独立学院教材档案管理的现状、问题及对策
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查文字、图像、声音和其他各种形式的历史记录。教材档案是高校档案工作的组成部分，为教材的科学选用、管理、建设、评价等提供信息和资料。目前，独立学院教材档案管理工作仍然处于初级阶段，笔者作为一名从事独立学院教材工作的管理人员，试图分析独立学院教材档案管理工作现状和存在的问题，并提出解决对策。
一、独立学院教材档案管理工作现状及存在的问题
1.教材档案的收集与整理工作不受重视。
在高校，教材档案基本被列为“教学类”档案，教学档案众所周知，但教材档案却不是每一个教学管理人员都熟悉的名词。虽然教材管理人员每年会做着大量与教材相关的工作，如教材征订、教材选用、教材发行、教材款结算等，但常常缺乏对这些工作进行收集与分类整理的自觉性。往往评估验收或者目标考核需要时，才不得不寻找、搜集并汇总这些材料。说明教材管理人员对教材档案的收集与整理工作不够重视，没有充分认识到教材档案对教材建设和教学工作的重要作用。
不仅教材管理人员对教材档案不重视，一些主管领导也没有重视。对于教材工作，大家一贯的观点是，只要保证学生课前有书，只要用的是近三年出版的新教材、重点教材、规划教材、“马工程”教材，只要教材款结算数据无误，教材工作就算做到位。对于教材档案，很少有人意识到它有社会价值，需要统一管理，需要得到开发和利用。
2.教材档案管理方式、技术落后，资金投入困难。
现如今，独立学院教材档案管理方式和技术非常落后。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，目前已经研制出不少教材档案系统应用软件，但很多独立学院并没有投入使用，仍旧采用传统的档案管理方法：除了电脑上的表格文档外，几乎都是纸质档。
独立学院在教材管理系统方面资金投入困难。购置计算机、扫描仪等设备，购买应用软件、远程服务、进行信息安全防护等，都需要较大的经费投入。电子产品更新换代速度快、生命周期短，后续维修、升级、更换费用更是不少。独立学院需要用钱的地方多，加上对教材档案工作不重视，一般不会投入过多。
3.教材档案管理人员缺乏专业性，业务水平有限。
调查发现，部分独立学院从事教材档案管理工作的人员学历不高，不少人员年龄偏大，有的甚至连基本的电脑操作、表格运用都不会，缺乏工作激情，老方法、老一套，进步不快，活力不强。
有的教材档案管理人员学历较高，但不是档案专业毕业的，缺乏敏锐的职业嗅觉，也缺乏档案管理的基础知识，对教材档案的认识比较生疏。而且，工作思想很不稳定，认为教材档案管理工作没有意义，不能体现人生价值；有的教材档案管理人员身兼数职，无暇顾及教材档案的整理归类活动；有的教材档案管理人员是聘用的，态度消极，懒于思考，无心学习和研究教材档案的管理之道……总之，大部分独立学院教材档案管理人员缺乏专业性，整体素质不高，业务水平有限。
二、加强独立学院教材档案管理工作的对策和建议
1.增强建立教材档案意识，做好教材档案的收集与整理工作。
要想做好教材档案管理工作，首先要增强建立教材档案的意识。这是一个意识问题。无论是分管领导，还是教材管理工作人员，都要重视教材档案的管理，有意识地、积极地搜集、整理资料，做好归档工作，建立教材档案库。只有意识强化了，才会有具体行动，才会自觉地、用心地为这项工作付出。
很多独立学院处于教材档案库的建立初期，有的甚至没有教材档案库，要想做好这一工作，最关键的是进行教材信息搜集与整理。具体有以下工作。
第一，各种文件的收集与整理。首先，收集来源于教育部和省教育厅及其他上级部门关于教材建设方面的政策、措施等文件。其次，收集来源于校内关于教材建设和教材管理的文件。以我校为例，诸如《湖北师范大学文理学院教材选用办法》、《湖北师范大学文理学院自编教材管理办法》等。再次，收集来源于图书公司、出版社和各大书店等有关高校教材编写与出版、教材征订、教材发行等方面的政策和规定。
第二，教材样本的收集与整理。首先，将本校每年使用过的教材都收集1本作为样本，按专业分类存放教材仓库。如果教材不更换版本，每年有重复教材，要清点清楚，查漏补缺，尽量做到每种1本。其次，及时收集、整理自编教材。本校教师主编或参编的正式出版的教材（含讲义、教学参考书和习题等）要收集完整，以作教学参考和教材评优用。再次，收集那些高质量的教材，特别是优秀教材、获奖教材、“十二五”教材等。另外，还要注意收集整理“马工程”教材。
第三，账册数据的收集与整理。首先，加强与书籍供应商的联系，整理、保存好历年教材征订清单、学生领书签字单等，及时按学期装订成册，以供随时查阅。其次，整理、保存好每学期的书款结算报告、教材费清单、学生核对签字单等相关材料，按学期分类归档、装订成册，装进档案袋，以便随时查阅。再次，整理、保存好历年的毕业生教材费清单，尤其注意休学、参军等学籍有异动的毕业生的教材费问题。所有这些账册数据一定要做好电子档备份。
第四，其他资料的收集与整理。首先，收集不同出版社教材出版的最新动态和信息，及时征订能够反映学科最前沿信息的新教材。教材管理人员常常会接触不同出版社，如高等教育出版社、中国人民大学出版社、大连理工大学出版社、东北财经大学出版社等，这些出版社往往会提供他们最新的图书目录、教材总览等，要收集、整理、记录、归档，并把信息反馈到相关系部，以便订阅。其次，要收集各种教材研究资料，包括各类教材专著、论文及校内教材座谈会材料等，汇总、归档。 2.加快教材档案信息化建设，逐步实现教材档案管理现代化。
网络化、信息化建设，对档案部门来说，既是机遇，又是挑战；既是希望，又是考验。如果能抓住机遇，乘势而行，就能掌握工作主动权，开创工作新局面。反之，如果消极被动，不思进取，势必落后于时代潮流，陷于被动。教材档案的信息化建设亦是如此。
由于独立学院没有过多经费投入教材管理系统，因此教材管理信息化建设滞后。计算机的大量应用极大地方便了教材的征订与教材款的结算，同时为教材档案的存储与管理带来了挑战：如何加快教材档案的信息化建设，实现教材档案管理现代化？
第一，要加大资金投入，引进教材管理系统。
不少独立学院都有自己的教务系统，我校使用的是正方教务系统，但并没有购买针对教材的专门系统。除了计算机、打印机等基本办公软件外，没有教材管理系统。应进一步加大教材管理系统引进，改变过去以纸质档案为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，形成以计算机数据为中心的自动化管理系统。
第二，增强管理现代化意识，引进现代管理方法。
作为一名教材档案管理人员，如果没有管理现代化意识，就会大大影响教材档案管理现代化的发展步伐。新形势下，教材档案管理人员要树立科学发展观，运用先进技术，紧跟时代的管理方法，改变以往墨守成规、闭门造车的观念，积极学习现代管理理论和方法，实现主动式服务、开放式服务。
3.加强教材档案管理人员培训，提升其职业幸福感和业务水平。
知识化、信息化、网络化时代，培养和造就一批高素质的教材档案管理人员迫在眉睫。教材档案管理人员肩负管理、保护档案的职责，只有提高各方面素质，才能真正保证独立学院教材档案工作顺利实施。
第一，热爱档案工作，提升职业幸福感。
教材档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量档案收集、整理、编撰、提供利用等工作，还要搬书、整理库存等，这就要求教材档案人员树立服务意识和奉献意识。只有热爱档案工作，才能忠实履职，提高工作效率，事事做在前面。工作做得顺、做得好，才会有职业幸福感。调查发现，具备职业幸福感的人，心态年轻，精神面貌好，愿意学习，愿意付出，工作有创新，有发展。
第二，加强专业培训，提升业务水平和管理水平。
独立学院教材档案管理人员大部分学历低，且是非档案专业毕业，定期给他们组织专业培训是至关重要的。不仅要培训档案管理、档案收集与整理等专业理论知识，还要培训计算机操作、表格运用、教材系统运用等实际操作知识，让教材档案人员既熟悉理论知识，又懂得操作实践，从而提升业务水平。只有档案管理人员整体素质提高了，人人精通业务，个个独当一面，才能提高教材档案管理水平和服务质量。
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