会计工作一样，也能够进行逆操作，即对记账凭证中的数据进行修改。一般情况下，在发现错账之后可以用一些办法更正或补充，不会给会计的工作造成影响，同时也不会留下无用的信息。在发现肆意毁坏、泄密、伪造数据的情况，要根据相关的管理规定严肃处理。二是要科学备份数据。备份数据能够确保数据的完整性、安全性，能够挽回企业的损失。会计电算化工作依赖于对计算机的使用，但鉴于计算机的特点，如果操作不当很可能导致数据的丢失，因此，企业的经济业务在经过电算化的处理之后，要及时备份，防止数据的丢失，同时还要坚持月检、季检和年检，及时发现问题，及时解决。同时，还要根据数据的重要等级确定备份方法，如，在使用电子存档的同时也要使用纸质备档，从而保证数据的完整性。对于过期的数据要根据企业发展的需要和主管领导的决策进行筛选、删除工作，进而提高数据的管理效率。三是做好数据的安全保密工作。安全保密问题从计算机产生之初期就成为了一个棘手的问题。特别是在商业领域，会计所涉及到的企业财务问题都属于商业机密，一旦被不法分子所截获，很可能导致企业巨大的经济损失。因此，在使用网络进行有关的电算化过程中，要及时升级木马库和病毒库，定期检查防火墙，另外，鉴于安全起见，安装有会计软件的电脑不要进行上网操作，在使用外部储存设备时要严格杀毒；在选用会计软件时，要选用正规的软件；在进入软件系统时，可采用口令、指纹、面部识别等安全性较高的检测手段，严格限制用户权限。只有做好安全保密工作才能够为会计电算化提供一个安全的操作平台，确保企业数据的安全。
（四）选择等级较高的会计电算化系统
在选用会计软件时要考虑自身的经济状况，不能选择太贵的软件，要符合经济的原则，避免因成本过高而给企业带来负担；另外，还要考虑软件的安全性，与软件开发商签订合同，保证软件的安全，同时也要要求其为软件提供免费或付费的升级工作，确保软件的可用性。
（五）加强培训，提高会计人员的业务素质
在加强软件规范使用的同时，也要加强培训，提高会计人员的业务素质。但多数中小企业的电算化人员都由原有的会计人员转化而来，培训时间短，对相关技术的掌握还不娴熟，一旦出现紧急问题，他们不能较好地解决，就可能造成数据的毁坏，严重可能导致数据的泄露。因此，中小企业要加强对会计人员的业务培训，一方面，要加强理论实践的学习，让会计人员掌握会计电算化的基本原理、内容、操作流程，另一方面，要加强实践，聘请专门的技术人员对他们开展实践指导，提高他们的实际操作能力。
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