对高校档案信息化建设的几点思考
1.高校档案信息化的重要性
在新的社会环境下，强化档案信息化建设已成为提高高校档案管理水平的重要途径。作为高校档案部门，怎样利用现代化的技术，实现档案管理的信息化，从而更好地为高校教学、科研、党政管理等工作创造良好的条件，是高校档案部门面临的重要课题。
所谓高校档案信息化，就是“以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。通过信息化管理，积极推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，以需求为导向，以应用促发展，以档案信息资源开发利用为核心，建设档案信息网络，可以提高工作效率，促进公共服务，最大限度地实现档案信息资源共享。
2.高校档案管理信息化的现状
虽然档案管理信息化是信息社会发展的必然趋势，但是由于各种因素，档案信息化进程缓慢，地区发展也极不平衡，全国高校档案信息化建设也是举步维艰。档案信息化建设在高校启动比较难，这涉及档案管理者的思想观念、管理手段、硬件设施和网络环境等多个方面的因素。
2.1思想观念陈旧，管理意识淡薄。
2.1.1决策层思想认识不足，支持力度不到位
在高校档案管理的信息化建设过程中，档案管理部门是执行主体，政府出台政策和相关制度主要是发挥导向和激励作用，而高校决策层掌握着财权和运转模式选择权，是高校档案管理信息化建设的决策者，其态度是否积极，直接关系到高校档案管理信息化建设的深度和广度。目前的客观情况是高校领导对档案管理信息化建设重视不够，对高校档案实现信息化管理的重要意义和作用认识不足，没有从根本上转变理念，导致指导缺乏有效性，经费支持无保障，从而延缓了高校档案信息化建设进程。
2.2.2档案人员的思想观念落后
高校档案信息化需要先进的管理理念和科学的管理方法，要有与时俱进的时代感和不断学习提高的综合素质。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。但是目前来讲，大多数高校档案工作人员的意识还停留在传统的管理理念上，只是做些日常的基础性工作，认为只要能满足日常的需要就可以，没有考虑到高校档案管理的长远化需求。
2.2档案管理人才匮乏，人员素质不高
2.2.1档案管理人员严重不足，阻碍信息化的发展
人才资源是高校档案部门重要的战略资源，档案人员素质是高校档案工作信息化的关键。目前广西高校的档案工作人员大多是在5人以下，大多还是档案室的规模，已经成立档案馆的高校如民大、医科大都没有及时补充档案工作人员，而信息化的建设是需要大量的基础性工作，仅仅依靠档案部门现有的人力显然无法顺利进行。另外，在区内的大多数高校，档案部门的工作人员缺少专业性人才，缺少专业知识，思想意识不能与时俱进，缺乏现代化的管理理念。虽然近年来引进了一批专业性人才，但是对于档案信息化发展来说仍然是杯水车薪，难以满足需求。
2.2.2人员结构不合理
随着计算机的进一步普及、数据标准化的进一步规范和完善以及办公自动化的不断升级和广泛应用，文献载体形式呈现多样化趋势，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化对档案管理人员的知识结构、技术水平提出了更高要求。因此，档案管理部门不仅需要专业化的人才，而且需要管理专业、计算机专业等各个专业的人才。目前高校档案管理人员中普通操作型人员较多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才比较匮乏，这在很大程度上制约了档案管理信息化的进程。
2.3基础设施投入不够
2.3.1高校档案信息化基础设施配置不尽合理
高校档案信息化基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件等等。有了这些设备，才能够开展档案信息化建设。尤其是电子文件产生以后，如果高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，那么高校档案的信息化建设便无从谈起。软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，广西高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，有的高校档案机构仅仅是摆设几台电脑，有的高校档案机构对软硬件配置不管是否需要而统统购置，造成了财力的浪费，有的高校档案机构购置和安装了软硬件，但是却不会用。
2.3.2信息化建设的资金投入不足
高校档案工作信息化，设备、软件系统、人员技术等方面的配套，需要大量的资金作为建设的保障。但是高校档案管理不是学校工作的主要战线，与教学、科研等工作比起来，显得不是那么受重视，所以档案部门很难争取到足够的资金支持信息化的建设，因此，高校档案室的建设工作相对滞后，无法适应当前新形势下档案管理工作。特别是作为少数民族的广西地区，经济相对落后，基础建设上况且缺乏资金，就更难顾及对档案方面的建设投入了。
2.3.3档案信息化工作中技术标准不一
虽然在《高等学校档案管理办法》上对档案信息化做了相关的要求，区档案局也对档案数字化作了具体规定，但是从细节上来看，还是无法做到统一的标准。区内的高校档案信息化建设基本上都是处于起步阶段，有的高校档案信息化还处于零状态。从对区内高校档案工作的初步了解来看，目前纸质档案的归档尚还存在差别，信息化建设方面的标准就更是不一样了，大多都是按照本校的实际情况去做，这样很难做到标准统一，信息共享。 2.3.4档案管理软件的适用性不强
高校档案管理实现信息化，须以规范统一的管理软件为前提和必要条件。但目前高校档案管理软件品种繁多，这些软件虽都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，但缺乏规范统一的管理方法和技术标准，尚未开发出可以适应不同性质、特点行业需要的通用型管理软件，从而直接影响高校档案管理信息化的推广和全面实现。
2.4管理体制不合理
目前，高校档案管理部门虽都制定了各种规章制度，但在执行上不严格，这给立卷工作带来很大的麻烦，严重地影响了档案的完整性。不合理的管理体制，不利于档案资源的开发利用，也严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益，对档案信息化建设也有很大的阻碍作用。
2.4.1高校档案信息化建设工作缺乏统一的协调机构，各自为政
高校在推进档案信息化建设的过程中，没有统一的规划与协调机构，大都根据实际情况选择适合自己的管理模式，不仅高校之间的资源共享较难实现，就是在高校内部，各部门也是自主购买和使用相关管理软件，致使相互之间的数据接口不能交换，系统不能兼容，无法实现资源共享。
2.4.2高校档案部门缺乏自主性
目前在广大的高校档案部门，一般规模不大，大多是成立了档案室，档案馆很少。在广西的高校中，档案馆的数量屈指可数。有些档案馆虽然已经成立，但是在行政体制上还没有完全独立，仍然挂靠在党校办名下，这对档案馆的业务开展和长远发展带来一定得牵制。在行政上没有独立决策权令档案部门的改革和发展有一定的牵制作用。
2.5档案信息化建设中的相关制度与法律不健全
我国是法制国家，提倡依法治国。档案信息化建设也一样如此。但是，目前虽已有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》《电子文件归档及管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。
3.档案信息化管理的促进措施
3.1转变观念，树立信息化意识
从高校档案工作的主管领导，到高校档案管理者，再到档案利用者，都要扭转对档案性质的认识，树立档案文化观，增强社会的档案利用意识，把高校档案由机密文件变成可用文化资源，把高校档案工作者由传统的“机要人员”变成现代的校园“文化使者”；要把反映高校教学、管理、服务特色的档案信息及时向全校公布、向社会公开；把学校的品牌专业、品牌成就全方位、多角度传播到全校教职工、全体学生中，乃至传播到社会。
3.2加大宣传力度
俗话说：“酒香也怕巷子深。”对于档案部门，本来就是一个不那么引人注目的地方，大多数人对其了解不深，知之甚少，更不懂得档案管理也要进行信息化建设，这样就需要在信息化建设的宣传方面多下功夫。对于高校而言，应该多通过学校的媒体来宣传档案工作及其发展。如通过学校的宣传部、电视台、网站等，进行档案管理工作的宣传。另外，也可以和学校的其他部门进行业务合作，在师生员工中间进行档案知识的讲座等活动，使档案深入师生的心。
3.3加强人力资源开发，建立专业化的档案管理团队
3.3.1优化高校档案人才的队伍
针对高校档案机构档案人员年龄结构偏大和人员结构不合理的问题，高校档案机构可以通过档案人力资源的更新和绩效考评来调整。选聘档案人员的时候，档案机构不应把招聘人员锁定在档案学专业人才上，计算机方面的人才、管理方面的人才甚至销售和统计方面的人才也都是我们需要的。这样不仅能适应档案信息化建设的潮流，还能够在机遇中有所创新和发展，有利于高校档案信息资源的开发和利用。
3.3.2开展档案业务培训
面对档案信息化，高校档案机构的领导人员首先应该积极鼓励员工进行相关知识的学习，以适应未来信息化的需要。高校档案机构可以聘请档案信息化方面的专家来给员工进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。开展业务培训的方式有多种，如座谈会、沙龙、专家辅导、专家讲座等，同时要鼓励档案人员自我学习。在日常的档案工作中，通过开展知识竞赛、技能竞赛等活动来营造良好的高校档案文化。另外，还要熟练地掌握相关法律、法规、公共管理、档案技术与保护，特别是计算机技术应用及外语等方面的知识，提高档案管理人员的综合素质，使高校档案管理水平迈上新台阶。
3.4加强档案信息化建设的基础建设
3.4.1加强信息化管理的基础设施建设
档案信息化管理基础设施建设包括硬件平台和网络平台的建设。硬件平台建设包括购置计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印、复印等设备，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用也不少。因此，要实现档案信息化管理，领导部门必须加强重视，加大经费投入力度。
3.4.2注重信息管理软件开发，不断优化信息存储手段
档案管理软件的先进性和适用性直接制约着档案管理工作质量和使用者的满意程度，各高校应从实际出发，开发和推广适应本单位性质、特点和职能需要的档案信息管理软件，创建新的工作模式，以提高工作效率和服务层次。另外，配置高标准的磁介质档案存储设备，才能满足电子文件和电子档案管理的需要，才能保证档案信息的安全，也才能通过规范数字档案收集手段，及时准确将电子文件归档存储，进行科学的后续管理，形成完整、准确的信息化档案资源，从而也为档案信息共享奠定基础。
3.5促进档案管理的体制建设
从制度层面来说，政府制定相关的制度和法律法规是保证高校档案信息化建设的重要方面，也是保障高校档案信息资源安全和档案人员权益的主要措施。21世纪是科学技术的年代，也是法制的年代。倘若没有法制的保障，高校档案信息化建设必将混乱和危机重重。尤其在政务信息公开的背景下，电子文件的真实性和凭证性是电子档案管理的一个重要方面，制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法是不可或缺的。
另外，档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作。为了对档案工作科学管理、高效服务、便捷利用，可考虑对高校现有的档案部门进行整合重组。即机构整合、人员整合，改革管理体制，理顺工作流程；改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，尽快使高校档案管理利用工作步入规范化、科学化轨道，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
3.6健全信息安全保障体系
高校档案信息安全易受载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒入侵、网上窃听与篡改等因素的威胁，决定了其在网络环境中存储、传输的安全性要求高于其他信息。而目前电子文件的安全问题亟待解决。一是随着高科技的飞速发展，诸如多媒体技术、传真技术、信息网络技术、光盘技术等在运用过程中存在着一系列安全问题。二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面，存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。三是电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性，给网络监督部门对电子文件真实性的查证工作带来了一定难度。四是由于对网络身份难以鉴别，使电子文件合法操作者的权限受到了限制。高校要严格执行国家有关信息安全的法律、规章，建立信息资源安全保障体系，采取有效措施对数字化的电子文档进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。
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