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档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究

出处:论文网
时间:2016-05-05

档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究

  中图分类号:TP391 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2015)013-0000-01

  在信息化时代下档案管理现代化和档案信息化不仅互利共赢,也是一对主要的矛盾,怎样让他们的关系更好的发挥,不仅是社会的必然选择,也是档案管理部门服务社会的关键。笔者在本文中首先分析了信息化和档案的关系,接着就怎样准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化工作进行了深入的解读。

  一、信息化与档案的关系

  1.档案信息是一种重要的信息资源

  我们都知道,人类自身深深地关系到文明的进步和发展,而这种进步和发展正是建立在对信息的记录、传输和利用之上。这是一种自从人类发明文字以来就被文明发展进程所验证的事实。在信息化时代下,信息档案功能发挥的关键步骤是把开发利用档案转变成应用、使用档案。人类知识的结晶都存在于档案之上,它是对人类生活最真实的记录,也就意味着档案具有信息源的作用,它在社会发展的过程中必然要担当更重要的角色,发挥更大的作用。

  2.信息化是知识经济时代主线

  信息化主导的是知识经济,在这样的大背景下,各种信息化手段是我们知识的来源,尤其是目前广泛利用的电子通信技术,在整个地球范围内人们都可以轻松的实现沟通,大大的扩展了人们的空间存在,全球性的信息共同体必将形成。在这样的社会形态下,档案管理工作者的第一选择肯定是档案管理的信息化,因为这统一了工作的内在选择和外在需求。

  3.信息资源开发利用要服务于客观发展需求

  一般说来,当我们对档案管理服务的功能进行探讨的时候,原始档案上所记载的信息资源是我们所依赖的。这种类型的信息化资源就其发展过程来讲,对业务处理和运行进行满足是其刚开始时候的着眼点,当然也对信息开发的内部一般规律相符合,总的来讲,数据、信息、知识的模型是信息开发的依据和基础。从微观层面来看,系统集成、数据集成是信息资源开发刚开始的组成部分,以数据库为背景,深入的挖掘信息资源,并对不同数据的应用进行满足。就流程上来讲,和传统的档案管理利用没有多大差别,这样看来它应该在档案管理的范围之内。

  4.档案的可持续发展有赖于信息化提供相应的动力

  信息量大、内容丰富,对信息的需求多、信息的有效性不均衡这些都是信息化社会的特点。也是目前我们生存的社会的显著特点,怎样让信息化的这种优势正确的发挥,让它在现代档案管理的科学化整合化中发挥作用,对于这个问题是每个档案工作者需要深入思考的,为了更快地对信息化的需求进行适应,生产需要和生活需要是我们重视的两个点。首先我们要落实对档案管理体制的改革,这才是让档案管理工作实现信息化的重要环节。

  二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

  这是正确处理好档案管理标与本合理关系的正确途径,现阶段应把档案管理信息化建设落实到档案管理现代化的根本发展要求中,这样才能更好地推进档案管理工作更上一个台阶。下面我们着重从档案管理信息化和现代化两者的关系入手,探讨分析档案管理现代化的实现问题。主要有以下几个方面的思考:

  1.信息化建设促进档案管理现代化

  通过分析笔者发现,对档案管理工作而言时代的必然产物是档案信的息化建设,然而这种不可避免的原因我们可以这样认为,档案管理现代化是档案信息化管理发展的趋势和方向,这也是我们对两者关系进行把握的理论基础。但是,信息化建设如何推进现代管理呢,笔者建议从档案管理的日常工作开始,出台有效的管理体系,通过科学的手段如办公自动化系统等,从以前纸质办公发展纸质办公和无纸化办公相结合的方式。就当前阶段而言,这是管理、开发、利用档案的有效方式。

  2.档案管理现代化反哺信息化建设

  档案管理现代也要反过来对档案管理的信息化建设进行促进,如今有关现代化建设中各种硬件和软件设备已经使用到具体的操作之中,信息化的建设步伐被极大的促进,所以我们要对各方面的利益关系进行统筹协调,更好的利用这种得之不易的发展形势,以发达国家为鉴,避免在对相关制度进行改革的过程中出现重大错误,这也是我国和国际化档案管理行列的标志。

  3.正确处理档案信息化和档案管理现代化应该注意的几个原则

  (1)前瞻性:数字化档案是档案信息化建设的最终目标,对档案资源和档案管理规定进行信息系统的处理并通过通过网络传输,让档案信息的合理分配和利用得以实现,让社会对信息资源尽可能的共享。这个过程非常的繁杂,离不开硬件和软件的开发、利用。

  (2)实用性:对社会需求进行服务的过程中需要突出自己的特色,让我们的信息具有鲜明的特色,让信息需求人员从数量众多的信息资源中选用我们的;我们要以信息使用者的角度为出发点,对信息资源进行加工、处理,让信息的形成更加的紫铜、有序,让它们有机的联合在一起。只有设身处地的为使用者着想,不断地拓展信息资源的实用性,才能实现最终的目的。

  (3)协作性:对于这一项矛盾,档案管理的信息化建设和档案管理的现代化需要正确的认识和很好的解决,我们只有对其的深刻性进行充分的认识,才能在具体的操作之中对程序、分类、步骤按照预先的环节有机的结合和进行。

  三、结束语

  档案信息化管理是信贷科技与传统档案管理工作相结合的产物。要想让档案管理的信息化顺利的实现,必须对信息化进行深入、充分的研究,攻克存在于档案管理工作上的技术难题,让档案管理工作呈现新的局面,让档案管理迅速进入现代化。

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