浅谈新建本科院校教学工作合格评估档案建设与管理
随着高等学校教学改革的不断深入和国家教育管理的不断规范化 ，对新建本科院校教学工作合格评估成为国家考察学校办学水平、效果并进行资源配置重要依据之一。在普通高等学校本科教学工作合格评估实施办法（试行）中，一级指标7个，二级指标20个，观测点39个中，与教学院（系）及教学管理部门教学档案密切相关就有35个，本科教学工作水平评估的支撑材料主要是教学档案。教学档案是本科教学工作合格评估支撑材料的基础、说明和解释，完整、充实丰富的原始档案材料是教育部专家组进校实地考察最具说服力的证据，是教育部专家组了解学校工作的重要渠道，在本科教学工作合格评估中的重要作用是其它信息、资料不可替代的，对于新建本科院校顺利通过教学工作合格评估、规范本科教学管理及教学研究具有着重要意义。
一、新建本科院校教学评估档案管理存在的主要问题
虽然教学档案对于新建本科院校有着重要的作用，但是却仍然存在以下问题：
（一）新建本科院校办本科时间不长，教学档案总体建设缺乏规范
新建本科院校的教学档案建设工作随着升本筹备工作的开展和深入，逐步走向规范，但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大。新建本科院校大多由两个或者两个以上规模相当，类型相近学校组建升格而成，由于原各校建立的时间或早或晚，各校办学指导思想、办学宗旨、办学层次以及千差万别 ，新组建本科院校后存在原各校档案体制管理不统一问题，有的新建本科院校实行统一管理，有的新建本科院构实行分散管理。另外，由于办学经费匮乏等原因，某些高校领导对教学档案的管理与建设缺乏足够的认识，在重视教学工作以及其它管理工作的同时，忽视了档案工作的存在， 在“迎评”过程使得教学档案建设与管理存在管理不规范等一系列问题也暴露无遗，主要表现在教学档案的总体建设进展缓慢 ，存在着档案材料不完备 、档案数据不全面、重新排序以及管理体制重新理顺等问题。这些问题严重阻碍了新建本科院校教学管理规范化和现代化的步伐。
（二）教学档案管理手段滞后，制度不健全，缺乏规范化的管理
新建本科院校由于大多数办学时间不长，硬件设施跟不上。组建合并前的原各学校，有的学校已配备专用的计算机，实行教学档案机检，有的学校特别是原来中等职业学校教学档案管理手段落后，还停留在纸质档案、档案柜保管的状态，有的甚至缺乏存放教学档案的场所，且大多数档案还依靠“半手工式”手段进行操作处理，工作效率低，严重影响了评估档案的有效利用。教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理。近几年由于不断扩招，学校各院系教学评估档案缺乏规范化的管理，档案规章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，学校、各二级学院、教研室三级建档和存档部门没有严格落实岗位责任制 ，没有切实明确权责，建档归档机制也不够完善，从而导致了本科教学工作合格评估档案存在材料重复归档和建档，教学档案材料整理不规范，甚至出现不归档或者漏档的现象。
（三）教学档案管理人员业务水平整体素质较低
1999年至2007年，教育部先后批准建立了208所普通本科院校，占全国740所本科院校的28%。这些新建本科院校院校虽然学校级别提升了，但是档案工作并没有随之提升，人员的配置仅能应付基础档案收集、整理、归档和利用，处于低层次的开发利用状态。另外，在新建本科院校的发展过程中 ，对学校办学定位、办学模式、人才培养等宏观问题的认识和做法会发生变化 ，教学管理机构也多次进行整合变动 ，教学管理队伍流动性大，导致造成教学档案资料的不连续性和不完整性。有少数新建本科院校教学档案管理还没有配备专职的档案管理人员，基本采取兼职管理办法，教学档案基本上由教务处人员和各院（部）教学秘书、教务员兼任，它们受过档案专业知识 、专业技能培训的机会较少，业务水平整体素质较低。由于教学管理人员档案意识淡薄，往往造成学校评估结束后，出现教学评估档案支撑材料交接不清，被当事人拿走（当作私人财产），而未能将重要的或起关键作用的支撑材料复印件存档 ，造成教学工作合格评估档案不完整而导致以后的评估复查的困难和利用不便。
二、实现高校教学评估档案科学管理的措施
（一）以评估为契机，完善教学档案建设，构建评估档案管理的制度和体系
首先，高校教学工作合格评估工作既是对新建本科院校教学质量水平的检查 ，也是对高校档案管理水平的一次重要检验。要高度重视各部门教学档案管理工作，学校成立评建工作领导小组，将教学评估档案建设列入学校的工作计划，投入专项经费，配备相应档案用房，不断改善学校档案室馆舍和二级学院（部）档案用房条件 ，适当添置专用电脑、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代技术设备 ，符合本科教学工作合格评估对学校档案馆舍和二级学院（部）档案用房硬件方面的要求。
其次，《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》是新建本科院校档案业务建设的重要基础和依据。没有规矩难以成方圆，任何一项工作如果没有相应的制度管理， 势必难以有效地开展。为了切实发挥评估档案管理的作用，促进高校教学评估档案管理的规范化，必须根据国家有关档案法规和本科教学工作合格评估指标体系，切实建立健全高校教学评估档案管理的工作规章制度，完善教学评估档案管理的体系，如教学档案工作规范 、部门归档立卷制度、教学档案实体分类办法、电子档案的归档管理办法等 ，使评估档案材料管理的各个环节有章可循，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。 （二）规范教学评估档案的整理，确保教学评估系统性与完整性
本科教学工作合格评估对于档案工作是一次全面的考验和检阅。“迎评”学校要顺利通过本科教学工作 合格评估 ，首先要认真学习《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》，领会普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系内涵，，围绕“指标体系”做好支撑材料的整理归档工作。
一是要做好常规教学档案与评估档案的无缝衔接。档案在教学评估中的作用非常重要，但同时对教学档案管理工作也带来不利影响。因为常规的教学档案管理是按《高校档案管理规范》进行收集、分类、整理、归档的，而在本科教学工作合格评估中形成的评估档案是按评估指标体系归档 ，由于要求不同、分类不同形成差异 。所以，我们抓住迎评阶段的有利契机 ，抓好两者之间的无缝衔接，在整理常规教学档案的时候要有意识地关注评估指标体系中所需要的材料 ，需要复印的就复印。在迎接评估过程中整理的评估档案同样也须关注常规教学档案的需要，对那些原先在教学档案中没有的材料 ，特别是有保存价值的材料应补充到常规教学档案中去，使得常规教学档案内容更加全面、丰富。
二是教学评估档案应评估指标体系进行模块管理。教学评估档案管理应进行分级模块管理――校级评估档案室和二级学院（部）评估档案室管理 。在本科教学工作合格评估过程中很多指标体所需档案不在校级归档的范围内，所以我们应按照评估的实际需要，加强和完善二级归档的内容，建立二级学院（部）为主的二级档案保管单位。评估档案建设与日常教学档案建设要求也存在差异，评估档案建设具体回 应《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》中提出的每一个问题 ，客观地反映近3年来新建本科院校本科办学的工作状态教学档案，是以日常教务职能活动的写真记录为主要内容，比如试卷、毕业论文（设计）等。我们对于评估档案类别号应按评估指标 “一级指标 、二级指标 、观测点”的顺序进行编号分类与编号设置，按照原始性、真实性、针对性、时效性的原则对佐证材料进行收集、筛选、凝炼、整合加工、审定、立卷等环节进行模块管理 ，模块管理必须符合唯一性 、稳定性的要求 ，即同一立档单位的档案不得重号 ，并方便插卷但不能随意变动。
档案工作水平的高低，取决由于档案工作人员素质的高低，由于档案工作专业性较强，教学管理信息复杂多样，档案管理人员需要较强的业务能力和管理技术。所以新建本科院校应该结合自身特点对教学管理人员，特别是教学秘书、教务员进行不定期计算机应用技术方面的培训 ，提高他们的档案业务素质 、管理技术和现代化服务水平 ，使其更好地为广大师生员工提供档案信息服务。
（四）利用各种现代化系统，加快档案管理现代化建设
教学评估档案材料作为评估的基础和依据 ，档案材料是否齐全 、真 实对 评估结 果有 着直 接的影响 。随着时间的推移， 教学评估档案数量不断增多， 加之高校的网络建设、办公自动化系统及各种数据库建设，新建本科院校为配合本科教学工作合格评估工作，不仅对纸质版材料进行收集整理，对电子版材料的收集录入也在同步进行。传统的查找档案的过程已跟不上信息社会快速检索的时代要求，必须利用计算机技术对评估档案行信息存储、便于查找利用， 这是现代科学技术对本科教学工作合格评估档案工作的客观要求。高校档案部门要采用先进的自动化系统，构建一个功能相对齐全 ，操作简便的网络评估档案管理系统和平台制定统一的评估档案管理标准，开发评估档案信息管理系统，强化评估档案的信息化、网络化建设，通过现代科学技术提高档案管理的正确性和真实性，实现评估档案信息化、数字化、网络化。
