企业档案的分类与利用
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）23009902
企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。
1 档案分类
企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。
1.1 职能分类
职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。
1.2 载体分类
随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。
1.3 来源分类
企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。
2 利用现状
企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 利用类别存在失衡
尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。
利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。
2.2 档案分类不够科学
尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。
一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。 一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。
2.3 档案管理人员素质良莠不齐
在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。
除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。
2.4 与现行业务相脱节
集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。
随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。
3 几点建议
3.1 完善档案分类管理标准
档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。
3.2 定期对档案进行清理
《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对涉密文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。
3.3 加强编研工作
对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。
3.4 强化档案管理培训
目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。
除此之外，企业档案部门可以对所属二级公司开展多种形式的档案管理培训，如建立实时通讯联系方式，对所遇到的档案管理问题进行及时沟通和解答；制定轮岗培训机制，提高档案管理的实践操作水平；不定期开展档案现场互评工作，交流档案管理先进经验等，促进企业各级部门档案管理水平的整体提高。
3.5 重视利用效果反馈
企业档案利用效果是评估企业档案机构、人员业务水平和工作实效的重要依据。收集和研究的档案的利用效果是企业档案管理的真实反应，对提高企业档案管理水平至关重要。建立健全档案借阅制度，对所查、借阅档案及相关信息进行详细登记，是开展档案利用效果反馈的基础。要将所查、借阅档案信息的利用情况进行实时跟踪，收集档案在相关事务中所发挥的作用，档案管理在哪些方面需要改进等信息，并将其整理汇总后妥善保管。需要改进的信息，要进行深入研究，不断完善管理模式，提高档案管理水平。而从所收集的档案利用案例中追踪出比较典型的档案利用事例，要将其利用过程详细地记录后，形成典型事例选编，宣传档案工作在企业各项管理工作中彰显的重要作用，有助于提高企业对档案工作的重视程度，让档案更好、更有效地为企业各项事业的发展服务。
