用内控机制防范欺诈
出处：论文网
时间：2006-08-23
薄弱环节
存货管理对盗窃行为来说尤为敏感。在夜间消失的公司物品和存货不难计算，这使公司遭受损失并导致其它欺诈性问题的发生。
解决这一问题的方法非常简单：小心做好各项记录，最好按照会计功能作一个详细的电子备份，仔细处理公司货物。而使用带有合适的相互制衡机制的永久性存货管理系统，则有助于你严密监视所有行为。
此外，无论是成品或原材料，在整个生命周期过程中是不断变化的。有鉴于此，如果没有某种操作文件，存货不得转移。这样，不仅能跟踪了解存货状况，而且有助于更好地管理存货运转，减少损失。
工资单是另一个薄弱之处。盗窃工资不仅指武装抢劫运钞车，更多的是指员工伪造时间表，或是某位员工已经离职多日，却仍在为其打卡上班，从而导致工资慢慢地流失。
伪造员工名字或是将已经离开公司的员工名字仍然保留在工资单上则是另外一种偷取资金的方式。如果未加密切注意，你公司的资金就会快速流失。
定期对工资单进行审计，能够确保拿钱的人就是实际干活挣钱的人。这包括对上班考勤卡与职员工作表进行核查以发现彼此间的不符之处。
同时，还需要对所有不同班次的在职员工总数进行定期检查，以确保所述上班时间属实。
最后的一种方法是定期进行对帐，对在不同班次间轮换的领薪人员要予以充分说明。
多余的现金有时会被用于短期投资，这是另一个需要监控的地方，因为它可能会被滥用。
如果你的公司采用短期投资这种策略，那么负责投资的人不但要有能力和资质，而且要值得信赖。由于滥用资金的机会存在，负责投资的人员不应是记录交易的人。
最后，要确保负责现金投资的人员不能与公司在同一家经纪人公司中设有个人交易帐户。因为这种双重利益的存在会导致经纪人做出你所不希望看到的事情。即使有适当的保险措施也不必为此冒险而付出代价。
更多安全措施
然而，仍有一些掌握了关键技能的员工能够破坏堪称最好的、设计完善的保护系统。对此，你首先要保证以下措施已得到落实：
通知员工公司已设置并使用内控系统，但别告诉他们关于该系统的详细内容。因为他们知道的越多，就越有可能发现系统的弱点并试着去破坏。
你已经将记帐与现金（或帐户）处理分开，这样你就随时随地有了一道天然的相互制衡屏障。这是影响内控机制成功与否的关键之处。
管理人员要承诺保持这些内控机制的操作标准，并作为其日常工作的一部分。除此之外，还要建立一个各主要部门参与并支持的内控系统。
会计系统可以作为发现错误和违法行为的工具，而不仅仅只是用于说明公司的财务状况。如果你还没有使用会计系统的这一功能，那么，一个强有力的工具正从你手中溜走。
有些公司靠制定政策防范员工的欺诈行为。对老练的罪犯来说，那些要求员工信守诚信并签名的政策，未必能起到威慑作用，但却有助于防止将信将疑者犯错误。
以上就是一个制定并维护得较好的并且能够防范资产流失的内控机制的全部内容。这一机制在运作良好的状态下不仅能使公司的安全得到保障还能够强化员工道德。因而建立这一制度本身就非常有价值。
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