浅谈高校软件采购存在的问题及对策
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.369
随着信息技术的不断发展，越来越多的软件产品被应用在高校的教学、科研和管理工作中，设计合理的软件产品可以使教学更加直观、可以使科研工作更有成效、可以使管理工作更加高效。但由于高等院校软件采购有其特殊性和局限性，软件的采购管理引起越来越多的高校重视。
1 软件产品的分类及特点
软件产品属于无形产品，与物质产品不同，软件产品具有较强的逻辑性，产品更新快，不能用定量指标去衡量，不同品牌、不同功能的软件产品价格差距较大。软件产品虽种类繁多，功能不尽相同，但从其研发属性上大致可分为三类：完全新开发的软件、二次开发软件、标准化及商品化的软件产品。
第一类，完全新开发的软件是根据各高校的采购需求，在已有技术的基础上，定制研发能够满足高校个性化需求的软件产品。采购完全新开发的软件产品更倾向于采购服务，其开发成本较高，开发周期长，在高校的采购及应用相对较少。
第二类，二次开发软件是在原有已开发的软件产品的基础上，学校根据自身的管理要求和教学特点增加特定的功能模块，而形成的软件产品，主要应用于高校的教学和管理工作中。这类软件产品在高校的教学管理中应用较普遍，比如高校的资产管理系统，系统封面一般都有各高校自己的标识，系统根据各学校职能部门的不同，学校人员的不同进行相应的设定。二次开发软件产品采购成本较完全开发软件产品低，供货周期短，目前在各高校普遍应用。
第三类，市场上已商品化的软件产品，可直接从生产商和供货商处采购，例如Photoshop、office、Java软件等等，此类软件在市场上已经得到普遍应用，价格相对较低，主要应用于科研和教学工作。
2 软件采购存在的问题
2.1 立项缺乏科学性
目前，高校预算批复均根据各项目单位根据采购需求申报的项目金额，经项目评审后，财务部门将预算批复至各部门，采购部门根据金额批复情况进行采购。立项工作主要由各采购需求部门主导，采购需求部门专业知识不足，对于市场价格认识不足，对相关软件市场调研了解不够透彻，很难从整体上把握对某软件市场的供应情况，加之立项时间往往比较仓促，往往项目需求部门针对需求产品只做3-4家的询价工作，软件产品市场狭窄，无法做到充分的价格竞争。立项缺乏科学性、合理性，往往是造成采购价格不合理的根本原因。
2.2 采购价格虚高
软件产品由于具有多变和无形的特点，不用的产品价格差异大，例如，采购一台电脑，其价格主要由其配置决定，同等配置的不用品牌，价格差异不大。而软件产品则不一样，其价格受功能、版本、开发成本等等多种因素影响；对于定制软件产品，其价格具有垄断性。采购人员受专业知识的限制，对市场情况及供应商了解不足，对价格认识不清晰，成交价超出产品实际使用价值，造成采购价格虚高。
立项缺乏合理性，预算申报价格不合理，往往直接影响后期的采购价格。供应高校软件的市场狭窄，对于参与立项工作的供应商，在参与日后投标的工作具有明显的优势，市场竞争不平等，形成价格垄断，采购价格虚高不下。
2.3 高校存在重复采购、过剩采购
由于高校内各部门的管理及教学相对独立，采购项目由需求部门独立申报，每个部门以及每个教师所提出的采购计划零散，缺乏统筹集中化，往往造成同类产品重复采购和过剩采购的现象。
2.4 验收形式化
软件产品的验收缺乏统一标准，很那用定量的指标衡量，况且软件产品是一个非常复杂的逻辑运行的过程和应用，很难在短时间内暴露其使用问题，只有在长期的使用过程中才能发现其漏洞和不足，若软件产品的验收只是做简单的到货验收、形式化的验收，难免造成采购资金的浪费。
3 高校软件采购的几点建议
3.1 统一管理，提高采购和使用效率
成立专门的软件采购项目管理组并建立项目库管理制度，针对全校的软件采购及应用进行统一的管理，提高采购效率，避免重复采购。项目管理组应有校内人员和校外的相关行业专家组成，从项目的立项、采购、验收以及使用绩效等方面对项目的执行进行纵向管理，规范项目执行，提高采购和使用效率。项目库的建立为软件项目的管理，从横向及纵向方面提供有利可靠的依据。首先，从立项开始，项目组对软件项目采购的必要性、合理性从整体上进行把控，避免在项目立项的阶段出现重复采购的现象，并能促进全校资源的共享，节约学校资金，提高资金使用效率。其次，在采购环节上，项目管理组对采购过程进行监管，从采购需求的规范性、招标文件的合理性等方面进行管理，避免出现"一人说了算"的现象，规范采购过程。最后，项目管理组参与软件采购的验收和绩效管理的工作，对软件的使用效率进行考评，为今后的软件采购提供重要的理论和实践依据。
3.2 注重采?前期的市场调研
软件产品种类繁多，尤其对于非标准化和开发类软件，很难在短时间内了解其产品价值和市场价值。充分的市场调研是节约采购成本的重要手段。首先，从供应商的角度进行调研，对能够满足需求的三家以上的供应商提供的不同软件产品进行调研，对于不同品牌的软件产品进行试用，充分了解其优缺点；除产品外，对其价格、售后进行全面了解。其次，从已有用户方面进行调研，尤其同类兄弟院校的购买及使用情况可为日后采购提供有力依据。市场调研不能仅是简单的走马观花，所有软件项目的采购立项需附详细的市场调研报告，并由项目管理组对调研情况进行核查。 3.3 选择合理的采购方式
如上文所述，按照其开发属性，高校使用的软件产品基本分为：标准化及商品化的软件产品、二次开发软件、完全新开发的软件。对于市场上已经成熟的，并且已经广泛应用的产品，可采用公开招标的采购方式进行采购；对于需要二次开发的软件产品，根据采购需求，可采用资质信誉较较好、开发人员专业性强的供应商，可采用邀请招标和竞争性谈判的方式进行采购；而对于完全新开发的软件，需有学校教师和相关技术人员与供应商联合开发，可按照采购服务的方式进行采购。选择适合的采购方式不仅能提高采购效率，还能有效节省学校资金。
3.4 加强验收管理
软件产品的验收不是简单的到货接收，而是对所购软件的功能进行全面的检查和测评的过程，保证资金的使用效率。软件的验收不只是做简单的表面功能的展示，应该把重点落在实际应用过程的功能体现。软件的验收可把时间适当延长，待软件安装调试并且试运行一段时间，运行期间严格按照投标文件的承诺进行逐一的核查，完全没有问题后，再支付尾款。
4 结 论
高校软件采购工作是一项很重要的工作，影响着整个教学、科研以及管理工作的优劣，各高校应加以重视，并制定相关的管理制度，加强软件采购和使用统筹管理，才能从根本上提高采购质量，提高资金的使用效率，避免资金浪费。
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