基于PDCA的数字图书馆质量管理研究

　　（5）实行计量标准化管理。计量标准化建立在数据和信息分析的基础上，切实可行的科学计量制度是评定各项技术标准的基础。例如，对一定时间内一定的文件质量、数量与流量的标准分析，可以得知当前用户的关注对象与信息需求，以便在信息源的开发与组织过程中，不断满足用户当前的需求，并预测用户未来的需求。随着用户的需求和期望的不断变化，市场竞争的压力和技术的发展，都将促使数字图书馆持续地改进工作，提高质量。
　　（6）增强数字图书馆与用户的认同感。要让用户认识到数字图书馆是信息的提供方，它与用户是相互依存的。互利的关系不但可增强双方创造价值的能力，更重要的是加强对质量的共同关注。
　　　　2.2　基于PDCA的数字图书馆质量管理
　　2.2.1　PDCA  的基本内涵
　　PDCA实际上是指质量管理活动中四个环节的循环运动，即：Plan（计划）、Do（实施）、Check（检查）、Action（处理）。这四个环节相互连接，反复循环。一个循环过程的结束，又是新的循环的开始，形成了一个周而复始的质量管理循环过程。对于循环过程中发现的问题，要找出原因，成为下一个循环中应该解决的目标，以求在新的PDCA循环中得到解决。由此循环往复，不断总结，不断发现和解决问题，不断提出新的质量标准，使质量通过一轮又一轮的循环后不断提高。实践证明PDCA方法是制造业质量管理的行之有效的方法。
　　2.2.2　数字图书馆基于PDCA的质量管理实施策略
　　（1）P为第一环节，其内容是制定计划，确定目标。也就是说，根据实际情况，通过科学预测，权衡客观的需要和主观的可能，确定在未来一定时间内要达到的目标，以及实现目标的途径。其基本内容可概括为：做什么（What  to  do  it）、为什么做（Why  to  do  it）、何时做（When  to  do  it）、何地做（Where  to  do  it）、谁去做（Who  to  do  it）和怎么做（How  to  do  it），简称“5W”。除此之外，还包括控制标准和考核标准，要让实施计划的人或有关部门都知道，做成什么样子，达到什么标准，才算完成了计划[7-9]。
　　  计划的制定，实际上是质量管理体系的设计。在数字图书馆的质量体系建设过程中，首先应树立全体工作人员的质量意识，使其懂得质量管理的基本原则，确保质量管理目标的实现。按照质量责任制，明确组织机构的职责分工。各个部门，各级领导者乃至普通工作人员都必须明确各自的质量管理职责。另外，还应建立严格的计量检测和标准化体系。例如，运用统计方法，根据历史数据记录或对比其他数字图书馆的水平，确定工作方案；根据质量情报要求制定质量目标；根据工程方法，以准确的技术参数和数据为基础，量化信息知识系统的检测标准，以及检测信息流量等，以保证各项工作能够在明确的标准指导下完成。
　　（2）D为第二个环节，其内容是依据P环节的要求，制定措施，并贯彻执行。计划已定，标准明确，系统管理者应放手把具体工作交给员工，自己则去抓综合性的管理工作。完成计划、确保质量要靠调动员工的主观能动性。如果“事必躬亲”，便违背了数字图书馆质量管理的主旨——强调全体工作人员积极参与质量管理，把每一个员工的积极性与责任感调动起来。领导者的具体工作主要体现在指导、协助、提出问题、提供情报等，以及创造良好的质量管理工作环境。
　　（3）C为第三个环节，其内容是对按照计划和实施步骤所做的工作进行逐项检查。质量检查是保证质量管理目标实现的重要环节。所谓检查就是用规定的标准测定工作结果，判别此项工作是否符合质量标准。
　　质量检查首先应该通过工作人员的“自我控制”，即责任意识来防止在工作中出现偏差。同时也要通过工作人员的责任感来自我纠正工作中出现的偏差。
　　质量检查可分为全面检查和抽样检查。全面检查，即对数字图书馆工作中的每一项工作，每一道程序，甚至每一个文件进行检查。在检查项目少，工作量不大，且检查费用不高的情况下，可采用此种方法。抽样检查，即从工序中或从资源文件中抽取一部分进行检查，通过部分抽查的质量来对工作进行估计。抽样检查可采用成果抽查和过程抽查。成果抽查即对最终结果的抽查，比如，资源文件经过分类、标引等高度结构化成为信息知识系统后测试其性能，对用户的使用率以及满意程度进行抽样检查。过程抽查即对中间成果，比如某一道工序的质量，在工作进程中某一个时段的质量等进行检查。过程抽查对最终成果和保证年度计划完成起着重要作用，通过过程抽查，可以及时发现问题，排除隐患，避免造成严重后果。
　　另外，质量检查还可分为自查、互查和责成专门的部门检查。
　　质量检查实际上是为了达到对质量循环系统的控制，及时发现问题，纠正偏差，由此进入到PDCA的下一环节。
　　（4）A环节的内容就是对通过C环节已经判明的问题进行综合整理，分别处置，纠正偏差，总结经验，吸取教训，为进行新的循环做好准备工作。纠正偏差的工作可能涉及到个人的工作，也可能涉及到一些职能部门的工作。所以，要找出造成偏差的根源，才能“对症下药”。对于涉及到个人的工作偏差，比如，信息分类、文摘等不够准确，可以及时纠正，根据实际情况通过培训提高工作人员业务水平，倘若是领导方式存在问题，则应该改善领导方式；涉及到职能部门则可修改或重新制定计划；责任制度不够完善，使工作难以落到实处，则利用组织手段明确职责，通过补充授权或者机构调整，撤换或增配人员等办法来纠正偏差。至于取得的经验则应该继承发扬。对于每一轮循环过程所取得的成果，与计划标准对照，达到预期目标的内容后，加以定量和标准化进行巩固。
　　　　　　3　结语
　　PDCA循环法是经过制造业证明行之有效的质量管理方法。对数字图书馆来说，其信息资源的选择、整序加工、信息关联等工作是高度结构化的，因而可以采用该方法来对数字图书馆信息系统建设的各个方面进行全面的质量管理，以高质量的信息资源体系满足用户的信息需求，从而实现数字图书馆的各项功能。
【参考文献】
　　1  孟广均.徐引篪.国外图书馆学情报学研究进展.北京：北京图书馆出版社，1999
　　2  吴志荣.数字图书馆——从理念走向现实.上海：上海学林出版社，2000
　　3  盛小平，周媛.数字图书馆知识组织策略.大学图书馆学报.2002（2）
　　4  王纯.走进中国自己的“数字图书馆”.情报科学，2002（5）
　　5  刘年娣.国内数字化图书馆研究与建设.图书馆杂志.1999（4）
　　6  姬鹂宏，杨纳让.数字图书馆发展与研究方问探讨.情报理论与实践.2001（1）
　　7　王树政，赵世民等.企业现代化管理定量分析手册.沈阳：辽宁人民出版社，1988
　　8　杨文士.张雁.管理学原理.北京：中国人民大学出版社 .1994
　　9　孙宗仰，方松华.现代管理学教程.上海：上海外语教育出版社，1992

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