基于机关文书档案整理存在的问题及对策研究
我们知道，档案本质上就是对过去发生事实的一种真实性历史记录，它的载体多种多样，其中最为重要与主流的就是文书档案。所谓文书档案，顾名思义就是利用书面材料的形式通过特定的程序，经过一定处理流程而形式的文件材料，它记录了一个社会组织及所从事的各类管理活动[1]。在机关工作的过程中，文书档案管理一直扮演着记录机关不同职能部门历史与相关人员重要信息的角色，它对机关部门在过去工作过程中发现的价值信息起到了回忆与保留的作用，是机关部门进行有序化工作的一个重要的组成部分。那么接下来，我们就来谈谈实施机关文书档案管理工作的意义。
一、当下机关文书档案管理中存在的问题
当今社会，随着时间的推移科技的发展，在进行机关文书档案管理工作的过程中逐渐出现了一些新的问题，这些问题或多或少的影响了机关文书档案管理工作的有序进行，从而引起了机关管理者的重视，下面我们就这些问题进行简要叙述。
（一）档案工作人员对档案整理重视程度不高
经过观察发现，很多工作人员在对机关文书档案管理工作的过程中心态有些懈怠，重视程度不高。譬如有的档案人员在对档案编制页码的过程中为了图省事，将多有文件集中起来进行大流水编页码，这样就会造成一份文件的页数无法确定，到最后还是需要重新编页号，增加工作负担；再有，有的工作人员在盖归档章的时候过于松懈，章印盖歪盖斜的现象层出不穷，甚至有的把归档章盖在了文件的背面，一定也不规范；还有一种现象，就是工作人员对于需要归档与不需要归档文件的范围没有明确，对于收集进来的文件不论文件性质如何全部归档，这样不仅使工作人员自身的工作内容加大，而且造成了档案保管场地的浪费，文书档案本身占地面积就不小，再增添不需要归档的文件进来更是增加了馆藏档案量的增加。
（二）机关文书档案种类多样，保存与整理不易
一般情况下对于机关文书档案的管理都是由人工进行操作的，现在机关内部的文书档案内容越来越复杂，形式也变得越来越多样，这就给档案工作人员的工作带来的一定的难度，因为他们需要花费大量的时间去对文档的性质进行归类整理，程序繁杂，再加上有的工作人员工作态度不太端正，这就使得文书档案的整理质量得不到保障。再者，文书档案多数是纸质的，这就对档案存放的环境有了一定的要求，室内温度的高低与空气湿度大小都会影响纸张的寿命，不仅如此，文书档案还极容易遭受到害虫的侵袭。
（三）机关文书档案管理不够专业化
在一些机关单位有时会经常出现一些非档案管理专业毕业的人员从事档案管理工作，由于没有经过专业的培训，专业知识掌握的不强，就导致了对关于档案的整理、分类汇总以及立卷等知识的一知半解，譬如机关档案管理没有专业化的管理人员；档案室内部人员流动性过高，经常是新人刚刚熟悉一些档案管理知识就转岗位，内部人员极度不稳定；以上的种种情况都直接影响到了档案管理工作的专业性。
（四）档案利用效率不高
机关部门形成的档案虽然专业性强，形式多样且数量庞大，但是目前仍然只是有较少一部分档案能够被社会社会利用，不能较好地服务于广大社会民众，这就造成了档案在利用方面的缺失，使得档案管理工作的意义略显表面化。
二、关于强化机关文书档案文书管理工作的对策研究
（一）加强各部门对机关文书档案的重视程度
首先要从思想上重视起机关文书管理这一工作，要强化档案意识，尤其是要让各机关部门领导认识到档案管理的重要性，鼓励他们主动参与到档案管理工作的过程中去，要意识到管理档案文书并不只是档案工作人员的责任，也是每一位领导，每一位在职人员的义务，起好领头羊的作用[2]。譬如各部门领导加强对部门人员上交归档资料的监督，关注工作人员是否按时按质按量的上交资料，对于没能及时上交资料的部门，要进行未交登记，实时掌握资料动态，避免资料遗失，便于后期的整理归档。
（二）强化档案工作人员内部管理，提升工作人员业务素质
众所周知，工作态度决定工作质量，我们不仅要从思想上重视起文书档案管理工作，更要从行动上落实我们的重视，故而建立起一支高素质的档案管理队伍是重中之重。强化队伍建设与档案管理人员的业务素质可以做到以下几个方面。
1、加强对档案管理工作人员的工作培训，定期对其普及档案管理理论知识，强化工作认知，杜绝出现懈怠工作的现象，并要求按时上交工作报告总结。
2、定期让老员工与新员工之间展开工作经验交流，促使新员工在老员工的带领下逐步掌握档案管理的操作技能，提升工作效率。
3、强化内部管理制度，督促档案管理人员按规章办事，同时要时刻引导档案工作人员积极主动的工作，以保证档案队伍发展的稳定性与长久性。
（三）提高机关文书档案的利用效率
我们政府实施一切工作的出发点都是为了人民，所以实施档案管理工作的最终目的就是要提高档案的利用效率，强化服务民生。
（四）注意对文书档案的保护
一般来说存放文书档案的地方一定要通风干燥，最好在隐蔽角落定期防止樟脑丸，防止档案回潮霉变或是遭受害虫侵袭。
三、结束语
机关文书档案管理记录了机关工作中的一切重要的活动，它看起来简单，但实际在整理过程中是十分具有挑战性的。做好机关文书档案管理工作不仅要求档案管理工作者加强自身专业水平知识与工作素养，而且更要做到提高文书档案的利用效率，强化民生服务。努力促进文书档案管理工作朝着规范化科学化的方向前进，是每一位机关工作者的义务与责任。
