波士顿市公共图书馆理事会制度
中图分类号： G259 文献标识码： A 文章编号： 1003-6938（2014）02-0014-03
Abstract The board of trustees of Boston public library in America is a great example for management approach. The constitution of members and their duties of the board， the overall planning， the appointment， service management， and other duties， the functional committee and conference system have been introduced， and organizing the relationship between library and the board of trustees， which will provide reference for the implementation of the corporate governance in public libraries in our country.
Keywords public library； the system of the board of trustees； Boston
以理事会为核心的法人治理结构作为激发图书馆活力的重要举措，成为公共图书馆体制改革的必然要求。美国波士顿图书馆作为在管理方式上开创由理事会来掌握办馆方针的典范[1]，其成功经验值得借鉴。
1 理事会构成
目前，波士顿市公共图书馆理事会由9位理事构成，为波士顿市图书馆的战略决策智囊团。所有理事应为马萨诸塞州常住居民，并由波士顿市的市长任命，任期为5年。如有理事在任期内病危、辞职或搬离马萨诸塞州，或由于无能等原因，市长任命新的理事继任者，该理事则离任理事会工作。理事成员如需辞职，应向市长或即将继任市长提交辞呈，并在辞呈批准后方为有效。
理事会设主席、副主席各1名。在每年5月的理事会年会上，主席与副主席人选从现任理事中投票产生，获多数赞成票者方能当选。理事会另设秘书长1名，理事会确定的其他行政人员和助理行政人员共同协助理事会正常运转。秘书长及其他行政人员可由非理事当选，但仍需通过理事会各类会议投票产生，获法定人数的多数赞成票者当选。理事会行政人员中如有辞职或调动工作者，可向理事会办公室递交申请。申请得到理事会确认后方才有效。如理事会需调动某人工作，则经理事会会议通过方可调动。调动工作前，被调离职位者将会收到理事会的调离说明通知。有空缺职位需要填补时，需要通过理事会法定人数会议的多数票通过。当会议法定人数不够，无人填补空职时，也可由所有理事共同承担该职位职责。
理事会主席主持理事会所有的会议，领导、协调理事会的运作，并执行理事会下达的各项机动任务。当理事会主席缺席或失职的情况下，理事会副主席代替主席职位，履行理事会赋予主席的职责 [3]。
2 理事会职能
波士顿市公共图书馆理事会的实施细则由州议会的上议院和下议院颁布，并随着时间的流逝经历了数次修订，每次修订需要经由理事会的多数票通过，具有法律效力和强制性。理事会的首要职能即是对图书馆进行统筹管理，并代表图书馆的利益与需求。从更大范围上讲，理事会还是全社会文化利益与需求的维护者。
2.1 图书馆整体规划
理事会负责确立图书馆的目标，并为实现其目标制定相应的政策。理事会应确立图书馆的管理组织规划，以确保通过有效的控制方法实现图书馆的政策和目标，维持图书馆的有效运营。理事会同时负责制定人事政策，进行人事变动安排，保证有能力者的后续发展。
2.2 图书馆人事任命
理事会确定图书馆管理层工作人员及其薪酬。馆长接受理事会的领导，并直接向理事会负责。理事会委托图书馆管理层进行图书馆的日常管理。理事会依据馆长的提名，委任图书馆部门主管人员，并为其确定薪酬。部门主管人员接受理事会的领导，并直接向馆长负责。同时，依据理事会制定的人事政策与人事安排制度，理事会委派馆长对图书馆所有其他的工作人员进行任命，其工资薪酬依据理事会制定的工资级别确定。所有人员的行为应在理事会例会上进行报告。
2.3 图书馆服务管理
在图书馆服务管理方面，理事会也制定了较为详细的规定：图书馆的服务程序由理事会设立；所有雇员的薪资也由理事会通过制定工资级别来确定；理事会对请假雇员有明确规定，图书馆全职雇员休假及请假应经过理事会审批；雇员应向理事会报告其工作岗位时间列表，并在工作时间内在岗；除被准予的假期外，缺岗者将不再享有相应的津贴；馆长有权使雇员停职，并扣除其薪资；任何人未经理事会投票允许，不得将图书馆场馆用于经营；任何违反理事会规章者，将被解雇。
3 理事会内设委员会
波士顿市公共图书馆理事会主席会任命一些由理事或其他人员组成的委员会，以帮助实现图书馆的持续、高效运行。目前，波士顿市公共图书馆理事会下有四个委员会和两个特别小组构成。
3.1 资金项目委员会
资金项目委员会的目标是协助波士顿市与图书馆设施相关的重大资本预算的持续审查；审查正在计划、实施的资金项目，协助确定、优选未来各种项目及措施的资金需求；将各理事会成员的专长运用到图书馆发展和实施的有效方案中，以实现图书馆现代化建设，具体内容包括：拨款、现有设施的更换以及确定新增设施的需求。 3.2 馆藏委员会
馆藏委员会的目标在于协助制定有关善本书及特殊材料资源的采购、获取、保护及保存的决策；旨在为建立并维持波士顿公共图书馆馆藏的丰富、显著与独特性而增加投入和专门技术；鼓励对收藏方法进行探索，以促使该图书馆对科研、公众教育和延伸服务等的实现，更好为社区公众服务。该委员会的任务有保护与保存、获取、存取及协调等四个方面，即，协调各方以确保波士顿公共图书馆特殊馆藏的完备，利用各种方式使整个波士顿及马萨诸塞州、甚至世界范围内的读者都可以分享其馆藏。
值得关注的是，针对每一个重点任务还要成立分委员会，各分委员会要制定详细的实施计划书，并由总委员会按季度审查、评估；总委员会在其活动范围内至少每年要向理事会提交年度报告；且上述实施目的在于补充和协调图书馆及其分支机构的业务。
财政与审计委员会目标明确，即为协助图书馆和理事会制定所有与图书馆财政职能相关的决策；此外，该委员会还作为波士顿公共图书馆的稽核审查委员会，接受审计员的报告。作为波士顿公共图书馆理事会中最年轻的一个委员会，参与图书馆的财政政策的制定与监督。
3.4 市场营销和筹资特别小组
市场营销和筹资特别小组的目标在于协助图书馆开展有关公众意识宣传和教育等各种服务活动；对图书馆提供有效服务所必需的各种筹资策略，并对活动给予咨询与支持；将专业知识和专家意见有效地带到图书馆营销过程中，并将丰富的资源和服务带到各选区，协助图书馆与支持机构为实现图书馆的目标和任务获得更多的经费资源。该委员会在专门吸纳资金方面成效显著。
3.5 社区服务委员会
社区服务委员会为图书馆提供与波士顿市各社区服务内容相关的决策建议；通过专家意见和专业知识来分析供社区服务的方式、地点，确定服务范围，为服务时间、联机服务、图书馆与社区其他机构间的合作提供建议，使这些成为图书馆服务长期规划的一部分；此外，委员会与图书馆工作人员一起为图书馆分支机构作出总体规划，包括：对图书馆分支机构的数量、位置以及技术在分馆中的作用进行评估。总的来说，该委员会的目标就是为理事会和图书馆管理提供建议。
3.6 技术特别小组
技术特别小组的目标有以下几方面：协助图书馆开发并建立强大的技术基础设施；将专业知识及专家意见引入对现有技术资源的维护过程中，并带来图书馆服务与馆藏工作中的技术创新；提高馆藏利用率和馆员效率以适应公众需求的变化，协助图书馆在科技使用方面居于领先地位。该小组使图书馆资源的数字化共享成为了可能，还为图书馆获取网上各类资源提供了条件，更为重要的是，该特别小组为读者服务多元化提供了技术保证，促进了图书馆现代化的完成[2]。
3.7 临时执行委员会
理事会主席可在任何会议上委任执行委员会。除已由理事会投票选举确定的事项外，执行委员会可完全代理事会行使权力。但执行委员会未被授权批准：对理事会在运作或活动方面的巨大改变，对理事会办公室做任何改变，修订章程，选举或调动工作人员或理事，委任或解除任何委员会或任何委员会成员。执行委员会不能违背法律或章程的规定。执行委员会的任何行为理事会均可投票进行修正或废除。除理事会主席特别说明外，执行委员会成员均应服务于理事会年会或特别会议，直至其继任者被选出。
经大多数理事会成员投票通过，可调动执行委员会或任何其他理事会任命的委员会成员；填补任何委员会的空缺职位或转变委员会人员构成；终止任何委员会。执行委员会和其他委员会有责任对其会议进行记录，反映会议出席、投票及会议其他行为，并由书记员、助理书记员或临时书记员签名确认；任何委员会代表理事会的任何行为均需要在理事会会议正式通知前向理事会报告[3]。
4 理事会会议
每年5月的第1个星期一，理事会将召开每年一次的年度会议，主要商讨与波士顿市图书馆运行发展相关的决策议题，如理事会主席、副主席选举等。
理事会例会根据需要，每年至少召开一次，有固定的议程：先前会议议案的表决，有关图书馆工作人员的报告，理事会内设委员会的报告，市政府或分馆交流汇报，图书馆发展相关法律条款的重申，理事会未完成事宜，馆长报告，其他。
其他理事会议的时间、地点则由理事自行确定，形式较为灵活。理事会特殊会议在任何时间、任何地点均可召开，当主席或2位以上理事提出书面要求时，由书记员负责召集召开特殊会议。
所有包含理事会会议时间、地点的通知须由书记员或理事会办公室在会议召开前的至少72小时，通过电话、电报、传真、电子邮件或其他电子方式告知每位理事会成员，或者在会议召开前至少5天，将会议书面通知邮寄给每位理事会成员。此外，根据马萨诸塞州《阳光法案》和《马萨诸塞州基本法》的要求，会议通知将会在波士顿市政府办公室进行张贴，并在波士顿市公共图书馆网站上向公众进行通报。
任何理事会会议，只要理事会成员大多数到场，即构成法定人数。每位理事只有一次投票权。任何投票问题导致的会议延期，其休会会议相关信息将不再另行通知。
5 理事会与图书馆管理层
波士顿市公共图书馆理事会负责对图书馆的财产、事务与经费等进行统筹管理。图书馆既有一定的独立性，又受到一定程度的制约，其具体执行工作由图书馆管理层来负责。图书馆的管理层由理事会任命的波士顿市公共图书馆馆长、书记员各1名（或者拥有理事会认可的馆长和书记员权力的其他头衔者），以及理事会认可的图书馆其他行政人员构成。其中，馆长须为图书馆员①，馆长和书记员不能为同一人担任。图书馆管理层中如有辞职或调动工作者，可向馆长或书记员递交申请，并由理事会确认生效。
图书馆馆长必须为波士顿市居民，接受理事会监管，理事会授予其图书馆的管理、购置等权力与职责。理事会授权馆长签署与图书馆业务相关的所有支票、证书、租约、汇款、合同、债券、票据及其他契约等，签署完成后，由理事会办公室工作人员负责执行。
书记员应是波士顿市居民，并服务于理事会秘书长。书记员从事理事会的会议准备、召开与记录工作。书记员将会议记录保存于理事会办公室及书记员办公室，任何理事可在适当的时候检验会议记录。如果书记员缺席会议，将由馆长委任临时书记员履行书记员的职责。
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