浅谈实物档案的收集与有效利用
针对实物档案特点，在对其收集和利用方式进行研究时，一方面要求可以充分发挥此类档案所具有的优势，另一方面也需要保证实物档案的安全性与保护性，避免为追求利用效果而造成档案损坏。面对常见的实物档案收集管理问题，需要有目的性的进行研究，本文以佛山城市展览馆为对象，对各类实物档案的收集和利用措施进行了简单分析。
1 实物档案特点分析
实物档案与纸质载体档案、电子载体档案相比，具有很大特殊性，其主要是以实物作为载体进行保存的档案，通过更直观的形式来反映城市发展状态的物品，如生活类（证章、钱币、商标广告，建筑构件，家具），鉴赏类（陶瓷，石刻，字画，木屏风，蚀刻玻璃）等。与其他载体的档案比较来说，实物档案具有品种多、载体丰富以及生动直观等特点，同时也因此使得实物档案在收集、管理以及利用过程中难度更大。实物档案载体作为实物，其并不受形状、材质、颜色以及大小等因素影响，且形式多种多样，可以根据需要确定信息记录形式。并且，实物档案可以利用自身质感、颜色以及形状等，通过视觉和触觉来向人们传递信息，与文字相比可以表达出更细微的内容，在理解与接受上具有更大的优势。
2 实物档案收集管理常见问题
2.1 收集范围不明确
因为对实物档案认识不足，导致在收集和管理上无法确认作业范围，并且因为实物档案数量多、种类杂，没有统一的管理体系，在确定收集范围时具有较大的难度。实物档案的收集范围制定不明确，对比其他类型档案，实物档案面对的受众不同，其所代表的意义上便也存在巨大的差异。对于城市展览馆所需的各类实物档案，需要具有明确的历史痕迹，可以代表所处时间的特点。但是现在随着人们对古代文物认识的提高，更多人将具有历史意义的实物档案看作经济物品，希望通过各种手段来获取一定经济效益，这无非增加了实物档案收集的难度。同时，因为对实物档案分类不明确，没有有效的体系来确定该物品是否具有收集管理价值，贸然收集不仅会加大工作量，同时还会影响后续使用效果。另外，档案管理部门为扩充馆藏，忽视了实物档案质量管理，一味追求数量，对实物档案所具有的保存价值、珍贵程度以及保管期限鉴定不全面，但是又担心造成重要实物档案遗失，只能将全部实物档案接收下来[3]。这样就造成整个馆藏质量降低，无法体现出高价值实物档案，导致馆藏毫无特色，为后期实物档案的管理以及利用增大了难度。
2.2 管理制度不全面
对于实物档案管理并没有统一的管理体系，尤其是随着实物档案数量的不断增多，一味的沿用原有管理体系，势必不能满足实际工作需求。而对于部分已经制定实物档案管理的单位，基本上也是流于形式，实际操作性比较低，大部分的规章制度成为一纸空文，导致众多的实物档案收集不当以及管理无序。另外，基于实物档案的特殊性，很多单位并未配置专门的管理人员，大部分由档案工作人员到部门兼职档案员，各类规章制度无法有效应用到实际工作中，收集管理工作带有很强的工作人员个人特色，使得整个实物档案收集工作呈现一种混乱的状态。
城市展览馆所需实物档案在历史文化研究上具有更大的意义，无论是收集、管理还是应用，均对工作的执行效果有着更为严格的要求。随着城市建设进程的加快，想要有效收集具有代表意义的各类实物档案，就需要出台具有针对性的规章制度，一方面可以提高广大群众对实物档案的认知，积极配合档案收集工作；另一方面也可以对展览馆自身工作行为进行约束和改进，优化工作流程，确保可以按照要求合理收集各类实物档案，并进行科学管理和应用。现在城市展览馆并未认识到管理制度优化的必要性，还未建立专门的实物档案管理体系，导致实物档案收集管理工作进程缓慢，无法灵活应对各种实际问题，收集应用效果十分有限。
3 实物档案收集与利用优化措施
3.1 实物档案有效收集
对于佛山市规划城建档案馆，实物档案主要服务于一个城市展览馆，包括古代部分的场景还原、陶瓷、证章、字画以及生活类等，这样实物档案收集与管理效果，将在根本上决定了最终展览利用质量。为满足实际工作需求，首先要建立完善的管理制度，确定实物档案收集范围，主要以满足展览馆应用为目的，对任何满足应用要求的实物档案进行收集与管理。要求制度内详细写明收集方向、要求与方式，以及严禁出现的行为，提高工作操作的可行性。同时还要确定实物档案移交、保管、利用等整个流程内的各环节要求，作为工作人员的行为准则，减少人为因素对收集效果的影响[4]。另一方面，需要提高实物档案收集方式的灵活性，档案管理人员需要密切关注相关信息，争取第一时间掌握各类实物档案的信息，并做好信息登?，然后主动与个人或集体进行联系，将实物档案收集工作落实到位。尤其是与专家、收藏爱好者等保持有效沟通，相互形成一种工作常态，保证可以满足实物档案收集工作需求。同时，还需要提前将各项收集准备工作落实到位，对收集到的实物档案做好保护，避免造成损伤，影响其价值。
3.2 实物档案管理优化
要针对实物档案管理不规范问题进行优化，档案馆内需要建立统一的规章制度，明确实物档案管理的必要性与要求，并对管理人员行为进行约束，减少以往实物档案随地摆放、编号模糊不清、主题性缺失等问题。一方面，要保证随收随归。对于可用于城市展览馆的实物档案，大多每件实物为一件，归档工作灵活性比较高，可以达到随收随归目的。对于收集且移入到馆内的实物档案，需要及时编一个档号，然后放置到相应位置保管，以免实物档案的大量积压，并且在后期应用到展览时，可以有效降低工作量。其中，要对归档的实物档案进行拍照，且将照片纳入馆内照片档案管理系统，在两者间建立准确可靠的标识关系，便于后期利用时有效检索。另一方面，提高数字化管理效率。积极应用数字化技术，对实物档案拍照后，数字扫描形成JPEG图像，按照片档案方法管理，还可以将实物档案放置位置信息输入数据库内，在后期利用阶段可以通过编码的检索快速确定，减少后期工作量。
3.3 实物档案高效利用
用于展览的实物档案，可以为人们提供各种城市相关信息，保证人们可以通过更直观的形式了解城市发展史，人们能通过对实物的观察、分析和推测进一步获得某种更深层次的信息。另外，还要深度挖掘实物档案所具有的价值，例如古代场景的还原，可以展现出城市的发展历程，给人一种勃勃生机的感觉，经过古今对比，来突出城市所具有的巨大发展优势。
4 结束语
实物档案具有一定特殊性，在对其进行收集管理和利用时，需要基于其所具有的特点，采取措施来解决常见问题，保证各项规章制度可以有效落实，提高实物档案收集的有效性。
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