浅议高校二级学院科研秘书队伍建设
中图分类号：G451 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）30-0266-02
国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006年―2020年）指出：大学是我国培养高层次创新人才的重要基地，是我国基础研究和高技术领域原始创新的主力军之一，是解决国民经济重大科学问题、实现技术转移、成果转化的生力军[1]。在知识经济高速发展的时代背景下，高等院校正积极响应并倡导产学研结合的发展道路，全国各大高校已成为科学研究的前沿阵地，科研成果的多少成为衡量高校软实力的重要标准。二级学院科研秘书，作为高校科研管理联络和协调的中间力量，其地位和作用逐日显现出来。高校领导应充分认识并认可二级学院科研秘书的重要性，解决当前科研秘书队伍普遍存在的问题，加强队伍制度建设，实现高校科研管理工作的高效开展。
一、科研秘书的工作职责及特点
二级学院科研秘书是高校科研管理队伍中的基层岗位，协助开展科研管理工作，主要职责包括：熟悉各类关于科研管理的制度、规定；密切关注科研信息，将学校科研处发布的各级各类科研项目、奖项申报工作及时通知学院教师及科研人员，并协助学院领导组织和协调完成申报工作；及时将学校关于科研项目的立项、中期检查、结项通知告知项目负责人，督促并检查项目完成情况；协助学院申办各类学术讲座、开展各类学术交流活动；负责科研成果的申报、登记、收集、整理，建立学院科研档案，做好档案资料管理工作；通知并协助教师、科研人员完成年度科研登记工作；协助学院领导做好年度科研工作总结、年鉴，制定年度科研工作计划；认真、及时完成学校科研处及学院领导布置的其他科研管理工作等。科研秘书的工作具有以下特点：
（一）专业性强
科研项目种类繁多，根据项目来源不同，可以分为国家级项目、省部级项目、校级项目等；根据项目的进度不同，可以分为申报、中期、变更、结项等。不同的科研项目，其科研内容和性质各异，相关的政策及规定也不同，因此，科研秘书的工作具有较强的专业性，虽然科研秘书并不具体参与科研项目，但必须熟悉国家关于科研的相关方针政策和导向，领会各级各类科研文件精神，掌握科研信息动态，通读相关法律和法规，这样才能及时传达给学院教师和科研人员，确保科研项目申报、结项等工作的顺利完成。
（二）内容繁杂
科研秘书的主要任务是协助科研人员申报各类科研项目，协助学院领导开展各类学术交流，涉及的工作内容繁杂，包括项目（申报、跟踪进度、中期检查、结项监督等）、学术交流（联络、申办、宣传等）、科研成果（申报、登记、收集、整理、归档等），撰写科研工作相关文件等，仅就科研项目一项内容来讲，因不同人员申报不同的科研项目，需采取的科研管理方法不同，过程也不同，可见科研秘书工作的复杂性。
（三）保密性
科研秘书因参与教师、科研人员的科研项目申报，进行科研成果的收集和整理，经常接触大量的内部信息和文件，对于涉及专利等具有秘密性的科研成果，科研秘书必须做到严守保密，守口如瓶，要有绝对的职业操守。
（四）重复性
科研秘书的很多日常工作具有重复性，比如为了向教师及时传达科研信息，必须经常留意、查看学校发布的各类通知，一有信息，立即以最快捷的方式通知教师；又比如每年需撰写科研工作总结和计划等。因此，作为科研秘书，除了细致、认真地面对繁杂的工作外，耐心也尤为重要。
二、科研秘书的地位和作用
教师是高校科研的主力军，有别于专业的科研单位，高校教师根据所属专业、学科不同，分布于不同的二级学院，具有一定的分散性，因此，除了有学校专设的科研处对之进行科研管理外，还需要二级学院科研秘书参与其中，进行纽带式协调管理。由于二级学院科研秘书是在这种特殊情况下设立的，因此，其工作具有一定的特殊性，是学校科研处与学院和教师、科研人员之间进行沟通的重要桥梁，在科研联络和管理中发挥着举足轻重的作用，是科研管理队伍中不可或缺且不容忽视的重要岗位。科研秘书在科研管理工作中发挥以下作用：
（一）辅助作用
这是科研秘书的首要角色和职能设定的依据，也是科研秘书工作的核心[2]。由于学院领导大多身兼数职，不可能每项工作都能周全，因此需要科研秘书从中协助完成。科研秘书并非直接管理者，不享有决策权，仅是领导的参谋和助手，其为学院提供辅助管理，根据领导的授权安排，辅助做好科研管理的具体事务，确保科研管理工作顺利开展。
（二）组织和协调作用
对于学校科研处，科研秘书负责将其发布的各类科研信息、政策和通知下达给科研人员；对于科研人员，科研秘书负责组织和协调开展各类科研项目的申报，并上报材料给学校科研处。可以说，在科研管理工作整个运行过程中，科研秘书起到了上传下达的作用，是各方关系的代言人和信息传递者，是组织和协调各方关系的重要纽带。
（三）服务作用
科研秘书是高校科研管理的基层岗位，而高校教师是科研的一线力量，两者之间的业务往来构成了高校科研管理工作中最基础的关系。科研秘书的主要任务是为教师提供科研服务，及时传递科研信息，积极协助申报科研项目、奖项，做好项目结项、资料提交工作，帮助教师正确解读并掌握科研政策等，确保教师能顺利开展科研工作，从而增加学校科研产量。
三、科研秘书队伍普遍存在的问题
长期以来，高校没有认识到科研秘书工作的重要性。在传统思想的作用下，人们普遍认为科研秘书从事的工作较为简单，只需上传下达，按部就班就行。由于缺乏对科研秘书工作性质的正确认识和对其的模糊定位，科研秘书的重要性被忽视，导致目前高校二级学院科研秘书队伍普遍存在着诸多问题。 （一）工作不积极，队伍不稳定
由于高校对科研秘书工作的错误认识和定位，使得该岗位不受各级领导的重视，虽基本上每个学院设有科研秘书岗位，但多数是由其他秘书兼任。科研秘书无论从地位、薪资，还是职称评定、晋升空间、奖励等方面，都得不到学校应有的重视和支持，没有统一的规章制度来管理和保障。
科研秘书工作看似简单，实则复杂烦琐，且工作量较大，因此，学校的不重视使得他们牢骚满腹却又无可奈何，容易对前途逐渐失去信心，工作的积极性严重受挫，长此以往，不但科研管理工作不能顺利完成，人员的频繁调动更会导致科研秘书队伍的不稳定。而对于身兼数职的秘书来说，科研秘书本为兼职，自当首选完成本职工作，再加上科研秘书工作量大，即使有心做好，往往也是心有余而力不足。这些问题必然导致科研秘书队伍不稳定，科研管理工作脱节，高校科研管理工作无法顺利开展。因此，高校有必要正确认识科研秘书工作，并对其地位给予肯定和重视。
（二）缺乏专业的培训和学习
目前高校二级学院科研秘书普遍拥有研究生学历，虽然提升了管理队伍的整体素质，但由于科研秘书工作具有专业性强等特点，仅凭学历资质仍不能较好地胜任该岗位。新上岗的科研秘书缺乏专门、系统的培训和学习，缺少专业的科研管理知识和技能，不了解和掌握科研秘书工作的性质、运行过程和管理方法，即使长期工作后拥有相当经验，也仅是以经验型管理为主，遇到超出经验范围外的事件仍复为新手，从而严重降低了科研管理工作的效率。
（三）队伍整体素质不高
由于科研秘书工作专业性强等特点，一名合格的科研秘书必须具备良好的个人素质和较强的专业素养。但因高校普遍对科研秘书不够重视，从事科研秘书工作的人员多为兼职，且所学专业各异，导致了科研秘书的管理水平和业务能力参差不齐。再加上科研秘书人员频繁更换，兼职秘书没有更多时间和精力进行科研管理方面的学习和深造，科研秘书队伍整体素质难以提高，从而导致了学校科研管理水平停滞不前。
（四）队伍管理存在制度缺失
目前高校在科研队伍方面的制度并不完善，大多高校缺少统一的适用于科研秘书的管理办法，包括聘用条件、职称评定、奖惩等，有些甚至无章可循，很难对科研秘书进行有效管理，阻碍科研管理水平的提升，而科研秘书的自身利益也难以得到保障，从而导致科研秘书缺少工作热情，岗位人员流动频繁。
四、加强科研秘书队伍建设的意见和建议
从上文分析，不可否认，高校二级学院科研秘书业务能力和管理水平将对学校整体科研管理水平和科研成果的多少产生不可忽视的影响，因此，面对目前高校科研秘书队伍普遍存在的问题，如何加强科研秘书管理水平，提升高校科研秘书队伍素质值得探讨。
（一）重视并确立地位，增加队伍的稳定性
要想建立一支精干的科研管理队伍，首先应对其进行准确定位，学校及二级学院应认可并强化科研秘书在工作中的地位和作用，给予其充分的支持和重视，同时考虑到兼职的种种弊端，应设立专岗专职，创造良好的工作氛围，从而提高科研秘书工作的积极性，增加科研秘书队伍的稳定性，保障科研管理工作的系统性和连贯性。
（二）建立培训制度，提高业务能力和水平
要想建立一支精干的科研管理队伍，学校应制定相关的培训制度，使其拥有熟练的业务能力和管理水平。学校可以定期举办科研管理岗位专题培训，提供出国深造、进修学习机会，组织科研秘书参加科研管理类的国内外大小研讨会，创造校际、院际间科研秘书岗位工作交流机会，通过专业的培训、学习和交流，提高其工作能力和业务水平。
此外，随着现代科技的不断进步，科研秘书还需及时掌握现代化的信息处理手段进行现代化科研管理，比如利用互联网平台获取、收集、发布、传递信息，科研项目进度实时跟踪，科研档案电子化管理等，这些都需要学校定期进行专题培训，以使其能与时俱进，跟上并适应岗位新要求，从而有效促进学校整体科研管理水平，推动科研成果产量的提升。
（三）加强自身建设，培养和提高个人素质
学校应鼓励科研秘书利用业余时间，加强专业知识的学习，提高专业技能。上文已提到，科研秘书的工作专业性较强，必须熟悉并领会国家有关科研方面的方针和政策、法律法规，此外，还需熟悉学院教师的专业领域和研究方向，除了学校针对性的辅导培训外，还需其本人拥有积极学习的态度，自觉消化并领会相关文件和精神，及时关注相关信息和动态，不断适应并总结工作经验。
同时，科研秘书还需注重自身素质的培养。面对工作内容繁杂，重复性高，具有保密性的特点，科研秘书必须具备良好的个人素质，才能细致、耐心、认真、负责任地完成每一项任务。在科研管理过程中，科研秘书是联系各方关系的重要纽带，要同各个部门建立稳定和谐的工作关系，需要具备较强的组织协调及人际交往能力。学校在招聘、管理科研秘书队伍等环节，都需注重发掘和培养其个人综合素质，鼓励其不断提高自身素质，以具备相应的业务能力和水平。
（四）加强科研秘书队伍的制度建设，实现制度化和规范化
学校应健全科研管理队伍制度，出台相应的科研秘书工作管理办法，明确岗位职责，建立有效激励机制，以实现科研秘书工作的制度化和规范化，从而有效提升学校整体科研管理水平。主要可涉及以下几方面：
1.聘用：结合科研秘书工作的特点，注重从学历、专业背景、工作经历和经验、个人素质和业务能力等方面考虑，进行人员选聘，以建立队伍结构合理，基础素质过硬的队伍。此外，还可以以人才引进的方式，将拥有丰富科研管理经验的优秀人才充实到队伍中来，提升科研秘书队伍的整体管理水平。
2.考核：考核标准应区别于一般的行政人员考核，应从专业化科研管理的角度进行考核。如从项目管理能力、信息技术能力、科研档案管理能力等方面予以规范。[3]考核结果分为优秀、合格、不合格。
3.奖惩：结合年度考核结果、工作表现对科研秘书进行一定的奖惩。对具有创新意识，积极进取，在工作中表现突出的科研秘书，学校应给予一定的奖励，在职称评定、课题申报时给予适当倾斜，对于出现工作失误和不能按时完成工作的科研秘书则要追究责任[4]。以此创造良性循环的激励机制，达到既能激发工作热情，又能对之进行有效管理的效果。
4.培训：规定出国深造、参会、培训等选拔条件、经费支持力度等，创造科研秘书的发展空间和道路，增加其对未来仕途的信心，确保其能全身心地投入工作。
关于科研秘书的相关制度还应包括晋升、职称评定等，都应在制度和政策上给予科研秘书应有的保障。总而言之，高校应充分认可科研秘书的地位，为其营造积极向上的工作氛围，解决科研秘书的后顾之忧，提升科研秘书队伍的稳定性、专业性，使其发挥应用的作用。
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