如何建设军校国防科技报告生产利用制度
出处：论文网
时间：2007-01-03
2．2 校GF办的主要工作
校GF办是军校GF报告工作中心和业务主管，其主要工作有：1)全面负责校GF报告生产利用的管理与协调；2)负责与上级GF办联系，与校有关部门协调；3)建立纳入学校科研管理程序的有关GF报告工作制度、规则和报告处理工作表，如：基层编号规则，出版收藏规则，GF报告搜集联络卡，处理流程工作表等。4)制定年度GF报告生产计划并上报，每年对A类GF报告解降密预报，组织本校定密单位反馈意见；5)GF报告格式审查与修改；6)GF报告技术内容审定、密级确定的组织；7)做好GF报告的辅导、培训、咨询、宣传工作，8)其它工作，如出版、奖励与评优等。
3 军校GF报告生产利用过程
3．1 GF报告生产预报及搜集联络
校GF办依据校科研处年初转发的国防科研计划项目立项申请书和任务书或合同书、协议书中有关撰写和提交GF报告款项等资料，在各种协议书鉴定一月内，整理完成本校当年GF报告生产预报资料上报上级GF办。同时，校GF办将已设计好的、类似美国“科技报告搜集登记通知卡”搜集通知或信函一起寄往各院(学院)、系的联络人和编写者，两者按登记卡上的要求填写送交日期、联系人电话、通信地址等内容。整个GF报告经国防科工委GF办处理入库后，校GF办依其反馈信息，在登记卡上填写有关号码(如GF编号)和其它著录项目，反馈给联络人和编写者，表示此篇新报告已正式编入中国国防科技报告系统。
3．2 GF报告的撰写科研项目主要完成人依任务书或合同书、协议书按军标等有关要求撰写GF报告，在写作过程中，校GF办应进行有关辅导、培训、咨询、宣传工作，必要时可根据登记卡上联络人进行跟踪与联络，以保证GF报告写作进度和质量。GF报告撰写完成后，由系、学院授权的GF主管人或联络人组织专家或系学术委员会进行技术审查(学术、技术水平)和密级(密级、保密期限与制发日)确定，必要时由校GF办组织专家或校学术委员会审查与定密。完成后交校GF办进行格式审查等处理。
3．3 格式审查、校对、登录、编目、标引
校GF办对系院交来的GF报告格式(外型)审查和校对，将其中的不合格报告退回作者修改。审查和校对主要包括：1)封面各著录项目，2)辑要页各著录项目，3)目次和报告版面尺寸、章节层次及编号是否规范，4)有关插图、附表、符号、缩略词是否齐备和规范，5)参考文献著录是否规范，6)报告是否有缺页、空白页等。
登录工作是指校GF办接到系院送来的报告后，对不同密级报告分别处理；建立有关报告及报告来源单位档案目录；对照档案目录对新送来报告进行手工查重；填写好有关著录项目，国防科工委GF办审查合格后，补填有关项目，建立有关报告在本校收藏去向登记档案，并通知报告生产单位。
编目与标引则指校GF办人员利用《国防科学技术叙词表》范畴表，或《中国图书资料分类法》确定和填写分类号和叙词，并对已登记有关项目进行检查和修改。军标GJB567A－97规定分类号、关键词和叙词由GF报告编写单位确定和填写。
3．4 出版、报道、收藏、交流
出版是指经过技术审查和格式审查合格的GF报告，由GF报告撰写者或校GF办组织出版完成成品至少6份并带软盘，其中撰写者和校GF办各留一份及软盘备份，软盘及4份成品交国防科工委GF办。经过修改与反馈，最终由国防科工委GF办审定合格的GF报告，由校GF办出版数份，交收藏部门和撰写者。报道工作是指就国防科工委GF办下发文摘通报和目录通报进行宣传报道或复印下发。必要时为国防科工委GF办提供本校GF报告文摘通报和目录通报资料。收藏和交流是指把本校生产的GF报告及收集到的其它GF报告交校图书馆(公开报告)或校档案室(内部及带密级报告)，以供读者查阅。
4 军校GF报告的电子化网络化未来
1997年，美国政府四大报告的通报与索引纸质印刷版已取消，改为光盘版。它表明了国际上主要发达国家科技报告生产利用的电子化趋势和已达到的发展程度。国内军事院校GF报告的电子化网络化是建立在校园网、国防科技信息网及国家教育科研网等网络硬件基础上的。根据国防科工委GF报告数字化电子化的规划和进展，校GF工作应建立相应的机制，使电子化工作规范化，使GF撰写者能在校园网上调用GF报告电子化格式等进行写作；系院利用网络对报告软盘进行技术审查、密级确定；校GF办利用网络对报告软盘进行格式审校、修改并将本校GF报告成品软盘的电子稿件传输到国防科工委GF办接受审查等；利用网络进行报告及报告文摘索引的出版；利用网络为用户提供报告检索和提供原文。
