新形势下如何做好水务工程档案管理工作探析
目前我国各地都在进行大规模的基础设施建设，其中重要的建设之一即是水务工程。水务工程档案是水务工程建设成果的历史记录，忠实记录了水务工程的建设和发展。在经济社会发展中，水务工程档案具有重要的经济价值，新工程建设可借鉴已完工的项目，降低成本，节约开支，提高效益；具有科研价值，可供水务工作者研究水务建设的规律；具有参考价值，能成为评价工程质量、查找事故原因的重要依据。因此，从上个世纪 80 年代起，我国档案管理部门陆续出台规范性文件，比如《《重大建设项目档案验收办法》，规范重大工程项目档案的验收程序。
1 水务工程档案概述
水务工程档案形成于水务工程建设中，水务工程档案如实地记载了水务工程的建设状况以及后期水务工程维护运行情况，是水务工程建设与后期维护工作中重要的参考依据。水务工程档案的管理水平往往能反映出一个水务工程建设单位的管理水平。水务工程档案管理一般是由水务建设工程部门建档、归档、保存，工程结束一段时间后，移至水务工程建设单位的档案室，因此，水务工程档案的管理关键部分还是在水务建设工程过程中完成。这些档案反映了该水务施工项目的运行、管理与维护情况，并对新的水务工程建设的开展具有重要的借鉴价值。
2 水务工程档案管理工作的重要性
随着工农业的进一步发展，水利建设的重要性逐渐被提上日程，中央对于水利建设作出了多次重要批示。不仅如此，居民的日常生活正常秩序的维持，自然灾害面前的防御等方面，水利工程同样发挥着重要的作用。但是，尽管人们越来越关注和重视水利工程，但是水务工程耗资巨大，所需生命周期极长，这导致了随着工程的不断发展和完善，会生成多种类的具有较强专业性的工程性记录文档。这些档案不仅仅对于国家今后的水务工程有着重要的意义，更对于整体水务系统的进一步完善和制度的进一步规范发挥着不可替代的作用。同时，对于已经完工的水务工程，能够进行详尽的质量鉴定和维护方针，如果发生事故也可以及时查明原因，通过科学合理的手段进行最大程度的补救，将损失降到最低。总而言之，水务工程的档案管理工作对于国家长久的经济建设和水利事业的发展具有十分重要的意义。
3 水务工程档案的管理策略
3.1 增加资金投入
水务工程档案管理已逐渐向现代化管理迈进，水务工程档案材料也在不断更新、各种先进的水务工程档案整理方法的采用以及水务工程档案数字化的建设，都要求水务工程档案管理在资金上不断追加，只有增加资金投入，才能实现水务工程档案管理工作与时俱进，使水务工程档案更好地为水务工程建设服务。
3.2 完善管理制度
只有完善水务工程档案的管理制度，才能确保水务工程档案管理工作的质量。制定并完善水务工程档案管理各项规章制度，切实把水务工程档案各项工作任务落实到各部门、各岗位，定期做好各项水务工程档案管理工作业务考评，并加强对水务工程档案管理工作的监督检查。
4 当前水务工程档案工作存在的问题
4.1 缺乏系统思维，各方自行归档
一个水务工程项目从立项、施工到验收运行，分成不同阶段，由不同部门完成。水务档案也是由不同阶段的文件资料汇总而成。这些不同?A段、不同部门形成的水务项目资料实际上都是作为该项目的一个有机组成部分，前后衔接。虽然不同部门负责的各自模块中的工作，形成的也是专业性资料，但项目建设单位作为该工程的责任方、发包方、组织者，应系统、整体地看待项目资料，将分布在各部门的资料当做该项目档案的有机组成部分，及时催促有关部门移交归档，以保证该项目档案的完整性。有些项目建设单位对档案工作不够重视，未能从全局、全工程建设的角度，系统地思考归档工作，对各部门形成的资料不闻不问，任其散落在各家。这就导致了一个问题，即各家档案管理工作参差不齐，有的及时归档，有的则被丢弃，有的形成案卷，有的则只是零散的资料。如此，势必不能形成有价值的项目档案留存。水务工程档案工作缺乏系统思维的另一个表现现象是项目建设方只是被动地接收从各方移交的资料，对方移交什么就接收什么，至于是否完整、有遗漏等则不顾及，有些建设方甚至都未建立各方移交档案资料的制度，由各方自行保管。一旦遗失，后期追补的难度较大，工程档案不能形成有机、系统的联系，也就不能如实反映整个工程概貌。
4.2 人员未到位
现实水务档案工作中出现的资料遗失、不及时归档、散落、未被利用等问题，归根到底就在于无专业人士专门从事该项工作。长期以来，档案保管被认为是一项枯燥无味、简单机械的工作，工作人员就像普通的仓管员一样，无需专业知识，任何人都可从事。因此很多项目并未配备专职的档案工作人员，而是由文秘工作者兼任，建设方如此。施工方、监理方更因自己不是组织者，承担的只是工程某个模块，更不配置档案人员。工程档案与通常的文书档案有很大不同，专业性更强，文秘人员对工程档案的管理工作，一则无暇顾及，二则心有余而力不足，缺乏专业知识，特别是水务工程项目包含大量的专业图纸，这些图纸如何保管，甚至如何折叠、立卷都是问题。人员不到位，也就无人组织档案工作。档案的规范化、完整化管理就无从谈及。
5 提升水务工程档案工作水平的途径
5.1 制定行业统一标准，规范归档工作
随着我国水务事业的快速发展，水务工程建设项目日益增多，形成的档案相应的越来越多，但面临的一个现实困难是，库存压力的增大。水务工程档案库存容量和日益增长的档案数量形成了一个亟待解决的矛盾，特别是行政级别高的档案部门需保管从下属单位移交的工程档案，这些工程档案中重复性资料较多，比如监理方、施工方的案卷中都包含了整个项目的合同文件、设计方案、施工方案、进度表等，这些都是建设方提供给施工方、监理方用于工作需要的，具有同一性，整个工程只需保管一份即可。
5.2 责任到人，有专职人员负责档案工作
工程建设通常实行的是项目制，工作人员因项目组织在一起，项目结束后，工作人员就解散。如果相关案卷资料不及时归档，很可能就会遗失、丢弃，导致档案不完整，影响后期的保管利用。因此档案管理工作应纳入工程项目管理工作的一个必不可缺的组成部分，安排专职人员负责档案的收集、立卷归档、保管、利用、保密等相关工作，责任到人。从我单位实践来看，我单位为确保工程资料及时归档，每个项目都设立专职档案人员，专职人员负责协调勘测、设计、施工、监理等各方文秘人员及时收集、整理各模块工作中的资料，提出要求，并对资料进行移交、做好交接记录，统一汇总、编目。
6 结束语
水务工程档案是水务工作者劳动智慧的结晶。其档案工作和合同管理、施工管理、投资管理等一样，是完成工程建设任务不可或缺的重要管理手段，同时也是水务工程建设单位的主要职责。水务工程档案工作的每一个环节都与工程建设任务紧密相连。提高档案管理水平，进行规范化管理，能更好地服务于水务工程建设需要。
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