建立电子档案在科研院所科技档案管理中的意义
档案管理的本质属性是原始的历史记录。档案管理的目的是保证档案的完整和安全，并进行保存，其目的主要是为了开发和使用档案，所以能否很好的开发与利用档案就是衡量档案管理能力的重要标准之一。那么如何提升档案管理的质量和保密性，就成了档案管理人员必须要解决的问题。电子档案的出现，很好的解决了这一问题，给人们提供了一种更加便捷、快速、大容量、快捷共享的档案管理方式。
1 电子档案的起源和发展
电子档案，简言之就是指对电子文件进行的档案管理。美国联邦管理法规将其解释为“包括数字的、图形的以及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”在电子档案出现一段时间之后，我国也对其表现出了极高的兴趣和重视。1996年6月，我国成立了电子文件管理、归档研究领导小组，而在同年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1998年8月11-13日，我国国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会，对电子档案的相关议题内容进行了意见征求、修补和完善。
2 科研院所科技档案管理现状
当前，一部分科研院所的档案管理还属于传统型，即管理者与用户交流模式的服务方式，管理者的工作主要是提供文献资料。而对于农科院来说，科研资料大多还以纸质资料的形式储存，特别对于年份较早的档案资料来说，某些文献资料可能已经受到不同程度的损坏，日后研究时调用相关档案便会面临诸多不便。而在某些科研院所当中，已经开始使用电子档案进行档案管理，使用范围也开始逐渐扩展。而且在电子档案方面的研究也在不断深入，开始大力开拓现代电子型档案信息服务，也就是人机对话的程序化服务，凭借计算机和数据库、网络作为基本条件，将文字、图像、声音和动画等科技档案信息存储在光和磁等载体之中，再依靠计算机、网络以及终端来实现与用户之间的共享服务，这样便提升了资料的利用率。
3 建立电子档案在科研院所科技档案管理中的意义
3.1 可实现办公自动化、无纸化，革新档案的生成和存储方式
相较于传统的纸张档案管理来说，电子档案不需要利用纸张，直接用计算机生成，并直接存储在移动设备中，如光盘、U盘和磁盘等。此外，档案的表现形式更为丰富了，除了文字和图画，还可以使用动画、视频、幻灯片等形式来记录整个研究过程。这样记录下来的实验经过更加完整、连贯和精确，可以有效保证农业科技档案的完整性和连贯性。无纸化的实现，使得档案的储存时间变得更加长，管理人员不用担心由于长时间的保存或者频繁的查阅而导致档案损坏。档案的备份方式也得到了革新，以往的档案资料若想备份，就只能选择手抄或者复印的方式，备份所花的时间较长，而且若使用手抄的方式，容易出现偏差。另外，某些资料难以完全用文字的方式叙述，可能需要用到图画来进行记录，手绘图画更易产生误差，不利于维持档案的准确性。而电子档案的出现完全解决了这一问题，在进行备份时，无论是文字、声音，还是图画、动画，都可以百分之百相同的备份下来，而且所需时间可能只是动动手指几分钟的事情。
3.2 信息保存期限长，存取便利，共享方便，档案利用率更高
在使用纸质形式保存档案的过程中，纸质资料在空气中，受到空气的氧化和水汽的湿润，以及阳光的照射之后，容易出现脆化、变色、损坏的现象，特别对于查阅频率较高的档案来说，磨损程度会更加严重，不利于档案的长期保存。要想长期保存纸质档案，就需要特殊的保存条件，如防虫、防水、防高温和防物理以及化学损伤，这对很多科研院所来说都是一项巨大的开支，而有的科研院所很难达到这样高的保存条件。而且纸质档案的体积和重量较大，在查阅资料时可能会有诸多不便，特别对于需要运输和移动的时候而言，那就更不利于档案资料的共享。以往，在共享时要么选择直接借阅档案（可以是备份也可以是原档），或者单独备份一份的方式，但是这两种共享方式都需要花费一定的时间和精力。而电子档案可以长期保存，不需要较高的保存条件，投入资本较少，存储容量大，调取方便，可以在档案库中直接搜索相关资料，只需进行复制即可得到备份，也可以通过网络共享，提升了共享效率，节约了大量的时间和精力。
3.3 保密性较好
在使用电子档案过程中，档案管理员可以设立权限，通过密钥来管理电子档案，用以加强档案的保密性。为了避免无关人员进入档案系统对电子档案和资料进行访问，可以设置系统对访问者进行身份验证，如密码某些文件管理系统使用的管理员代码验证等。最常用的就是给每个用户都设置一个通行证，代表该用户的身份。而通行证可以由特殊的数字、字母或者特定的符号组成。当系统承认的合法用户请求访问系统时，首先需要输入自己的通行证，而计算机则自动将与这个通行证有关的、存储在系统内的资料进行验证，若验证不通过，则用户无法访问系统，若验证成功，则允许访问系统。使用类似方法还可以限制访问用户的权限，如某些资料可以让所有的合法访问者访问，而某些档案则只可以让有权限的用户访问。这样便可以提升档案的保密性，对某些机密文件起到极好的保护作用。另外，电子档案管理人员还需要对访问者对电子档案的使用权限进行限制，如某些文件某些用户只能读取，不能进行修改和拷贝，而只有管理员才能对其进行修改、删除和拷贝操作，这样便可以保护档案的真实性，避免其他用户对档案的误删和误改，确保其不被篡改和偷窃。
3.4 能为科研成果的转化和推广做好充分的准备
科研档案资料真实可靠，可以为科研成果的转化和推广打下坚实的基础。例如，笔者所在的农科所在进行某一项研究或者培育新产品时，档案部门都要根据工作规范的要求全面收集实验过程中形成的第一手资料，并立即立卷归档，确保原始资料及时可信，以供后续科研工作使用。在后续科研出现问题时，便可以根据前面的档案发现问题所在，以便成功解决问题，较好的完成科研工作。在推广和转化科研成果时，这些原始档案资料都可以成为推动该成果发展的强大助力器。
4 结语
当前的国际竞争中，科技竞争已成为综合国际竞争的焦点，科技创新决定了一个国家的综合国力和未来发展潜力，其中科研院所的研究成果在其中发挥着巨大的作用。针对当前我国信息服务体系不完善，无法完全满足科研院所档案管理需求的现状，必须实现更加广泛的信息交流，完善电子档案在科研院所档案管理中的使用效果，扩充其使用范围。不断提升科研院所档案管理的效率和质量，以便科研成果能够更好、更及时的为民服务，提升我国的科研水平。
