浅议当前高职院校学院办公室管理面临的问题与对策
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）24-0252-02
0 引言
随着我国高高职教育的蓬勃发展，作为高职院校综合办事机构的学院办公室，担负着承上启下衔接各部门的重要任务，其工作和管理效率、水平直接关系到学校各项工作的实施以及在社会上的形象。本文就学院办公室管理存在的一些问题进行探讨，以期更好地发挥部门作用。“学院办公室”在本篇文章中简称“院办”。
1 当前高职院校院办工作存在的问题
现阶段的高职院校学院办公室工作问题主要表现在管理方式、管理理念上。
1.1 官本位思想残存 学院办公室的基本职能是为学院领导提供决策服务，为师生的教育、教学、生活等服务。目前，高职院校深受官位思想影响，学院领导成为最具权威的决策者。其表现在决策时不民主不公开，独断专行，学院办公室从而也成为听从指示的从属部门。笔者认为，学院的决策应更多地依赖于具有丰富经验的“管理专家”。管理也不再是由个人或少数人决定的事情，而是一项系统化工作，它需要建立各种不同层次的管理群体，共同参与
管理。
1.2 服务意识不强 目前，高职院校院办的部门工作人员对工作重要性的认知不足，思想观念和思维方式落后。归根到底，服务意识不强是学院办公室工作的一个重要缺陷。学院办公室工作人员经常身心疲惫，或多或少存在着不求有功、但求无过的思想。根据研究资料显示，当前的高职院校学院办公室的工作多属于消极怠工、敷衍了事，甚至对主动服务持一种不理解甚至抵制的态度。
1.3 工作效率不积极 随着我国高职教育的蓬勃发展，新的教育理念、观点不断影响着传统的学院办公室工作。很多高职院校的学院办公室工作只局限于校内的工作职能，缺乏主动进取的精神，缺少对外的意识。
1.4 管理制度、管理体制有待健全 就部分高职院校
而言，学院办公室的工作普遍缺乏明确的工作目标，工作没有计划性和针对性。往往处于被动的状态，工作目的也不够清晰。为了解决上述问题，首先需要建立健全管理制度；其次建立完善激励机制，明确工作环节中的责任制度。
1.5 人员素质与能力方面的问题 总体上看，大多数高职院校学院办公室的工作人员了解学校的教学、科研和专业设置情况，具有较强的组织协调能力和较高的管理水平。但是，办公室工作人员工作特别繁杂，缺少自主学习和自我提升的时间和动力，从而影响了办公室整体服务水平的提升，因此很难在工作中有所创新和突破。
除了协调能力、公关能力和应变能力等，院办工作人员还要了解教育行政管理知识，掌握高职教育教学的发展规律，熟练运动计算机操作，有时甚至要有一定的理工科专业知识。
2 做好院办工作的措施及对策
目前，我国高职院校院办管理中存在着诸多问题，这些问题严重影响着院办职能的有效发挥。为此，笔者提出几点问题解决的方法及策略，以供参考。
2.1 对院办管理职能重新定位 院办是高职院校的“窗口”，具有举足轻重的管理作用与服务作用。很多人认为，院办就是一个“打杂儿”的地方，其工作主责就是学校领导布置的“零活”、“散活”，根本谈不上在整个学校管理系统中所处的重要地位。此外，很多消极的思想也在院办蔓延，如“多一事不如少一事”，“多做无益”，“不求有功，但求无过”等等。这些错误的、消极的思想若不能纠正和消除，重新定位院办管理职能就变得毫无意义。首先，应树立院办在学校管理系统中的核心地位。其次，要发挥院办的辅助作用和服务作用。办公室是领导工作的辅助机构。学校每天都有大量繁杂的事情要办，学校领导的工作千头万绪，院办应协助领导办文、办事，做好协调工作。此外，院办要为全校师生服务，比如：承担协调、咨询、文件管理、档案管理等工作，搞好服务。
2.2 提高综合素质，打造优秀团队 随着高等职业教育改革的深化，教育理念更新加快，高职院校的办学理念及管理理念也发生了很大的变化。越来越多样化的新思想、新理念的融入，给院办工作人员的综合素质提出了更高的要求与目标。院办工作人员不能被动的工作，必须要主动、积极地适应各种变化，在自身工作实践中不断提高和完善综合素质，从而打造一支有战斗力的团队。首先，院办工作人员必须具备良好的政治理论水平和大局意识。在沟通上下、协调左右、联络内外的工作中，院办工作人员既要能坚持原则不放松，又要灵活机动地处理各项事情，这就要求院办工作人员始终要保持清醒的头脑，牢牢把握政治方向，根据问题表面看本质，分清轻重缓急，把工作处理地更加到位。其次，院办工作人员应具备爱岗敬业、以人为本的精神。院办工作人员是最贴近学院领导的一批人，是领导各项工作的有效拓展渠道，这就要求院办工作人员必须廉洁奉公，做好上传下达工作。此外，工作人员应具备良好的知识结构。院办是对综合协调能力要求很好的机构，这就要求工作人员不能只专于某一方面，还要做能够应付多种工作的“全才”。不仅要学习本业务知识，还要不断拓展各方面的知识，从而更加有效地完成工作。最后，院办工作人员必须具备锐意改革、积极创新的意识。由于高职院校的飞速发展，部分学校在改革创新中也出现了或多或少的问题。院办工作不能脱离高职教育这个大环境，独自为政。工作人员应加强这方面的修养，从而为学院领导出谋划策，提供参考意见。
2.3 更新领导者的观念 领导作用是院办管理职能转换的基础，管理创新的关键所在。一个善于管理、精明能干的院办主任，直接决定着整个办公室的工作氛围和成效。因此，面临高职院校管理体制改革和教育改革不断深化的形势，更新院办领导者的思想观念成为了重中之重。现代管理学认为，人的因素是最重要也是最不稳定的因素，必须坚持以人为本，管理要以人为本，在工作中突出人的地位，实现以人为中心的管理。院办管理者在管理的过程中，应强化三种观念。一是民主观念，发挥工作人员参与管理和决策的积极性、创造性和主动性；二是法治观念，党和国家的政策、法规，以及学校的各项规章制度，是管理的基础和依据；三是创新观念，院办领导着应在各个环节注意培养和强化工作人员的创新意识，引导和鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法，并努力为工作人员打造发挥其创造力的平台。
2.4 培养信息技术运用能力 随着信息技术的不断发展和计算机及网络技术的广泛应用，越来越多的信息化办公软件及工具应用到院办实际工作中来，如OA办文系统、新闻发布系统等等。因此，院办工作人员必须学会计算机各种基本软件的应用，掌握应用现代化信息技术的能力，从而提高办公效率，努力实现办公自动化。
