软件企业应收账款管理的对策
中图分类号：F279.24 文献标识码：A 文章编号：1671-9255（2014）01-0042-05
目前有关企业应收账款的研究主要集中在企业应收账款的现状、成因，应收账款给企业经营带来的风险几个方面，一般很少论及某一行业企业应收账款管理的情况，本文选取软件企业应收账管理问题进行研究，以探求软件企业应收账款管理对策，希望能对软件行业企业应收账款的管理产生有益的启示。
一、软件企业应收账款现状
应收账款是企业因销售商品、提供服务等，应向购货单位或接受服务单位收取的款项，是企业因销售商品、提供服务等经营活动所形成的债权。它是企业流动资产的一个重要项目，在流动资产中占有很大的比重，其流动性强弱直接影响企业的资金周转和经营业绩。因此企业减少应收账款，扩大应收账款的流动性就显得非常重要。但在我国软件企业中存在的应收账款问题却令人担忧。
（一）我国软件企业应收账款的现状
据经济参考报报道，截至2012年12月，“我国规模以上工业企业应收账款总额达82189.9亿，较去年同期增长了17.63%。”说明我国企业的应收账款总额在不断的增加，由此给企业造成了巨大的损失，据商务部提供的数据显示“我国企业每年因信用缺失导致的直接和间接经济损失高达6000亿元”。[1]有关机构的调查还发现，我国“企业的坏账率高达1%至2%，且呈逐年增长势头，而相比较下，成熟市场经济国家企业坏账率通常为0.25%至0.5%”[2]，是发达国家4到10倍。这是我国企业应收账款的总体情况，那么在软件企业情况怎么样呢？
2010年金蝶国际年报和用友软件年报显示，我国主要软件企业应收账款占流动资产的比重为34%以上。①和2010年我国沪市上市公司应收账款占流动资产总额的比重18.94%相比[3]，超过了15.06%，明显高于同期行业的平均水平。按照行业的平均水平。按照理想的财务状况，应收账款在流动资产中的份额以15%为宜[4]，由此可见，我国软件企业应收账款现状令人担忧。
此外，软件企业逾期的应收账款占应收账款总额的比例也在不断地攀升，从金蝶国际2012年业绩公告统计数据来看，该公司逾期账款超过1年的2011年达20.94%，2012年更是达到27.80%。逾期应收账款呈逐年增长态势，应收账款平均收账期逐年增加。
（二）应收账款对软件企业的危害
首先，大量应收账款提高了软件企业经营成本。这种成本的增加体现在三个方面：第一，因销货与收账之间存在的时间差，这段时间企业需对因此而产生的应收账款进行管理，比如成立专门的应收账款管理部门增加的相关费用，进行客户信用调查的费用、差旅费、收账费用等。第二，软件企业采取赊销的政策意味着不能及时收回货款，这笔资金就被应收账款占用着，软件企业为筹措这笔资金所支付的各种费用就构成了应收账款的资金成本。企业沉淀大量的应收账款，占用着大量的资金，影响了企业正常的生产经营活动。第三，应收账款是基于客户的商业信用而产生，有些客户由于商业信用低，使得应收账款回收的概率下降，呆账、坏账的风险增大，给软件企业带来了严重的损失。这一成本一般和应收账款的数量成正比，即应收账款越多，坏账成本也就越多，给软件企业的经营活动带来了很大的不稳定性。
其次，应收账款大量的存在夸大了软件企业的经营成果。由于我国企业实行的记账模式是权责发生制，发生的当前赊销全部记人当期收入，但由于应收账款的存在使得账上利润的增加并不能如期实现现金流入。会计制度要求企业按照应收账款余额的百分比来提取坏账准备，坏账准备率一般为3%-5%，如果实际发生的坏账损失超过提取的坏账准备，会给企业带来很大的损失。因此企业应收款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了软件企业的经营成果，增加了企业的风险成本。
第三，应收账款延长了营业周期。营业周期即从取得存货到销售存货，并收回现金为止的时间周期。营业周期的长短取决于存货周转天数和应收账款周转天数，为两者之和。由此可见，应收账款的大量存在， 延长了营业周期，影响了软件企业资金循环，大量的流动资金沉淀在非生产环节上，导致企业现金短缺，影响工资的发放和原材料的购进，进而影响了企业的正常生产经营。
二、软件企业应收账款的成因
软件企业大量应收账款的存在给企业的经营管理带来了危机，探讨其产生的原因，并因势利导地减少应收账款，就显得非常重要。具体看来，我国软件行业中产生大量应收账款的主要原因如下。
（一）软件企业普遍把赊销作为竞争手段
随着市场经济的发展，企业为了生存与发展，必须采取各种手段，其中包括赊销以扩大产品的销售规模和市场的占有份额，赊销也就成为目前我国企业在竞争中获得优势的较普遍的手段，不过这种现象在软件行业中更为普遍。“软件提供商的客户一般采用以下付费模式：根据议价能力，先付10%-30%的预付款，软件上线后再付60%-80%，剩下10%的尾款等1年以后运行没什么问题再付”。[5]这种付费模式的本身就为应收账款的产生埋下了隐患。
（二）内控管理不到位
软件企业在制定和执行赊销计划时，销售、市场与财务部门的沟通较少，使得信用度较低的客户有机可乘，导致销售货款无法回收。
大部分软件企业为了调动销售人员的积极性，把工资与销售量联系起来。销售人员为了获得订单，往往采用赊销、回扣等方式将软件和服务销售出去。在签订订单之前，也很少有软件企业对客户进行信用调查。而销售之后，很多软件企业并没有要求销售人员全权追款，有的企业即使有这方面的要求，但产品已经销售出去，再去追款，也存在一定的困难。 （三）会计基础工作不规范
财务、业务部门和欠款单位对账不及时或责任人没有妥善保管好应收账款的合同、单据，造成会计信息缺失，导致企业对应收账款不能及时、全额收回。或不对账，或是对账时未保留有效的证明资料等。更有甚者，相关人员相互勾结，故意不把销售收入及时人账，形成了软件企业经营活动中的呆账、坏账。
（四）客户对自己的需求表达不够准确
“在企业管理中采用计算机，是现代生产力发展的必然趋势，也是实现管理现代化的必由之路。”[6]对此，有很多的企业管理者已有充分地认识，但也造成了一部分企业管理者对管理软件过度依赖的现象，一些管理者对管理软件所寄予的期望过高，以致远远超越了计算机软件工程所能包括的范围。或是企业实行信息化改造过程中，没有进行业务流程再造，在管理软件实施以后，并没有给企业带来预期的管理效果。此外，由于企业管理者水平、专业、能力等素质方面的原因，使得他们对企业管理中选择何种管理系统软件平台、以何种管理概念来运用这种平台并没有清楚的认识，最终导致企业所选用的软件系统并不符合企业运行的需要。以上这些情况都可能导致客户把造成的损失推给软件企业，拒绝付款，形成应收账款。
（五）销售人员夸大管理软件的功能
一方面，由于软件企业的基层销售人员水平参差不齐，有的销售人员对管理软件的功能、应用的范围等把握不够、不准，导致在销售中不能根据客户的实际需要有针对性的推销产品，一些客户在购买了管理软件后，在实践中很难实施。
另一方面，软件企业的销售人员为了争取客户，拿到订单，盲目地答应客户的需要，夸大产品的功能，或对客户的需要不甚了解就盲目地吹嘘自己的产品能解决客户在管理中遇到的问题。结果导致软件企业最终提供给客户的管理系统并不符合客户的需要，客户当然有理由不付款，由此给软件企业带来了损失。
三、解决软件企业应收账款的对策
（一）加强客户信用管理
如前所述，软件企业在销售过程中很少对客户进行信用、账务状况调查，基本上是在不了解客户信用和财务状况的情况下盲目地把软件卖了出去，由此造成了应收账款问题。因此加强对用户信用状况的分析、顾客的背景了解等，是减少应收账款的策略之一。软件企业可成立专门的部门或人员，负责建立资信管理系统来加强客户信用管理。
古语有云：“凡事预则立，不预则废”，这话道出了事前准备的重要性。软件企业的产品销售也应该有一个事前准备或称之为事前控制的过程，在产品和服务出售之前就选择那些付现能力、经营状况、发展前景、商业信誉和融资能力都较强、较好的客户作为赊销对象。很显然选择信用度较好的客户可大大减少坏账损失。
软件企业的信用管理部门或人员负责调查和管理客户的资信状况，如查阅和分析会计资料了解其经营状况，咨询工商行政管理部门、银行等了解客户的社会信用、信誉度。在调查的基础上，分析客户的品质、资本、规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等，划分客户的信用等级，并制定企业的信用政策。如把信用度按等级分为绿、蓝、黄、红四等，绿色等级是资信最好的客户，这类客户一般会按合同要求及时付款，软件企业可以对这类客户给予更多的优惠条件。相反，黄、红等级的客户，由于他们的信用度太低，软件企业可以放弃与他们交易，即使做也不能赊销或用商业承兑汇票，而采用现销方式。对于蓝色区域的客户可根据存货情况，资金周转情况制定谨慎且详细的赊销计划。
当然，客户的信用状况具有动态性，所以信用管理部门或人员需要对客户的信用状况进行动态管理，尤其是对于一些老客户的信用状况要及时进行更新。
（二）加强业务培训，做好销售过程管理
“只要结果，不管过程”，这是目前许多企业销售管理过程中存在普遍问题。软件企业的销售管理同样如此，一般在月、季、年初宣布了销售目标或配额，或发布了一项销售政策之后，业务员就像放鸽子一样被放飞到市场上，软件企业就等着业务员拿来一份份订单，打开一片片市场。期间业务员队伍水平无提高、业务员行动无计划、销售过程无监控，其结果必然是业务员工作效率低下，销售目标无法实现，赊销风险大增。因此加强对销售过程的管理非常的重要。
1.加强对业务人员的培训，促进他们的全面发展。我们知道，管理控制理想的方法之一就是直接控制，即通过不断地提高主管人员及其下属的素质，使之更好地胜任所承担的职务。软件企业要加强对业务人员的培训，培训内容包括企业所销售的各种软件、管理平台的基础理论和相关知识，客户信用分析知识和企业的信用政策，合同文本规范，等等。通过培训，业务人员对各种软件和管理平台相关知识掌握以后，才能在推销过程中，根据相关客户的实际需要，有针对性地向客户推销相关的产品，提高系统平台的可实施性。而且还可以避免销售人员在销售产品的过程中，因不了解企业的产品而随意夸大其功能。业务人员掌握了客户信用分析的知识和企业的信用政策以后，能运用相关的知识对客户的付现能力进行考察，选择信用状况良好的客户作为适销对象，进而确保软件企业所签订每一笔销售合同都是有效销售合同。进行合同文本规范的培训，使业务人员掌握合同的订立的基本规范，公司对合同中相关项目的政策、要求，进而在合同签订过程中，业务人员知道应该如何规避坏账风险，确定对企业有利的结算方式等。
2.增设售前咨询机构。由于专业、能力等方面的限制，使得有些客户想在企业管理中采用系统软件管理平台和管理概念，但却不知道自己需要什么样的平台和概念，结果有些客户没有弄清楚以上问题之前，就采购了和自己组织不相适应的系统管理平台，显然其结果就是不适用或不能实施。针对这种情况，软件企业可在组织内设立售前咨询部门，为有相应需求的客户提供调查、分析、咨询服务。咨询部门在对客户进行调查、分析的基础上，按照企业的意愿，为客户提供满足企业管理个性化和持续完善需求的管理软件，帮助客户实现自身的业务管理模式，并为客户业务重组和发展提供高效、快捷的软件支持，提高客户对产品的满意度，减少呆、坏账损失。 3.严把合同审批程序。在软件产品和服务的交易中，不签订书面合同，而仅仅依靠个人关系或私交等来维持合同关系是十分脆弱的。销售合同作为当事人双方经济业务的法定载体，在应收账款的内部管理中起着不可替代的作用。合同中必须明确合同的标的、价格、付款条件与方式、期限、双方权利和义务、违约责任等，为应收账款的及时结算和催收提供法律依据。目前在这方面，稍大一点的软件公司目前都能做到。存在的问题主要是合同的审批上，一般在审批时，主要关注合同的形式，利润状况等，而较少关注客户的信用状况。如前所述，软件企业应该发挥信用管理部门或人员在合同审批中的作用，使信用调查和分析以及由此建立起来的管理系统能发挥应用的作用。
（三）建立健全应收账款管理制度，强化内控管理
建立健全企业应收账款管理制度，加强软件企业内部的财务管理和监控，是切实解决软件企业应收账款问题的重要策略。
1.建立应收账款台账管理制度。软件企业应当按照客户设立应收账款台账，详细反映各个客户应收账款的发生、增减变动、余额及每笔账龄等财务信息。只有建立这样的管理制度，才能清楚了解软件企业的应收账款状况，为事后控制提供依据。既然应收账款已经发生，我们就需要及时、准确地掌握发生后的变化情况，为管理层、市场和销售部门及时了解应收账款的金额增减、期限变化提供依据，有利于管理层根据各种变化及时制定相应的收账策略。
2.建立有利于货款回笼的绩效考核机制。目前很多软件企业在业绩考核中，把销售额、销售费用等作为考核的重要依据，导致有些业务人员盲目追求订单数量，采用违规的销售手段推销产品、或只重销售而不重收款的现象，甚至在销售中根本不关注客户的信用状况等向客户赊销，造成了大量应收账款无法收回。因此软件企业要从根本上解决应收账款问题，最重要的是要改变传统的业务绩效考核办法，建立一种综合考核机制，在业绩考核中既重视销售额、销售费用等，又重视收款，使欠款回收率成为业绩考核的重要因子。业务部门要按照“谁销售，谁收款”的原则将货款回收责任落实到每一个业务员的身上，谁经手的业务发生坏账，无论责任人是否调离，都要终身追究其责任。
3.建立应收账款账龄分析和催收制度。软件企业的财务部门要定期进行应收账款分析，把应收账款按账龄的长短分成几个等级，确定多少款项已超过信用期，多少款项在信用期内，再根据账龄的长短制定经济可行的收账策略，采用灵活多样的催收方式催讨欠款。自行催收逾期 3 个月没有结果的，可交由第三方的专业机构来处理。如果客户无视或忽视第三方的追索努力，可依据第三方的专业机构的建议，根据对方的经营状况和偿债能力，考虑利用仲裁或司法介入等手段谋求最终解决方案。
4.加强合同动态管理。软件企业在合同管理中，普遍存在着重合同签订和履行，轻合同动态管理的现象。合同管理的动态性是指注重履约全过程的情况变化管理，特别是要掌握对已一方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。在合同履行过程中发生变更是正常的现象，比如管理软件的购买方因情况的变化对软件实施等方面提出了新的要求，或因产品、服务价格上涨等，使原合同显失公平等，软件企业都有权要求变更或撤消原合同，但现在很多软件企业负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，致使合同履行困难，导致了损失。对合同的履行情况和进度进行管理，在合同规定的时间节点及时发出必要的书函，履约过程中的及时签证等，这些都是在纠纷发生时重要的举证材料。在软件系统平台的实施过程中，因买方未能按约定及时提供场地、人员、设备等导致履约困难，软件企业有权要求赔偿相关损失。如果买方未能按合同约定支付相应进度款，软件企业也可以行使抗辩权停工。合同的动态管理还有助于软件企业及时追讨债权，以防超出诉讼时效。我们知道，超过了诉讼时效等于企业放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。
5.注重软件实施，提高服务质量。软件企业还要重视软件的实施，提高实施人员的水平，提高其为客户服务的质量。对产品品质、服务质量进行严格控制，争取让自己的产品和服务得到客户的好评。可以说，软件企业在把软件卖给客户后，服务就成为能否收回应付账款的关键。而且对于软件企业来说，服务也是产品价格中的一个非常重要的组成部分。
四、结语
所谓“物竞天择，适者生存”，在市场经济的社会中，同行和同行之间的竞争愈演愈烈。所以更重要的是，软件企业要不断进行新产品的研发，开发更多、更加本土化、适合不同企业、适应企业发展需要、功能更齐全、更适于操作的系统管理软件平台，提高产品的竞争力，进而提高企业的竞争力，这样才能提高产品的市场占有率。中国自古就有“酒好不怕巷子深”之说，产品和服务的质量提高了，企业的口碑好了，自然买家就多了，应收账款就会少些。
注释：
①根据金蝶和用友2010年年报，应收账款/流动资产，我们发现金蝶软件为34%，用友软件为36%。
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