内部控制视角下高校收费票据管理探析
中图分类号：F237；G647.5文献标识码：A文章编号：1004-5937（2014）19-0114-03
一、高校收费票据管理内部控制的背景
收费票据是单位财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证，是财政、审计、物价、税务等监督部门进行检查监督的重要依据。它对私设账簿、账外设账等“小金库”违法、违纪、舞弊行为起到相当有效的预防与防治作用，保证会计核算的质量。近年来，高校经济活动频繁、经济成分多元化，高校收费票据的种类和开具内容都日趋增多，对高校收费票据管理建立科学规范的内部控制制度显得日益重要。
1992年9月，美国虚假财务报告全国委员会（简称COSO委员会）公布的《内部控制――整体框架》（Internal Control―Integrated Framework）报告（下文称“COSO框架”）中指出，内部控制本身不是目的，而是实现目标的手段。内部控制目标是帮助企业奔向经营目标、完成使命和减少经营过程中的风险。运用到我国高校收费票据管理工作中，就是要用内部控制制度建设的手段，规范高校收费票据的管理流程，规避高校的财务风险，预防“小金库”等财务舞弊，保障高校资金健康、安全地运转。
二、高校收费票据管理内部控制制度执行力的现状
在制度经济学视角下，制度是一种稀缺性资源，是博弈双方进行博弈的规则，其本身也是经过反复博弈形成的产物；1979年诺贝尔经济学奖获得者、美国芝加哥大学教授西奥多?舒尔茨（T.W.Schultz）将制度定义为“管束人们行为的一系列规则，这些规则涉及社会、政治及经济行为”；《现代汉语词典》对制度的定义是“要求大家共同遵守的办事规则或行动准则”。“制度”一词的“制”具有约束、管束之意，“度”具有尺度、标准之意，说明制度是约束人们行为的标准。综上对制度的认识，笔者认为制度本身具有权威性和严肃性，它要求一定范围内的成员办理事项必须要共同遵守。既然如此，制度的执行力就显得非常重要。若制度的执行力不够，制度就会成为一纸空文，势必破坏制度的权威性与严肃性。具体到当前的高校收费票据管理工作中，高校的内部控制环境和票据管理制度执行力的现状并不理想，具体表现在：
（一）票据管理工作流程不完善
由于对票据管理工作的意识淡薄，思想上重视不够这一根本原因所致，加之其他事项如会计核算、综合管理、预算编制、决算分析等工作量庞大，很多高校并没有按照收费票据管理的制度建立一套科学、完整的票据管理工作流程。据笔者了解，许多高校在票据的购领、保管、发出、缴销设立了工作流程，但是在入库、内部缴验及核销方面并没有设立相关的工作流程，内部控制不到位，在很大程度上降低了收费票据管理制度的执行力。
（二）票据管理岗位内部控制制度落实不到位
由于很多高校对票据管理工作的意识淡薄，思想上重视不够，很多高校在票据的购领、入库、保管、发出、收回、内部缴验、核销、缴销的各个环节中，没有将岗位不相容制度落实到位。其中，在票据发出环节，各使用部门的领用人员多为非财务、会计专业人员，也没经过专门的培训，缺乏财务、会计的专业知识，会导致错误使用票据种类、填开超出规定范围的内容，甚至故意虚开票据。这就导致学校财务部门向上级财政部门缴验票据时出现违规票据。部分高校还存在票据催缴环节落实力度不够的问题，导致资金回笼滞后。这些都会对学校资金流动产生不良影响，甚至影响学校领导层以会计信息为依据的决策。
（三）票据管理手段落后
当前形势下一方面是科学技术的发展，电子计算机已广泛应用于财会领域；另一方面是宏观经济的发展，高校自身也积极拓展业务，微观经济也随之发展，经济活动已无法靠手工进行管理。所以人们早已对会计电算化达成共识。但是，可能由于票据管理意识淡薄，跟不上时代要求等原因，目前有很多高校并未将电算化手段应用于票据管理工作，仍采用手工管理的方法。也有许多高校已经启用票据管理系统，但系统功能还远远不够强大。以南京某高校为例，可以在票据管理系统中保存已发出票据的本号、起讫编号、领用人的部门及姓名，但还缺乏对领用时间、归还时间以及预开性票据管理的功能。此外，许多已推行会计电算化的高校中，票据管理系统没有和财务管理系统、收费系统等做到很好的结合，在票据核销环节，核销员还要将已入账票据的凭证号一张一张地输入票据管理系统，效率低、工作量大，也容易造成人为的差错。总之，现行票据管理手段的现状总体落后，不仅直接降低票据管理制度的执行力，而且违背了现代财务管理理念和高校数字化、信息化的要求。
三、收费票据在会计核算中的风险
上文提到，COSO框架中提出内部控制的目标之一是减少经营过程中的风险。COSO委员会与普华永道会计师事务所于2013年5月发布了新修订的《内部控制――整体框架》（下文称“新框架”），在2011年12月发布的新框架征求意见稿中，COSO委员会认为内部控制是风险管理的一个组成部分。高校收费票据的风险主要表现在预开性票据带来的财务风险。预开票据，又称见票付款，是指付款单位要求收款单位先开票据，收到票据后再付款的行为。这种行为在高校中常见于科研经费，为避免影响经费不能及时到达而产生。同时也增加了财务风险和监管难度，原因是预开的票据脱离了学校控制，若对方款项因故不能及时到账，就会造成拖延，不仅不符合会计制度中的及时性原则，而且有悖于事业单位会计制度中的收付实现制原则（2012年4月1日起，《事业单位财务规则》规定事业单位部分行业可以引入权责发生制），并且很容易造成票据丢失，若学校开出数量可观的金额的票据游离在学校视线之外，在学校会计账簿中也没有反映，这就增加了学校的财务风险，也降低了监管的执行力。
四、提高高校收费票据管理内部控制制度执行力的对策和建议
基于以上对当前高校收费票据管理内部控制制度执行力现状的认识，笔者认为，制度不能有效执行的主要原因并非觉悟和意识的问题，而是制度与流程的脱节，有效的制度并非写在墙上，或是一纸文书，而是要镶嵌在工作的流程中，成为不可绕过的一环。在这样的前提下，管理手段就显得非常重要，应用信息化管理方法与手段，将票据入库、保管、发放、核销、缴验、汇总、查询等全部纳入票据系统的管理，但是系统的管理功能还不够强大，尤其是在核销环节还不能与财务管理系统结合起来，这样，有可能因为核销员录入时的差错导致票据系统显示的信息与财务账上的信息不能完全吻合，也无法通过系统排查出错误的出处。高校财务部门应当与软件公司进行商讨，建立功能更为强大的票据管理系统，尽量使用与本单位财务管理系统同一公司的票据管理系统，通过编程建立起缴费系统、收费票据管理系统、财务系统三者无缝整合的系统平台，实现从收费项目的申报开始直至票据归档、凭证入账的缴费信息、票据信息、凭证信息互通互查，这样，票据系统提供的信息与账面信息可以吻合起来，这不仅最大限度地避免和减少差错的发生，使得会计资料真实、完整，也能将票据管理人员，尤其是票据核销员解放出来。对于提到的预开性票据，也应纳入统一的系统进行管理，教职工根据已申报的收费项从网上申请预开票据，登录系统后首先进入申请承诺书界面，写明归还款项或票据原件的时间，申明逾期不归还时同意财务处自行从相应的经费扣除相应的金额，以抵偿相应金额的款项。财务人员在线进行审核，审核通过后财务系统自动生成应收账款的记账凭证，复核人员在系统上对凭证进行复核，之后，出纳对已经审核通过的预开票据进行打印或手开，并标识该请求取票的时间，申请人根据预约的提示携带本人签字的纸质申请承诺书及其他相关纸质文件进行票据的领取。这样，有效控制了相关的财务风险、保证了票据管理内部控制制度的执行力，提高了工作的效率，弥补手工作业的种种不足，更适应当前形势下高校会计核算精细化和财务管理专业化的需要。部分设想如图1、图2（图1为高校学费收费及机打学费票据管理的流程；图2为高校各类其他收费及其机打/手工收费票据管理的流程）。
五、结束语
通过以上分析可以看到，高校收费票据管理工作现状不理想的根本原因是意识淡薄、思想上重视不够导致的内部控制环境不理想。在笔者阅读过的相关文献中，大多提出的对策是转变观念，充分认清高校票据管理的重要意义并加强制度建设。而笔者认为，这并不是最有效的对策和措施。只有让制度不再成为墙上的标语，而是镶嵌在实际的工作流程中，使其成为不可绕过的一环，才能切实提高制度的执行力，实现制度的有效性，并捍卫制度的权威性与严肃性，实现内部控制的目标及高校财务管理专业化，使高校收费票据管理工作不是应付上级部门的规定，而是真正实现它的价值：规范收费行为、保障资金运转、维护国家利益。●
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