浅谈在工程监理中如何做好工程竣工档案的收集和整理工作
在建设领域高速发展的今天，工程档案作为建设过程的直接记录，对工程的施工、交付、维护以及工程责任处理等方面都有重要的不可替代的作用。因此，重视和搞好工程档案工作，对于工程本身也是一项不可缺少和重要的工作。笔者作为工程监理，在地铁施工过程中对工程竣工档案的收集和整理进行了诸多实践，也有很多思考，形成了自己的一些认识和经验。
1 树立档案管理意识，掌握档案基础知识是搞好竣工档案工作的基础
1.1 依法治修是搞好竣工档案工作的指针 工程竣工档案的收集和管理，是国家法律赋予建设工程的责任和义务。《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》明确规定了档案工作的地位和责任。作为工程监理工作，也应遵守国家法律，履行法律赋予的责任和义务。工程监理工作中必然涉及工程竣工档案的编制、收集、整理和移交。因此，依据《档案法》来规范工程档案工作，不仅是现今法治社会遵法守法的实践，也是工程档案工作走向法制化轨道的实践。在工程监理工作中，要搞好工程竣工档案工作，首先必须树立法律意识。应熟知《档案法》，增强法律观念，自觉依法来管好工程竣工档案，为今后竣工档案的开发利用打好基础。
1.2 树立档案管理意识是搞好竣工档案的前提 人的思想决定人的行动，思想意识的不同，行动的结果也会不同，反映在工程档案工作上也是这样。有没有档案意识和有什么样的档案意识，往往对档案工作的结果产生直接的影响，这是显而易见的。因此，要搞好竣工档案工作，就必须提高档案管理的意识。要采取一定的措施和手段来提高工程监理领导和工作人员的档案管理意识。只有监理工作从领导到工作人员树立了较好的档案管理意识，才能在监理工作中按照要求编制好竣工资料，收集整理好竣工资料，最后形成完整的竣工档案。
首先应提高监理工作领导的档案管理意识。监理工作领导负有决策的职责，领导档案意识的有无和强弱，都会直接体现在决策的结果中。要做好工程竣工档案工作，需要领导在决策时将档案工作纳入其中，给予应有的重视和支持。这是档案工作能够组织、实施和正常开展的基本保证。因此，提高监理工作领导的档案意识对于做好工程竣工档案工作的重要意义是不言而喻的。要提高领导的档案意识，首先必须主动积极的向领导宣传《档案法》。让领导明确《档案法》赋予的责任和义务。按照法律要求来重视档案和档案工作。第二应及时和积极地向领导反映档案工作中遇到的问题和困难。汇报档案工作的开展情况，让领导及时掌握和了解档案工作，以便能够及时在工作决策中将档案工作统筹考虑其中。第三还应做好档案工作。用出色的工作让领导看到和体会到档案和档案工作的作用和效益，更加认识到竣工文件编制、归档的重要性，增强支持档案工作的信心和动力。
其次应提高监理工作人员的档案管理意识。监理工作人员是工程档案的直接产生者和管理者，他们的档案管理的意识有无和强弱，也直接影响到工程竣工档案编制、收集、整理的是否符合要求，是否管理到位。要提高监理工作人员的档案意识，应从三个方面来采取措施。首先必须组织监理工作人员和施工单位的档案员、技术员进行认真的学习和培训，通过档案工作基本理论和业务知识和竣工档案特殊要求的讲解和说明，一方面让他们了解掌握做好竣工档案的基本知识，另一方面提高做好工程竣工档案的思想意识。第二应加强上岗证的管理，在上岗培训和考试内容中，加入工程竣工档案的内容，督促上岗人员学习档案管理基本知识和树立档案工作思想意识。第三应适时组织在岗人员的档案管理的继续教育，让他们及时掌握档案工作的新要求和新知识，帮助他们完成知识升级，让他们能够适应档案工作的发展要求。例如，在一年多的地铁施工中，该公司积极组织监理和施工单位相关人员参加地铁档案室竣工文件编制培训班，并请来建总验收时的工程师进行培训。在日常工作中，遇到问题，马上向地铁管理人员请教，及时组织监理工程师及施工单位相关人员进行学习。并在工作中贯彻执行，与设计院专业人员一同学习地铁档案室对竣工文件的编制要求，获得他们的大力支持，保证了后期竣工图归档的质量。
2 制定科学、实用的竣工档案管理工作制度是竣工档案工作科学化、规范化的基本保证
2.1 建立制度的必要性 工程竣工档案的管理是一个系统工程，它包括了工程竣工档案的编制、收集、整理、向档案管理部门移交一系列环节，每个环节节节相关。相互制约和影响，其科学性和系统性的特点决定了要搞好这项工作就必须依靠一套科学适用的工作程序和规则。这就是工作制度，因此，制度对于保证科学化和规范化有着重要的意义。相反，没有制度的规范和制约，工程竣工档案工作就极容易给人混乱、责任不清、管理疏漏、隐患叠出的状况，其科学化和规范化就很难得到保证。因此，制度作为搞好工程竣工档案工作的一个基本手段是具有其必要性的。
2.2 制定制度的方法 建立档案工作制度必须遵循以下要求：一，规章制度要体现合理性、科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便使用、简便运行，可操作性强为目标，以便更好的发挥制度的指导和规范作用。三，坚持制度执行的严肃性。在规章制度执行过程中，比较注意体现了以上原则。在施工中，首先依据《广州市轨道交通工程规则制度汇编》的要求，对竣工文件的收集、归档验交工作做出了统一规定。规定监理工程师专人负责，对三号线直线段五个站的机电安装及装修工程竣工文件的编制与施工进度“三同步”制度，即布置施工任务与布置竣工文件的编制工作同步进行；工程施工进度与施工资料形成、积累同步进行；工程验交与竣工文件交接同步进行。四，随时对制度的执行情况进行观察和分析，及时对不符合实际和不够科学的内容进行修订。即使制度拟定的非常充分，但由于执行个体对制度措施的认识理解不一致，执行过程中有可能出现一些意想之外的结果，这就是要随时认真地对制度的落实情况进行检查，对制度的适宜性、合理性进行调查，发现存在缺陷应及时进行矫正，确保制度的科学和适用。 3 提高制度的执行力是保证工程竣工档案收集齐全、完整的关键
有了切实可行、完善的管理制度，还要有着坚决的执行力，才能保证制度的落实和理想工作效果的实现。要做到把档案工作与施工进展同步推进，就必须加强和完善督促检查机制。在施工中，监理部门领导应随时按竣工档案管理制度要求检查督促监理工作人员，让他们在监理工作中按照要求及时推进和完成档案的检查和监督工作，监理人员应随时对施工单位的资料整理工作进行检查、监督指导，发现问题及时督促其整改。
资料是档案的前身。在工程交工验收前的质量鉴定中会经常发现资料不齐、表格中检测项目不全、内容填写不规范等问题。为确保档案的真实、齐全、完整、规范，在工程开工伊始，监理就应对资料的编制整理工作进行整体布署，组织、督促各专业监理工程师及施工单位相关人员，认真学习各类报检报验资料的规范填写方法，无论是从检验批的划分还是材料的报检报验，都由监理亲自把关，凡是不规范的全部打回去重新填写，直到符合要求为止。该公司在工作实践中采取了三项措施：
3.1 布置施工任务的同时布置竣工文件编制工作 工程在开工之前，总监就在竣工文件编制工作会议上要求各施工单位均由项目总工负责抓这项工作，专职工程师或档案人员做具体工作。各施工单位对竣工文件的管理基本上形成了网络，层层都有专人负责，并根据工程进度安排，督促将竣工文件的编制与施工任务一起下达到施工基层，并把竣工文件编制要求等纳入到施工组织设计中。
3.2 竣工文件材料的形成、积累与施工进度同步进 行 工程竣工文件的基础材料是工程施工单位在施工过程中形成、积累起来的，该公司要求各施工技术人员在工程施工过程中将每个单项工程的各种文件材料，按项目、分专业积累起来，待工程竣工时，这些平时积累起来的文件材料就是编制工程竣工文件的依据。
3.3 工程验收交接与竣工文件交接同步进行 建设单位、施工单位、监理单位、质检部门、设计单位严格把好质量关，在各自范围内，加强对建设项目中文件材料的形成、积累、整理环节的指导。发现问题，及时纠正，做到图物相符，严格把握技术数据准确可靠、签字手续完备质量关。地铁档案部门在参加工程各级验收时，逐项查看竣工文件的质量，把存在的问题以书面形式反馈给施工单位进行修改，并由监理单位逐一问题进行监督检查，经检查确认符合要求后，才能进行交接，确保竣工文件的数量和质量。
通过一年多的施工，直到竣工时该公司交出的竣工档案获得了“广东省档案金册奖”，这一切证明了制定的这些制度是切实可行的，并在竣工资料的归档工作中起到了重要的作用。
