探析学校档案管理的发展现状及其优化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0125-02
当今社会发展的最重要的前提因素就是知识和信息，而档案资料中就包含了许许多多的自然和社会信息，所以档案已经带给社会巨大财富的战略性资源，并且档案资源发挥其自身作用在可持续发展下的可能性也变得更大。随着时代的不断发展和教育的不断改革，学校的发展愈来愈依赖于教育资源的补给和配载，所以充分利用学校的档案资源，完善和优化学校的档案管理，已经成为了学校发展中不可或缺的重要组成部分。在教育活动中充分地利用档案资源，能够为学校的发展增添动力。因此，优化学校档案管理人员是不可忽视的问题。
一、档案管理的地位
（一）学校工作的查考凭据
学校的各方面的活动情况都记录在学校的档案里面。学校的档案工作对于学校的管理来说是非常重要的一部分，为了学校工作的正常开展，保证工作的延续性，就必须充分利用档案。学校档案有利于促进学校领导熟悉情况、计划决策、处理各种问题，从而使其工作和业务更好地完成。如果学校在工作开展中没有考查好档案，就可能会降低学校工作的效率，甚至给学校工作带来困难。
（二）档案是教育科研的可靠资料
档案既可以为教育科研提供最原始的借鉴资料，还可以为教育科研提供大量的基础材料作，由此可以知道学校档案对于教育科研来说是不可或缺的一部分。只有充分利用学校档案，学校的教育科研活动才能更加顺利地进行，才能总结出有利于教育教学的活动的规律。
（三）推动教育事业的发展
如今，国家愈来愈重视教学改革，教育观念较比以前也发生了巨大的变化。为改善教育方式，提升教育质量，学校可以利用学校档案，借鉴档案，及时发现并解决问题，在原有的基础发展和完善教育方式下，从而提升在校师生的整体素质。
二、档案管理存在的问题
（一）对档案管理工作缺乏重视
通过多年的工作实践，发现许多人对档案管理工作的认识都不够深入。许多人认为档案管理工作无关紧要，没有真正认识到档案管理工作的重要性。而大部分高校的档案管理工作者也并不重视档案管理工作，所以他们对档案管理工作并不积极，且对管理工作缺乏高度的责任感，工作态度不认真，不够细心，造成了学校的档案管理在一定程度上的滞后。档案管理工作的专业性很强，所以档案管理人员应该具备其应有的职业道德，并且要重视档案管理。
（二）档案管理人员缺乏专业素质
大多数的档案管理人员身兼数职，所以没有多余的、固定的设计来整理档案，所以许多学校的档案管理工作不够到位。有的学校甚至是直接招募非专业的档案管理人员，由于缺乏专业的档案管理人，使得档案管理工作出现乱七八糟、杂乱无章的局面。档案管理需要专业的管理人，因为档案管理并不是简单地收集和整理信息而是一门科学，如果没有专业的学校档案管理人员，档案管理工作就会出现各种各样的问题。
（三）硬件设施不足
随着科学技术的进步，计算机网络技术在学校档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数学校还是运用落后的方式来管理学校档案，如手工收集，却很少有学校运用计算机网络技术来管理学校档案。同时，档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常繁琐，这样学校档案管理人员的工作效率也会大幅度降低。
学校档案真实地记录一个学校的各方面的发展足迹，但是现在许多学校没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。
三、优化档案管理的措施
（一）深入认识，高度重视
学校领导应该高度重视学校档案管理工作，正确认识其地位和作用，档案管理应该做到组织、人员、方式落实。在校的档案管理人员要与时俱进地认识当前形势下对档案管理工作的新要求，用新思路、新方法来做好学校的档案管理工作。学校可以建立专门的档案室，由校领导和办公室主任协调管理档案工作。全体教职工都要加强建档意识，积极推进学校档案管理工作的发展。
（二）建立健全档案管理运行机制
学校档案信息管理工作开展的核心是教育教学，建立健全学校档案管理运行机制主要包括保障持续发展所需的利用机制以及联系历史的保护机制。其中建立档案保护机制主要包括三个方面：（1）建立专门的机构来收集、整理、保存和利用档案；（2）保护档案人才。档案信息资源的配置机制要在文件信息转化成档案信息的过程中，运用可持续发展观念进行价值判断和选择，不断扩大对学校教育教学与管理的文件信息的存储和积累，为学校发展提供服务。将工作重点更多地放在档案信息来源以及涉及内容上，以全面的信息管理资源储备，保障学校教育实际教学的所有需求，使现有信息资源条件得到全方位多渠道以及能够最大化的应用，更多地关注档案信息提供的方法，从而实现更方便、最大化和最优化地使用档案信息资料。
（三）提高档案管理人员素质，分配专业人员管理档案
加强档案管理必不能少的条件就提高档案管理人员的素质和加强档案管理人员队伍的建设。学校要至少配备一名专职档案管理人员， 各处室要至少配备专门的档案资料管理工作人员。“团结协作，共同管理”。从而使得学校所有的档案资料都能及时完整地进行整理。当前信息技术高速发展， 为顺应时代潮流，应多选拔年轻的、计算机操作水平较高的工作管理人员，并对档案管理工作认真负责的教师，给予重用。同时，应做好档案管理人员的定期培训工作，使其不断更新自身思想意识，掌握先进专业技能以及专业知识，做到与时俱进， 对学校教育事业的发展有着积极的意义。
（四）加强学校档案管理的硬件设施建设
硬件设施的建设有利于提高档案管理的质量，提高档案管理的管理水平。所以为保障档案材料的管理能够有效、便捷、规范和安全，学校应该设立专门的档案管理室，完善档案管理的所需设施，对档案分类存放、编档管理，保证档案室防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉以及防高温。
（五）现代化管理档案，拓宽服务领域
随着社会科学技术的不断进步，档案管理的发展更要随之发展，所以档案管理也要朝着现代化和信息化的方向迈进。首先，使用现代化的手段来进行档案管理工作，运用现代化科学技术手段提高档案管理工作效率。其次，运用现代化管理手段向有关部门和学校领导等及时提供档案管理信息，也方便他们查阅。这样，大大增强了档案的利用率，最大程度地发挥档案信息的价值，也为档案部门的工作开展提供支持。
四、结束语
总而言之，学校档案管理工作是学校基础工作非常重要的一部分，是信息资源的传播和知识的储存的一种重要形式。档案的管理工作要科学化、高效化和标准化，做好档案管理工作的每一步，完善科学合理档案管理工作的机制，把档案的使用价值发挥到最大，为教育事业的发展做出积极贡献。
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