人事档案的开发与利用小议
在单位从事人事档案工作多年，前一段时间因为县里开展全面的干部人事档案整理工作，在收集报送的过程中，笔者对人事档案管理工作有了更深入的了解。尤其是今年来准备实行的社会养老保障机制的一项新举措――未参保高龄职工老年生活保障金发放工作，更是在全县掀起了一股查找人事档案的热潮，使笔者更加深刻地感受到我国人事档案工作存在的欠缺和不足。
一、人事档案的特点及其重要性
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，并经组织审查或认可的记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料的组合体，起着凭证、依据和参考的作用。是我国人事管理制度的一项重要特色，提供个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载个人人生轨迹的重要材料。
1.人事档案的特点。人事档案除具有一般档案的特征外，还具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特质。全面性它是个人信息的储存库，概括地反映个人全貌。现实性具有直接为现实工作服务的特性是它区别于其他档案的重要标志。真实性是人事档案现实性的基础和前提。动态性它的内容不是一成不变的，而是随着个人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。流动性人事档案的管理应与人事管理相统一，必须坚持“档随人走”。机密性人事档案的内容涉及个人隐私，有的从侧面反映了一些重大历史事件，属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。
2.人事档案的重要性。人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，从人力资源开发、管理的角度来看，它是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。不论从社会发展需求、个人发展需要来说，人事档案的重要作用都是不可小视的，是知人善任、选贤举能的重要工具，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。尤其是当今社会人才的流动性很大，给人才的管理带来了很多不确定因素，人事档案的作用就更加突显。需要有专门的档案管理部门，现代化的管理手段，高效的管理模式，以满足人才管理的需要。另外，随着中国经济的发展，也使信用制度的重要性日益突显，个人征信材料也需要管理个人档案部门出具权威证明。
二、人事档案管理现状
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具，在中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面起到了积极的作用。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的各种弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象日益增多，由于“人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案甚至已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜。
1.管理手段落后，质量不高。一是内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。存在材料内容填写前后不一、用纸规格不一、归类不准确、材料短缺等问题；缺少反映个人工作能力、技术特长等方面的内容；有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人“千篇一律”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。二是使用上，技术手段滞后，运行效率较低。存在发展不平衡问题，相当一部分地方，尤其是县级地，仍主要靠手工操作，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应；有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。三是现实中，管理比较混乱，虚假现象盛行。由于没有专门的人事档案统一管理部门，给人事档案收集的全面性带来很大的阻碍。加上由于个人信用体系的缺位，也给虚假现象制造了“温床”。
2.作用无法发挥，利用率低。由于历史原因，传统人事档案主要收集的是个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，工作中常常只是被用来了解人员的基本情况，知人善用、选贤举能的作用并未发挥出来。且利用方式单一，使用率低，只有需要者找上门来才提供利用，被动服务情况比较普遍。在实际工作中，人事档案也常常是“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”。
3.人事档案机密性与知情权有待协调。人事档案具有机密性，它属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。这一特点使得档案在开发利用上也受到很大的限制，个人对自己人事档案的知情权几乎为零，这在一定程度上存在公开、公平、公正的欠缺。笔者始终认为一个人应该对记录自己个人信息的储存库的人事档案有相应的知情权和申诉权。尤其是人事档案在形成过程中不可避免的也会受到一些人为因素的影响，这使得一些有关个人鉴定等方面的材料有可能发生偏颇，作为当事人，完全有理由要求相应的知情权的权利。这就要求我们应有效协调这一矛盾，使得人事档案一方面得以科学合理利用，一方面又不破坏其具有法律效用的严肃性。
三、人事档案的开发与利用探讨
随着社会的发展，要促进人才的合理流动，必须改变传统人事档案制度，探索建立科学的社会化的人才档案公共管理服务系统。
（一）应健全管理机构，规范行业的发展
要从解决好民生问题的高度，以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，充分保障人事档案当事人的合法权利。建议实行分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。或者可以考虑设置一个专门的管理机构，它既具有一定的行政职能，能够向有关部门，包括学校、社区、单位等收集材料，能有权以有偿的方式向相关部门进行购买；又是一个能够对外开放的服务机构，具有法律赋予的特权，是做为个人信息验证的权力机构和提供系统的人才资源信息服务的权威部门，有权向社会，包括银行、用人单位等提供相应有偿的咨询服务，以通过这样的一个形式促进良性循环。同时，为促进人事档案发展的规范化、法制化，人事档案管理机构还应实行许可证并年检制度，有规范的硬件、软件标准，并加强执法检查；档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，定期考试更新知识；有统一的服务标准和收费标准。 （二）应提升管理水平，实现现代化管理。
实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。首先，材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，应实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。及时收集与档案有关的各种材料，并从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。其次，进一步提高档案管理的信息化水平。建议采取英文字母的顺序号进行编排代替姓氏检索查阅方法，便于记忆，还可提高速度。同时，利用现代技术将实物资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并通过网络，实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。
（三）应适应社会需求，探索新的服务模式。
最近，有些地方的人才市场上开始逐渐推出一种“人才业绩档案”，内容包括学历、职业及个人信誉档案，其中学历档案包括应届毕业生的在校表现及社会实践诚信调查、在大学期间的学习状况、参加社团活动情况、任何职务、社会实践情况及奖惩情况等。个人在人才市场建立业绩档案后，人才市场将为其免费终身保管。无论今后在任何地点和单位工作，均可以根据自己的需要及时、准确地添加人才业绩档案信息资料。具有独立法人资格的各类企事业单位，也可委托人才市场为其员工建立人才业绩档案，以全面反映和动态记录人才业绩和技能，并做出正确评价。用人单位聘用员工时，可以向人才市场提请对应聘人才进行个人诚信认证和提交“个人业绩诚信报告”。诚信报告使用国内最为先进的印钞专用防伪技术，而且用纸具有拒感光性，根本不能拍照，甚至复印出来的只是一张白纸，想要伪造，目前几乎不可能，缺乏诚信的“人才”也因此无所遁形。
这一探索模式很值得借鉴，它不仅改变了以往的人事档案资料的收集模式和内容，在很大程度上弥补传统人事档案在人才业绩信息上的不足，而且在功能上也有了极大的变化，使档案管理由封闭走向开放，为促进人才合理流动配置，加强员工管理发挥了很大作用。但是，完善的服务模式除能提供个体服务外，还应能提供完善的信息系统服务。它应该具备信息化时代的特质，建立覆盖全地区、全省，仍至全国的现代化网络系统，才有可能提供优质高效的服务。如何将这些新的改进技术与传统管理方式完美结合，以形成完善的服务模式，值得进一步深入研究和探讨。
人事档案管理是一项复杂而艰巨的工程，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
