中职院校学生档案管理分析
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
中职院校是我国培养优秀技能型人才的重要平台，随着中职院校社会地位的提高，学生档案管理工作已经成为中职院校的重要的工作之一，尤其是社会发展新时期，加强档案管理有助于促进中等职业院校的发展。当前中职院校学生档案管理工作在传统思想的影响下存在一定问题，要想实现全面发展，必须突破传统思想的束缚，实行规范化管理，提高管理水平和质量，促进院校建设和发展。
1.中职院校中学生档案管理工作中存在的问题
1.1缺少法规的约束和管理
当前对中职院校的管理并没有全面的法规进行规范，因为缺乏相关规定的管理，使得相关部门对中职院校中学生档案管理工作缺乏重视，在工作中收集的归档材料存在一定不足。有价值材料的收集以及档案整理的要求不够细致，档案管理人员对人社部门以及用人单位需要什么样的资料以及重点是什么并不清楚，在管理工作上没有形成统一性的标准以及管理规范。部分学生在中职院校毕业以后选择继续教育，这部分毕业生的学习档案没有派遣资格，而学生在毕业以后档案应当怎样传递，并没有详细的细则和统一要求，给学生增加一定负担。另外，中职院校撤并升级以后，过去原始毕业生的档案存留问题也成为历史遗留问题，这部分学生的档案中毕业生表或者学籍卡等材料应当如何进行操作，成为主要问题，但是当前并没有详细的法规对这一问题做出解释和说明。法规的不全面，造成学校、学生以及人社部门出现不同的说法。中职院校学生档案管理存在的严重的滞后性，无法满足中职院校当前快速发展的内在需求。
1.2学生档案资料收集和整理存在不规范操作
中职院校档案管理工作缺少规则的约束，造成档案管理工作出现各种问题。主要表现为档案归档资料中手续存在不全现象，并且签章也不符合相关要求，比如说学生毕业登记表中并没有学生本人的签字，或者档案中没有学校的公章，取而代之的是院系印章。另外，档案中最常见的应当是学生的成绩单没有加盖教务处公章，有的院校也会用复印件替代，表现出档案管理的不严谨。其次，学生档案资料中页面设置缺乏专业性，纸张的开本以及页边距设置没有形成统一。学生档案在形成过程中，会经过各个环节，也会受到不同人的参与，这就导致学生档案中随意性比较大，档案内容也呈现出五花八门的特点，当用人单位在对相关档案进行整理过程中，受这些因素的影响，降低档案的质量，阻碍对有价值信息的获取。另外，学生档案中存在书写不规范的现象，有些学生在填写档案资料是没有采用签字笔认真填写，另外还存在的问题是对重要的资料中没有日期的记载，出现顺序不清等弊端。
1.3学生档案管理模式和手段比较落后
对于中职院校的学生而言，在学习期间形成的档案是人事档案的基础，这份档案代表学生人生的起点，在现代化社会发展时期，信息技术得到广泛发展，档案管理实现电子化和信息化，很多高中毕业生的档案是以电子档案形式进入中职院校的，而中职院校档案却依然是以纸质档案为主，这一现象的出现表示当前中职院校学生档案管理中并没有推出一套规范的、适用的档案管理软件。在现代中职院校中，学生档案管理依然是传统的、手工操作的管理形式，在一定程度制约学生档案管理工作的进步。
1.4毕业生档案管理的转递和管理工作存在漏洞
当前的中职院校中很少对毕业统一分配工作，因此毕业生的档案直接交由人才市场或者人才交流中心代为管理，当毕业生落实工作单位以后转入就业单位中。但是通过对当前档案管理分析，大部分大学生在毕业后档案大部分是转入生源地的人事部门中，因为生源地人事部门并没有保管的毕业生档案的权利和责任，因此在忽视了对中职院校学生档案的管理。另外在档案进行转递过程中，需要经过多个环节，导致出现学生档案丢失的问题，给学生参加工作带来不利影响。
2.加强中职院校学生档案管理工作的措施
2.1加强法规建设
在当前发展阶段，我国加强对中职院校发展的重视，因而促使中职院校得到一定发展，规模不断壮大。虽然有关部门颁布了与档案工作相关的法规，但是并没有针对中职院校学生档案管理的法规制度等，这在一定程度上忽视中职院校学生档案管理工作的开展。所以相关部门应当认识到当前法规制度中存在的问题，尽快颁布与中职院校学生档案管理相关的法规，以此明确生源地学校和招生部门以及学校等各方面的责任和权利，实现中职院校学生档案管理工作的标准化和规范化。同时对中职院校学生的继续教育问题进行规范，完善学生档案管理的操作标准。针对中职院校撤并之前毕业生档案管理工作进行规范，并提出切实可行的解决方法，最终实现档案管理工作的有法可依。
2.2规范学生档案管理材料的收集和管理工作
在收集?W生档案资料是需要注意学生档案资料的完整性，对文字材料必须进行严格规范，纸张规格、书写规范等要进行严格管理，使用规定的纸张规格和书写用笔，同时避免文字材料中出现错别字，在对档案管理除传真件需要存档以外，其他资料必须使用原件进行存档。学生档案资料在就业和招聘中的具有重要作用，当学生进入学校以后应当及时做好建档工作，然后在入学以后根据学生的专业、班级等信息按照国家规定的标准进行相关资料的收集和整理。当资料全面以后及时进行存档，并且现在中职院校中的学生会参加各种技能或者等级考试，社会实践活动比较丰富，针对学生在校期间各种表现和成绩，将每一份详细的材料都记录到学生的档案管理中。另外档案管理人员应当具有敏感性，及时与相关部门进行合作沟通，获取更多的有效资料。学生将要毕业时，是档案资料形成最集中也是最重要的阶段，这段时间中需要对学生在学习期间德智体美等方面的发展和表现进行综合评价和总结。学生档案材料的收集是一个长期过程，档案管理人员应当认识到这一工作的重要性，通过细致工作，将学生各相资料整理完善。 2.3实现信息化管理
当前社会在不断发展中，计算机技术和信息技术得到广泛发展，信息化和办公自动化成为主要的发展趋势。当前中职院校中学生档案在内容和数量上呈现上升趋势，传统的手工管理模式已经无法满足现代化管理的需求。所以院校中的档案管理人员应当积极转变管理理念，同时学习新型的管理知识，和管理技术，通过不断地实践，创新学生档案管理工作模式，并且在工作中充分利用新技术和新设备，有计划地实现学生档案管理现代化。学生档案管理人员应当认识到社会发展方向，?e极开发适合本校管理的使用高效功能健全的档案管理的信息系统，促进档案管理现代化实现。
2.4规范毕业生档案转递制度
学生毕业以后档案转递工作比较复杂，一方面时间比较集中，另一方面涉及方面比较大，参与的工作人员比较多，所以必须设置合理的传递方式，严格学生档案传递过程。制定完善的档案转递制度，同时严格按照制度执行，遵循相关档案转递程序，在档案转递过程中，有效的档案转递制度能够保证学生档案管理在转运过程中的安全，避免出现丢失问题。
2.5加强档案管理队伍建设
中职院校中学生档案管理质量在一定程度上受档案管理工作人员的素质影响，要想在新时期做好档案管理工作，必须建立一支专业的管理队伍，由专业的档案管理人员对档案资料进行收集和归档。其次，还要加强档案管理人员的责任意识，保证以严肃的态度和饱满的热情投入工作中。另外，定期进行专业以及法律知识等方面的教育，从而加强管理人员的业务素质。只有建立专业档案管理队伍，才能提高档案管理工作质量和效率，促进高职院校的发展。
3.结束语
学生档案管理是中职院校管理工作的重要组成部分，但是在工作中随着时代的变化工作模式也在不断转变，在当前学生档案管理工作中存在一定问题，制约档案管理工作的进步和发展。为提高中职院校学生档案管理工作质量，在日常工作中加强学习和研究，并且利用先进技术，实现档案管理的现代化。通过对不同管理模式的探索和应用，制定完善的档案管理模式，从而提高对档案信息的利用率，发挥档案信息的最大价值，促进高职院校的进一步发展。
