提高高职院校系级教学档案管理质量的研究
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2017）06C-0122-02
教学档案管理是教学管理的重要组成部分，紧紧地服务于教学工作，因此教学档案工作的好坏，将直接影响整个教学工作，最终影响学生掌握知识和技能的熟练程度。关于教学档案工作已有不少学者进行了研究。笔者结合实际工作情况，探讨高职院校系级教学档案工作的任务、档案人员应具备的素质和能力，以及改进的措施。
一、高职院校系级教学档案工作的任务
以系部为教学管理的高职院校，其教学档案一般分为校级和系级管理，系级教学档案工作是比较琐碎的，工作任务归纳起来主要有以下几个方面：
（一）档案的编制。系级教学档案在编制方面主要是协助主管教学的系主任制（修）订教学计划，大纲（标准）、实施办法，以及有关教学检查、教学评估、课程建设等具体工作；新学期课程表的排定、考勤登记、课堂日志等的落实；教学计划的执行情况、调课事宜、课程考试试卷的规范、监考安排、编制考试情况记录表、学生成绩的登记、统计学生成绩，等等。
（二）档案的收集。收集教学档案是工作的重中之重，凡是与教学有直接或间接关系的都要收集，范围包括上级和系级的文件、指示、规定、办法、通知等；系级与教学工作有关的教案，课程标准，教学进度表，课程表，教材，教学日志，成绩册，教学任务书，学生考勤表，每门课程教学总结，期末考试卷、参考答案、评分标准，试卷分析报告，考场情况记录，教研室工作计划和活动记录，教学检查记录，教师互听课评课记录，学生代表座谈会记录，学生对任课教师的评价，学生参加各类竞赛获奖情况等。各类教学材料必须收集完整、准确，不能短缺、遗漏或重复，保证档案的真实性。
（三）编制和收集教师的教学档案。教师的教学档案直接记录着教师的信息，影响着教师的切身利益，对教师的职称晋升、补贴、工作回顾、师资队伍建设等都有一定的参考作用。档案内容包括教师的基本信息、教师每学年授课数量和教学质量、教师科研情况（包括科研项目立项，结题，论文，自编和参编的教材、讲义、教学参考资料，获奖等）、教研活动情况（包括教师校内培训、教师之间互听课、教师本人参加各类比赛、指导学生参加技能竞赛及获奖情况等）、教师外出进修情况、教师到企业锻炼情况、教学效果测评、教师工作量统计。建立健全教师档案，做好评选教学优秀奖的资料准备工作。
（四）学生工作档案的管理。负责申报学生学籍管理，并及时报告学籍管理中出现的问题；学生在校基本信息、学生毕业信息、学生参加技能比赛情况及获奖证书扫描复印件、学生课外活动、学生社会实践活动情况、学生就业单位情况、毕业生初次就业率统计、毕业生跟踪调查情况及就业分析等。
（五）档案的整理。由于收集的教学档案种类较多，份数也多，需要进一步条理化的整理，进行基本的分类（一般分为教学类、教师类、学生工作类）、组合、排列、编号、编制目录、组成有序的档案等；整理有关教学档案，归口管理各种教学文件，工作做到规范化、程序化，便于今后查阅。
二、高职院校系级教学档案工作人员应具备的素质和能力
教学档案工作是业务工作，也是服务教学的工作。教学档案工作有些是重复性的，有些是突发性的，要做好教学档案工作，要求教学档案工作人员具备较强的素质和能力。
（一）高度的责任心。高度的责任心是做好教学档案工作的基础。高职院校系级教学档案工作是基层的教学管理工作，特别是以系为管理中心的院校，系级教学档案更是无法代替的工作。教学档案工作不是轰轰烈烈，而是比较繁杂、枯燥的工作，也是比较重要的工作，责任也重大。因此要做好教学档案工作，必须具有敬业精神和职业道德，端正工作态度；必须保持良好的心态，热爱自己的岗位和工作，爱岗敬业，对本职工作要有高度的责任感，一心一意做好每一件事情。有时责任心比能力显得更加重要，有了高度的责任心，即使有困难也会想方设法完成工作。在工作中也要做到耐心和细心，安排课程、学生成绩的登记、试卷的发放和归档等需要细心地工作，不允许有差错，否则就会出现问题。
（二）工作的主动性。对工作有主动性是做好教学档案工作的前提。教学档案工作是事情比较多的工作，但又往往没有硬性规定的工作量，有些工作今天可以完成，明天也可以完成，但教学档案工作又不是小事，所以教学档案工作要主动，不能等领导安排了才做。今天的工作任务不能拖到明天，要按时或提前完成任务，要有奉献精神，对教学工作要主动联系有关人员是否落实。时刻提醒自己要主动工作，实际上工作的主动性也是职业道德的具体体现。
（三）吃苦耐劳的精神。吃苦耐劳的精神是教学档案工作必须具备的品质要求。教学档案工作是服务性工作，要紧紧围绕教学中心工作，很多工作任务小而多、繁杂、枯燥，同时也与各个相关职能部门有关联，有时需要跑来跑去，有时甚至需要加班加点。所以教学档案工作人员要有吃苦耐劳精神，要有自我牺牲精神，始终对工作充满热情，精神饱满，在工作中表现出乐观精神，要体会到工作的乐趣，对取得的工作成绩有成就感。
（四）一丝不苟的工作作风。一丝不苟的工作作风是教学档案工作必须具备的素质。教学档案工作无小事，有它的特殊性，也决定了教学档案工作人员必须努力勤奋。教?W档案工作虽然多而杂，决不能马虎，工作要实事求是，不能弄虚作假，不能自欺欺人，工作要严谨务实、一丝不苟，特别是一些试卷打印、装订、分发，成绩的录入，教师工作量的统计等工作，更是要求精益求精、脚踏实地、不能出错。当然也不能因怕出差错而框住手脚，过于谨慎，过于放缓速度，要有一丝不苟的工作作风，也要提高工作效率。 （五）团结协作的态度。团结协作的态度可以保证教学档案工作环境具有轻松的氛围。教学档案工作人员在工作中不仅自己要努力完成工作，还要主动配合别人一起完成工作，多与人沟通。在工作中常与学校各职能部门、教职工、学生打交道，多与人相处。待人接物要有诚信，正直，尊重人，平易近人，对教职工和学生一律平等对待。讲团结，当然也要讲原则，遵守纪律，不偏心，热情大方，热情服务。在工作中难免与人出现矛盾，有矛盾要讲究处理方法，对事情有自己独立的思考，对建议意见可以向领导提出并且到位，但不要越位。只有这样才能每天都能在心情愉快的环境中工作，才能有和谐的氛围。
（六）熟悉业务的能力。熟悉业务的能力是做好教学档案工作的关键。档案是事实的真相、历史的见证，是教学工作的凭证，在教学中起到参考的作用，并在此基础上得到不断的发展和提高。要做好教学档案工作，工作人员必须熟悉业务，具备一定的业务能力，包括沟通能力、协调能力、语言表达能力、文字能力、档案管理能力、办公自动化应用能力等。随着互联网的发展，网络信息日新月异，新媒体不断涌现，给档案工作人员提出了更高的要求，要求具备不断学习的能力、分析问题和解决问题的能力，要更新观念，适应新的教学档案方式（如现在的教案多数是电子版式教案，PPT式占绝大多数）。
（七）一定的创新能力。创新能力是使教学档案工作不断进步的条件。高职教育经过多年的发展，高职生生源已不是原来单一的普通高考生，目前的高职院校包含有普通高考生、中职升高职生、初中毕业五年一贯制等多种生源，办学模式有“2.5+0.5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式，人才培养方案也有多种形式。因此，教学档案必然数量多，收集、分类、整理等必须科学化，工作人员应具有一定的创新能力、科研能力进行归纳总结，具有新思想、新方法，才能做好档案工作，要与时俱进，不断进步，适应时代的发展，接受新生事物。
三、高职院校系级教学档案工作的改进措施
（一）提高思想认识，高度重视工作过程。要提高思想认识，深刻认识到高职院校系级教学档案工作的严肃性和重要性，高度重视工作实施过程的每一个步骤，切实解决工作中遇到的实际问题，在科学管理上下功夫。高职院校系级教学档案工作是直接影响到学生学习、毕业乃至前途的重要工作和教师教学工作，必须一丝不苟、认真负责，来不得半点马虎。要根据教学档案的职能和特点，认真研究找出最突出的任务，有针对性地进行重点分析，找出合理的解决方法。只有在工作中高度重视，不断认真总结出好的工作方法，工作实施才会更加科学化、规范化。
（二）建立行之有效的管理制度。要制定明确的教学档案管理目标和管理标准，建立一套完整的适用于系级的教学档案管理制度，以指导和规范系级的教学档案工作；要建立系级教学档案工作网络，确定教学档案工作人员的岗位责任制；要制定目标管理标准、考核制度，奖惩分明，奖优罚劣；要实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制，确保教学工作正常有序进行，特别是对教研室的工作，每学期都要对现有的档案材料进行集中整理、分类归档，然后再进行专项检查，提出整改意见；要实行教学档案人员定期培训制度，不断提高其业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。教学档案有其自身的特点，教学档案管理人员要解放思想、更新观念，不断寻求教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教学档案管理的新方法和途径。
（三）实施信息化的管理手段。随着现代办公设备的自动化，教学档案工作也相应快速地发展，高职院校系级教学档案工作的信息化管理可以提升管理工作效率，提升高校的建设水平，更好地利用教学档案资源。信息化建设，能促使系级教学档案工作管理程序更加合理，从而有助于增强系级的快速反应能力；能进一步促进系级资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用的效果，求得最大的使用效益。配置好的信息化管理软硬件设备，通过专业软件进行系级教学档案工作的管理，减少人为疏忽的问题。第三方的验证和管理可以减轻管理工作人员负担，也便于将相关资源联网使用，构建大数据平台，服务于相关职能部门，特别是教学部门。
